امروزه ماشین های اداری از لوازم ضروری برای هر کسب و کاری هستند. نه تنها در شرکتها و ادارات، بلکه در هر سازمان، مدرسه، بیمارستان، دانشگاه و حتی خانه هم حضور آنها الزامی شده است. انواع ماشین های اداری با توجه به کارایی و قابلیتهایشان به دستههای پرینتر، کپی، فکس، پلاتر و … تقسیم میشوند.
شاید حضور همه ماشینهای اداری در یک محل نیاز نباشد، اما حضور برخی از آنها که پرکاربردتر هستند مانند پرنترها دریک شرکت ضروری است. در این مطلب آچارباز همراه ما باشید تا با انواع ماشینهای اداری و کاربرد آنها آشنا شوید.
لیست ماشین های اداری برندهای مختلف در قسمت زیر آورده شده است. از معروفترین و بهترین برندهای تولید کنندگان ماشینهای اداری میتوان به برندهای اچ پی (HP)، کنون (Canon)، اپسون (Epson)، سامسونگ (Samsung)، پاناسونیک (Panasonic)، توشیبا (Toshiba)، شارپ (SHARP) ، برادر (Brother)، زیراکس (Xerox)، ریکو (Ricoh) و … اشاره کرد.
اولین و شاید مهمترین گزینه در معرفی انواع ماشین اداری، پرینتر است. حضور پرینترها در شرکتها، ادارات و خانهها یکی از ضروریترین وسیله است. پرینترها در انواع مختلفی در بازار وجود دارند که اغلب به دستههای زیر تقسیم بندی میشوند.
تکنولوژی چاپ
پلاترها نیز مانند پرینترها برای چاپ اسناد و تصاویر به کار میروند. تفاوت پلاترها با پرینترها این است که از پلاترها برای چاپ تصاویر، نقشهها و اسناد در سایزهای بزرگتر از a3، مثلا برای بنرها، تبلیغات و … استفاده میشود.
پلاترها هم از نظر اندازه، نوع کاربرد، نوع جوهر، برند و … به دستههای مختلف تقسیم میشوند که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
برند
یکی از تجهیزات لازم در مدارس، دانشگاهها و ادارات دستگاههای کپی هستند. وظیفه اصلی دستگاه فتوکپی، کپی گرفتن از فرمها، اسناد و مدارک است. این دستگاهها از نظر عملکرد و ویژگیهایشان انواع مختلفی دارند.
برخی از این کپیها تک کاره هستند و تنها کار کپی اسناد را انجام میدهند اما برخی دیگر علاوه بر کپی کار اسکن را هم انجام میدهند. دیگر دسته بندیهای دستگاه کپی عبارتند از:
یکی از مهمترین تجهیزات برای واحدهای اداری و امور بایگانی، دستگاه فکس است. از طریق دستگاه فکس میتوانید نامههای اداری خود را با خطوط تلفن برای شرکتهای مختلف ارسال یا اطلاعاتی را از آنها دریافت کنید. البته امروزه با پیشرفت تکنولوژی فکس انلاین جایگزین نسخه قدیمه آن شده است.
در حال حاضر دستگاههای فکس در انواع مختلفی در بازار وجود دارند که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
بسته به نوع استفاده خود میتوانید مناسبترین گزینه را انتخاب کنید. به طور مثال اگر تعداد فکسهای شما زیاد نیست و در طول روز فقط چند مرتبه فکس میفرستید، میتوانید از فکسهای حرارتی استفاده کنید. زیرا این فکسها اغلب سرعت کمی دارند. اما اگر تعداد فکسهای شما در طول روز متوسط است باید از فکسهای کاربنی استفاده کنید. همچنین اگر تعداد ارسال و دریافت فکسها در سازمان شما زیاد است بهتر است از دستگاه فکس با قابلیت لیزری استفاده کنید.
بدون شک ابزارهای مدیریت پروژه (project management app) منظمترین روش برای ایجاد تقویم و سازماندهی همکاران و کارهای پیشرو را اختیار تیمها قرار میدهند.
