عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
- رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
- معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
- مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
- عادی
- بازکردنی
- قابل کنترل
: - دریافت، کنترل نامههای وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوستها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
- ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته میشود.
- پس از تعیین محل اقدام، نامهها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
- ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
- در مورد نامههای صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی میشود.
علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آنها اشاره میشود:
- تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
- توزیع اطلاعیهها و بخش نامهها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
- تهیه برنامه ماشیننویسها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
- تهیه پیش نویسهای ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
- انجام امور چاپ و تکثیر
انواع سیستمهای گردش مکاتبات اداری:
در سیستم متمرکز دبیرخانه:
مرحل اول کار، نامههای وارده:
- کنترل نامه
- دریافت نامه
- ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
- ثبت در دفتر اندکس
- ارجاع به مدیر
- توزیع (بین اقدام کنندگان)
مرحله دوم، نامههای صادره:
- تهیه نامه
- ثبت در اندیکاتور یا رایانه
- ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)
منبع:
ارزان ترین حسابرسی دنیا در ایران:
رئیس محترم سازمان حسابرسی در همایش ملی حسابداری گفت:
در حالحاضر حدود ۳۰ هزار شرکت از سوی حسابداران رسمی، حسابرسی می شود و حسابرسی ۶۸۸ شرکت نیز توسط سازمان حسابرسی انجام می شود، با این وجود، نرخ خدمات حسابرسی در کشور ما بسیار پایین است. بر اساس آخرین تحقیقاتی که در دنیا انجام شده، پایین ترین نرخ خدمات در کره جنوبی و معادل ساعتی یک میلیون تومان است. این در حالی است که نرخ خدمات حسابرسی در سازمان حسابرسی، ساعتی ۶۴ هزار تومان است که از برخی موسسات، بسیار پایین تر است.
وی افزود:
در این شرایط، ورود به حوزه فناوری، ممکن نیست و در نتیجه، کیفیت خدمات حسابرسی، پایین می آید که این از معضلات کلیدی حرفه ما است. در حال حاضر ۵۰ درصد گزارش های موجود، مشروط است که رقم بالایی می باشد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری،ارسال فکس از طریق اینترنت و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
نیاز شدید دولت به خدمات حسابداری:
با توجه به این که در ایران حسابداری تعهدی در بخش حسابداری دولتی آغاز به کار کرده است، اما بجز دانشگاه ها سایر دستگاه ها حسابرسی نشده اند. همچنین مدیریت بدهی ها در وزارت اقتصاد تشکیل شده است که با این وجود باز هم رقم دقیق بدهی های دولت مشخص نیست و معلوم نشده است که دولت تا چه میزان درآمد و دارایی دارد.
آقای بزرگ اصل اظهار کرد:
دولت، بسیار ثروتمند است و منابع مالی زیادی دارد که در صورت های مالی نیامده است، بنابراین شفافیت منابع، اولین کاری است که باید در حسابرسی بخش دولتی انجام دهیم پس دولت نیاز شدیدی به خدمات حسابداری ارزان و اطلاعات مالی دارد.
حسابداری و عدم مکتب فکری:
از آنجایی که حسابداری نیاز شدیدی به فناوری های جدید دارد، برای بقای خود در دنیا باید پا به عرصه گذاشته و استاندارد های حسابداری را به فناوری های جدید اطلاعاتی مجهز نمود.
تمامی رشته های علمی که در طول تاریخ پیشرفت زیادی داشته اند، این پیشرفت را از ترکیب با سایر رشته ها کسب نموده اند که علم حسابداری آنلاین از این موضوع فاصله گرفته است و زمان آن فرا رسیده است که باید حسابداری به سرعت خود را با سایر رشته ها تلفیق دهد.
یک حسابدار خوب و موفق به حسابداری اطلاق می شود که در روند توسعه تلاش کند و با مدیریت، اقتصاد و فناوری اطلاعات آشنایی کامل داشته باشد.
