در سیستمهای اتوماسیون اداری، ارجاع به معنای ارسال یک نامه یا سند به شخص دیگری برای اقدام و یا پاسخگویی است. این ارجاع ممکن است به دو صورت داخلی و خارجی باشد.
در ارجاع داخلی، سند یا نامه به شخص دیگری در داخل سازمان یا اداره ارسال میشود تا اقدامات لازم انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک واحد سازمانی به واحد دیگری برای بررسی و پاسخگویی ارجاع میشود.
در ارجاع خارجی، سند یا نامه به شخص یا سازمان خارج از سازمان یا اداره ارسال میشود تا اقدامات لازم در مورد آن انجام شود. برای مثال، یک نامه از یک اداره به یک شرکت خصوصی برای ارائه خدمات ارجاع میشود.
در سیستمهای اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه، ارجاع به شیوههای مختلفی انجام میشود. برای مثال، ارجاع میتواند به شکل الکترونیکی از طریق سیستمهای پیامرسان و ایمیل یا به صورت سنتی با امضای نامه و ارسال آن انجام شود. همچنین، در سیستمهای اتوماسیون اداری، معمولاً از پینوشت یا هامش برای ارجاع به نامههای قبلی یا اضافه کردن توضیحات و ارجاعهای مرتبط با متن نامه استفاده میشود.
اتوماسیون اداری اینترنتی به مجموعهای از فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد که با استفاده از رایانه و اینترنت، به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی، انجام میشوند. این فرآیندها شامل مدیریت سفارشات، مدیریت مشتریان، مدیریت انبار، حسابداری، مدیریت پروژه، مدیریت منابع انسانی، مدیریت فروش، مدیریت بازاریابی و غیره میشوند.
با استفاده از این سیستمها، امکان دسترسی به اطلاعات و فرآیندهای مختلف، به صورت آنلاین و از هر مکانی که دسترسی به اینترنت داشته باشید، فراهم میشود. بنابراین، اتوماسیون اداری اینترنتی به سازمانها کمک میکند تا با کاهش زمان و هزینههای مرتبط با فرآیندهای کسب و کار، بهبود کیفیت خدمات خود را ارتقا دهند.
در حال حاضر، بسیاری از سازمان ها از خدمات ابری برای مدیریت منابع IT خود استفاده می کنند. این شامل سازمان های بزرگ، کوچک و متوسط در صنایع مختلف مانند بانکداری، بیمه، سلامت، حمل و نقل، صنعت، خدمات فناوری اطلاعات و غیره است.
بعضی از مشتریان بزرگ دبیرخانه ابری در دنیا عبارتند از:
1. آمازون وب سرویس (AWS) که بزرگترین فراهم کننده خدمات ابری در جهان است.
2. مایکروسافت آزور (Microsoft Azure) که یکی از بزرگترین رقبای AWS است.
3. گوگل کلود (Google Cloud) که خدمات ابری گوگل است.
4. IBM Cloud که یکی از پیشروان خدمات ابری و مدیریت منابع IT است.
5. اوراکل کلود (Oracle Cloud) که خدمات ابری اوراکل را فراهم می کند.
علاوه بر این، سازمان هایی مانند شرکت های بزرگ تکنولوژی مانند فیسبوک، توییتر و اینستاگرام نیز از خدمات ابری استفاده می کنند. در ایران نیز مجموعه یار برای سیستم دبیرخانه خود از خدمات ابری بهره میبرد.
همانطور که پیشتر ذکر شد دبیرخانه یک واحد مهم در ادارات و سازمانها به شمار می رود. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای سازمانی و خودکار سازی فرآیندها، دبیرخانه نیز به این سمت پیش می رود. در ادامه تفاوتهای بین دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه را بررسی میکنیم:
در دبیرخانه فیزیکی، اطلاعات و مدارک به صورت دستی و با استفاده از کاغذ و یا مدارک چاپ شده و فایلهای کاغذی مدیریت میشوند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار زمانبر است و به طور کلی برای مدیریت حجم انبوهی از اطلاعات مناسب نیست.
– این روش بسیار ساده است و بدون نیاز به دستگاههای الکترونیکی و نرمافزارهای پیچیده استفاده میشود.
– اطلاعات به صورت فیزیکی و قابل لمس هستند و در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات، نیازی به دسترسی به سیستمهای رایانهای ندارید.
-در دبیرخانه فیزیکی، مشتریان میتوانند به صورت مستقیم با دفتر و دستیاران دبیرخانه تعامل داشته باشند. این امر میتواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.
– دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب نامفهوم ثبت شدهاند، باعث مشکلات و موانع زیادی در فرآیندهای اداری شدهاند. طولانی بودن مراحل ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمانهای مختلف، ، امکان گم شدن اسناد کاغذی و دسترسی محدود و کند به دفتر مکاتبات، همه این مشکلات باعث افزایش هزینههای فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد شدهاند.
مشکل و وقت گیر بودن جستجوی یک سند در میان انبوه اسناد، امکان استهلاک و خرابی اسناد طی زمان و شرایط محیطی نامناسب نظیر رطوبت و گرما، احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پروندهها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان، تمامی اسناد سازمان را در معرض خطر و ناامنی قرار دادهاند.
عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامهها و مکاتبات سازمانی، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاستهای اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شدهی آن در هر لحظه و عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقهبندی شده، همگی از مشکلات دیگری هستند که با استفاده از اتوماسیون و نرمافزارهای دبیرخانه، به راحتی قابل حل هستند.
دبیرخانه به محلی گفته میشود که در آن اسناد و نامهها و دفاتر رسمی مربوط به یک سازمان یا شرکت مدیریت میشود. در واقع دبیرخانه به عنوان یک مرکز مدیریتی و اداری برای ثبت و نگهداری اسناد و مدارک، نظارت بر مراحل ارتباطی و اداری یک سازمان و همچنین تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی مورد استفاده قرار میگیرد.
به طور کلی، دبیرخانه به عنوان یکی از بخشهای اساسی یک سازمان یا شرکت، مسئولیتهای مختلفی دارد که عبارتند از:
– ثبت و نگهداری اسناد و مدارک رسمی سازمان
– ارائه و تنظیم نامهها، اعلانات و اطلاعیههای مربوط به سازمان
– برقراری ارتباطات داخلی و خارجی سازمان
– ارجاع نامه ها به واحد مربوطه
با توجه به اینکه دبیرخانه به عنوان یکی از بخشهای اساسی سازمان، نقش بسیار مهمی در اجرای عملیات روزانه سازمان دارد، استفاده از ابزارهای مدیریتی مانند نرمافزار دبیرخانه، میتواند به بهبود کارایی و کاهش هزینهها در این بخش کمک کند.
1- دسترسی: در دبیرخانه فیزیکی، برای دسترسی به اطلاعات و مدارک، نیاز به حضور در محل دفتر دبیرخانه و دسترسی به فایلهای کاغذی دارید. در حالی که در نرمافزار دبیرخانه، اطلاعات به صورت الکترونیکی و در دسترس از هر جایی با دسترسی به اینترنت قابل دسترسی هستند.
2- سرعت و دقت: در دبیرخانه فیزیکی، برای جستجوی اطلاعات و مدارک، نیاز به جستجوی دستی و بررسی فایلهای کاغذی دارید که زمانبر و خطاپذیر است. در حالی که در نرمافزار دبیرخانه، امکان جستجوی سریع و دقیق در سیستم وجود دارد.
3- هزینهها: در دبیرخانه فیزیکی، برای نگهداری و حفظ مدارک کاغذی، نیاز به هزینههای قابل توجهی دارید. در حالی که در نرمافزار دبیرخانه، نیاز به هزینههای برای نگهداری و حفظ اطلاعات الکترونیکی کمتر است.
4- امنیت: در دبیرخانه فیزیکی، امنیت اطلاعات و مدارک بسیار کم است و امکان استفاده نادرست از اطلاعات وجود دارد. در حالی که در نرمافزار دبیرخانه، امنیت اطلاعات بالا و اطمینانبخش است و امکاناتی مانند رمزگذاری، محدودیت دسترسی و پشتیبانی از پروتکل امنیتی HTTPS را فراهم میکند.
5- مدیریت حجم اطلاعات: در دبیرخانه فیزیکی، مدیریت حجم بزرگی از اطلاعات و مدارک ممکن است سخت و زمانبر باشد. در حالی که در نرمافزار دبیرخانه، امکان مدیریت حجم بزرگی از اطلاعات و مدارک با سرعت و دقت بالا و با کمک ابزارهای متنوعی فراهم است.
به طور کلی، نرمافزار دبیرخانه با توجه به سرعت، دقت، دسترسی آسان و هزینههای کمتر، برای مدیریت اطلاعات و مدارکهای بزرگ و پیچیده مناسب تر است، در حالی که دبیرخانه فیزیکی هنوز در برخی موارد مانند مدیریت اطلاعات کوچک و ساده میتواند مورد استفاده قرار گیرد. در هر صورت، برای استفاده یکی از این دو روش، باید نیازهای خود را به دقت بررسی کرده و با مزایا و معایب هر روش آشنا شده و سپس تصمیمگیری کنید.