فرض کنید شما یک تیم جم و جور پنج نفرِ دارید که میخواهید برای اینستاگرام و یوتیوب محتوای ویدیویی بسازید. با کمک این ابزارها میتوانید یک پروژه برای برنامهریزی محتوای خود ایجاد کنید. و به هر تعداد که نیاز دارید تقویم تعریف کنید (مثلاً یک تقویم برای برنامهریزی پستهای اینستاگرام و یک تقویم جداگانه هم برای یوتیوب). سپس برای هر یک از اعضای تیم سطح دسترسی مشخصی تعریف کنید و taskهایی که باید انجام بدهد را تعیین کنید، آن هم با ریز جزئیاتیِ مثل تاریخ، ساعت و هر توضیحاتی که دوست دارید.
اکثر ابزارهای مدیریت پروژه چند روز قبلتر از مهلت انجام یک تسک، آن را یادآوری میکنند. و در نهایت از شما میخواهند وضعیت پروژه را (انجام شده/انجام نشده) مشخص کنید. این ویژگی باعث میشود شما دائماً در جریان پیشرفت کارهای تیم و پروژه باشید. و اگر نقطه ضعفی در قسمتی وجود داشته باشد، خیلی راحت بتوانید آن را شناسایی کنید و برای بهبودش تصمیم بگیرید.
بیایید نگاهی اجمالی به چندین ابزار مدیریت پروژه پرکاربرد بیندازیم. ابزارهایی که با آنها میتوانید تقویم محتوای خوبی بسازید، و هم تیم محتوای خود را مدیریت کنید:
ترلو در ایران بسیار شناخته شده است. بیشترِ شرکتهایی که با آنها کار کردم، از این ابزار به عنوان تقویم محتوای وبلاگ و شبکههای اجتماعیِ خود استفاده میکردند.
برای دیدن تاریخ روز به تقویم فارسی یار مراجعه کنید.
فکر میکنم یکی از دلایلی که باعث محبوبیت ترلو شده رابط کاربری بصری قابل فهم و سادهاش است. Terllo برای هر پروژهای که تعریف میکنید، یک داشبورد شبیه به یک تابلوی وایت بُرد در اختیار شما قرار میدهد. شما میتوانید روی آن ستونهای مختلف ایجاد کنید و برنامههایتان را مثل برچسب و کارت بچسبانید.
زمانی که کارتها را ایجاد کردید، همانطور که چند دقیقه قبل صحبت کردیم؛ شخص یا اشخاصی را که باید روی آن Task کار کنند را مشخص میکنید و و یک دِدلاین (فرصت نهایی تحویل کار) در نظر میگیرید. همچنین این امکان را دارید که برای هر کارت چک لیستی از نکات مهم اضافه کنید، و فایلهای مورد نیاز را ضمیمه کنید تا در دسترس اعضای تیمتان باشد. سایر اعضای تیم هم قادر خواهند بود برای هر Task کامنت ارسال کنند و درباره آن تعامل داشته باشید.
همه چیز خوب به نظر میرسد، نه؟ نکته هیجانانگیز اینجاست که استفاده ترلو برای تیمهای 10 نفرِ رایگان هست و اجازه دارید فایلهایی با حجم 10 مگابایت را آپلود کنید.
خب ابزار بعدی که قرارِ با آن آشنا شویم، گزینه مورد علاقه من هست که برای پروژههای شخصیام استفادهاش میکنم؛ یعنی آسانا.
خوبیِ آسانا این است که همان امکانات ترلو را باز هم با رابط کاربری بهتری به شما میدهد: برخلاف ترلو که در آن پروژهها را با نمای تختهای ایجاد میکنید، در آسانا این امکان را دارید که پروژهها را به صورت لیستی، تایم لاین و در تقویم هم بسازید. همیشه یک تقویم شخصی کاربردی برایتان وجود دارد که میتوانید برنامههای آینده خود را روی آن مرور کنید. و از همه مهمتر یک Inbox بسیار قوی که شما را از همه چیز باخبر میکند تا چیزی از دستتان در نرود.
ثبتنام و استفاده در آسانا برای تیمهای 15 نفرِ بدون محدودیت زمانی رایگان است. همچنین شما این قابلیت دارید پروندههای 100 مگابایت را با همتیمی های خود به اشتراک بگذارید.