در سیستم های خدماتی مانند بیمه ها، بانک و بورس و… که با دیتا های بزرگ در ارتباط هستند، نمی توان آنها را با حسابداری قدیمی پردازش نمود و بایستی تحلیل داده ها را با نمونه گیری انجام داد که این روش ناقص می باشد و باید در آن تغییر ایجاد نمود.
در حال حاضر حدود 115 شرکت استارت آپی در بیمه مشغول فعالیت هستند که 13 شرکت آنها از شرکت های بیمه قدیمی بیشتر فعالیت می کنند به طوری که گردش مالی این استارت آپ ها بسیار بالا تر از سایر شرکت های بیمه است و تحول بزرگی را در عرصه بیمه به وجود آورده است که در این راستا نیاز است نگرش حسابداران آنها تغییر و تحول یابد.
منبع:
مدیریت استراتژیک در فناوری حسابداری:
عصر دیجیتال که به انقلاب صنعتی چهارم معروف می باشد سیستم های اطلاعاتی، ارتباطی، کسب و کار، هوش مصنوعی و رایانش ابری را در بر دارد که با صنعت و حسابداری آنلاین ارتباط تنگاتنگی برقرار کرده اند که یادگیری آنها نیاز هر حسابدار می باشد.
در واقع تکنولوژی های جدید این امکان را فراهم کرده اند که اطلاعاتی را که تا کنون قابل پردازش نبود، مورد تجزیه و تحلیل قرار داد و بر اساس آنها استاندارد های برنامه حسابداری جدیدی را تهیه و تدوین نمود زیرا صورت های مالی به تنهایی نمی توانند این نیاز را رفع نمایند.
برای این کار نیاز به استراتژی می باشد که عامل اصلی موفقیت در کسب و کار ها به شمار می رود. در این خصوص اگر یک سازمان هدف پیشرو بودن در رقابت های جهانی را داشته باشد، بایستی به سمت مدیریت استراتژیک برود و ابعاد مختلف کسب و کار خود را تحت کنترل در آورد.
یکی از این ابعاد مهم، بازار مالی کسب و کار می باشد که تامین مالی از داخل یا بورس و… نیاز به یک استراتژی قوی در بازار مصرف کنندگان و تولید کنندگان دارد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس اینترنتی و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
پایان رابطه خطی عمل و فکر:
تکنیک حسابداری مدیریت این گونه بنا شده است که اول هدف تعیین می گردد و سپس استراتژی رسیدن به هدف مشخص می گردد و پس از آن اقدام به اجرا می کنند. اما در تکنولوژی جدید این گام ها بدون فاصله پیش می روند و تکنولوژی باعث کاهش فاصله بیم عمل و تئوری می گردد.
تکنولوژی های جدید در تمامی ابعاد سازمان ها تاثیر دارند و کمک زیادی به جهانی شدن کسب و کار می کنند که در تحقیقات اخیر مشخص شده است که در حال حاضر 150 کشور تاکید زیادی بر آموزش دیجیتال نرم افزار حسابداری رایگان دارند که ایران نیز باید وارد این عرصه گردد.
ارزان ترین حسابرسی دنیا در ایران:
رئیس محترم سازمان حسابرسی در همایش ملی حسابداری گفت:
در حالحاضر حدود ۳۰ هزار شرکت از سوی حسابداران رسمی، حسابرسی می شود و حسابرسی ۶۸۸ شرکت نیز توسط سازمان حسابرسی انجام می شود، با این وجود، نرخ خدمات حسابرسی در کشور ما بسیار پایین است. بر اساس آخرین تحقیقاتی که در دنیا انجام شده، پایین ترین نرخ خدمات در کره جنوبی و معادل ساعتی یک میلیون تومان است. این در حالی است که نرخ خدمات حسابرسی در سازمان حسابرسی، ساعتی ۶۴ هزار تومان است که از برخی موسسات، بسیار پایین تر است.
وی افزود:
در این شرایط، ورود به حوزه فناوری، ممکن نیست و در نتیجه، کیفیت خدمات حسابرسی، پایین می آید که این از معضلات کلیدی حرفه ما است. در حال حاضر ۵۰ درصد گزارش های موجود، مشروط است که رقم بالایی می باشد.
پرسش و پاسخ متداول در مورد فاکتور خرید و فروش:
فاکتور خرید و فروش چیست؟
فاکتور و ثبت خرید و فروش در سندهای حسابداری بسیار پرکاربرد می باشد و در سازمان های فعالیت اقتصادی کالا و خدمات مورد استفاده قرار می گیرد.
چند نوع فاکتور در حسابداری وجود دارد؟
فاکتورهای دریافتی به دو بخش فاکتور هزینه برای ثبت هزینه های ایاب و ذهاب، پذیرایی، مصارف و ملزومات و فاکتور اقلامی برای فاکتور خرید می باشد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ساده و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست؟
فاکتورهایی که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی و تایید این سازمان باشد، فاکتور رسمی و فاکتورهایی که برای اطلاع مشتریان تهیه می شود و استاندارد وزارت دارایی در آن وجود ندارد، فاکتور غیر رسمی می گویند.
ضرورت صدور فاکتور رسمی برای چه کسانی می باشد؟
شرکت ها، تمام سازمان های بزرگ، بنگاه های کوچک و بزرگ مشمول مالیات بر ارزش افزوده می بایست که برای فروش کالا و خدمات فاکتور رسمی ارائه دهند.
فاکتور رسمی شامل چه ویژگی هایی می باشد؟
فاکتور رسمی باید دارای شماره سریال قرمز رنگ و در قالب افست یا ملخی، به صورت برجسته باشد و به راحتی توان آن را شناسایی کرد. اطلاعات خریدار و فروشنده همراه با کد اقتصادی، تخفیفات، مالیات و عوارض و در نهایت امضاء و مهر نیز در فاکتور رسمی ارائه می گردد.
برای ثبت فاکتور رسمی، چه اطلاعاتی باید ثبت شود؟
برای ثبت فاکتورهای رسمی باید اطلاعاتی مانند: کالا، فروشنده، شخص، نوع ارزش افزوده و نوع خرید نیز ثبت شود.
منبع:
سایر ویژگی های نرم افزار فروش مویرگی رخش :
- قابلیت چاپ فاکتور و خروجی Excel
- امکان بک آپ گیری آنلاین جهت ذخیره اطلاعات
- آموزش رایگان تلفنی و حضوری حتی در محل مورد نظر شما
- مشخص کردن سطح دسترسی برای دسترسی کاربران متفاوت
- ایجاد رقابت سالم بین بازاریاب ها در جهت افزایش فروش و درآمد
- نشان دادن لوکیشن برای راننده ها
- کاربرد راحت و مشخص برای کاربران و ویزیتورها
- گروه بندی مشتریان پخش مویرگی و تعیین قیمت های مختلف برای کالاها، متناسب با نوع مشتری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس انلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
قابلیت های دیگر نرم افزار بازاریابی رخش عبارتند از:
- امکان تعریف انبار و تغییر موجودی به محض فروش کالا و خارج شدن از انبار و یا برگشت فاکتور و اضافه شدن به انبار
- امکان مدیریت فروش گرم
- مشاهده موقعیت هرکدام از بازاریاب ها
- کنترل ساعت کاری ویزیتورها
- تعریف محدوده برای ویزیتورها
- گزارش عملکرد بازاریاب ها بر اساس مشتری ، بازه زمانی روزانه ، هفتگی و ماهانه
بعد از همه اینها ، از بزرگترین مزایای نرم افزار مسیر بندی فروش مویرگی رخش ، می توان به قیمت آن اشاره کرد . به این صورت که به ازای هر بازاریاب ماهانه فقط مبلغ 25000 تومان میباشد و اگر کل هزینه یک سال را یکجا تسویه کنید هزینه 10 ماه و اگر هزینه شش ماه را بپردازید در واقع هزینه 5 ماه را پرداخت میکنید .
منبع»