تسکولو یک ابزار ایرانی برای مدیریت پروژههاست. از نظر امکاناتی بسیار شبیه به ترلو و آسانا است اما خب ویژگیهایی دارد که بعضی افراد و تیمها استفاده از آن را ترجیح میدهند.
توی دو ابزار قبلی که برای مدیریت پروژه و ساخت تقویم محتوا معرفی کردیم، ما با محدودیتهایی مواجه هستیم. محدودیتهایی مثل پشتیبانی نکردن از زبان فارسی، نداشتن تقویم شمسی و مسئله همیشگی سالهای گذشته یعنی تحریم!
بسیاری از این ابزارها به کاربران ایرانی خدمات ارائه نمیدهند. و احتمالاً مجبور باشید برای استفاده از آنها آیپی خود را به کشور دیگری تغییر دهید. گذشته از آن اگر بخواهید نسخه پریمیوم این ابزارها را خریداری کنید، پرداخت هزینه آن سخت و سنگین خواهد بود. در حالی که در هنگام استفاده از تسکولو با هیچکدام از این مسائل مواجه نخواهید شد.
ارائه دهندگان خدمات پشتیبانی به این نتیجه رسیده اند که داشتن یک پایگاه دانش برای کسب و کار آنها یک ضرورت است اما خیلی از آنها نمی دانند چطور باید این کار را به بهترین شکل انجام دهند، بسیاری از آنها تلاش خود را میکنند اما واقعا مطمئن نیستند که آیا پایگاه دانش ایجاد شده نتیجه مطلوب آنها را در پی خواهد داشت یا خیر. یک پایگاه دانش موفق دارای دو مشخصه زیر است:
کاربران نهایی قادر به یافتن اطلاعات و راه حل هایی برای مشکلاتشان هستند.
مسائل پیچیده هم در اولین سطح پشتیبانی به راحتی حل می شود.
فرقی نمی کند که پایه دانش توسط IT ، HR یا ارائه دهنده خدمات دیگری ارائه شود، دانش و سلف سرویس امکان ارائه مقیاس پشتیبانی و ارائه سطح رضایت بالاتری را با ارائه پاسخ های فوری به مصرف کنندگان فراهم می کند.
در حالی که بسیاری از پایگاه های دانش در یک میز خدمات برای کمک به تحلیلگران در ارائه پشتیبانی بهتر مورد استفاده قرار میگیرند، سازمان های بیشتر و بیشتری شروع به استفاده از پایگاه دانش برای جذب مشتریان کردهاند. مسلماً سایر کسب و کارها نیز به زودی از این روند پیروی خواهند کرد. بنابراین، بزرگترین نشانه عدم موفقیت پایگاه دانش شما، نرخ پایین جذب مشتری است.
این اتفاق به دلایل مختلفی ممکن است رخ دهد:
عدم انجام فعالیت های بازاریابی به شکل کامل
عدم قرار دادن نوار جستجو در محل مناسب
عدم ارائه دانش مفید برای کاربر نهایی
ارائه دانش محدود و عدم پاسخگویی به شکل کامل
دو دلیل برای این اتفاق می تواند وجود داشته باشد: کیفیت پایین دانشی که در دسترس آنهاست یا عدم استفاده این کارشناسان از دانش موجود. برای حل مشکل دوم، استفاده از سیستم های مدیریت خدمات IT امکان جستجوی فوری مطالب موجود در پایگاه دانش دانش بنیان و ارائه پاسخ مناسب به کاربر را برای کارشناس فراهم می کند. همچنین در مورد مطالبی که پاسخ برای آنها در پایگاه دانش یافت نمی شود می توان با استفاده از قابلیت مدیریت رخداد در نرم افزارهای مدیریت خدمات IT مراتب را به اطلاع مدیریت رساند.
مدیر می تواند رخدادهای گزارش شده را بررسی کند تا متوجه شود آیا مطلب مورد نظر در پایگاه دانش وجود نداشته است و یا کارشناس مورد نظر در دسترسی به مطلب ناتوان بوده.
برای موفقیت پایگاه دانش و مدیریت کار آنلاین می توانید از تقویم آنلاین که یک تقویم کاری است و نرم افزار مدیریت کار استفاده نمایید.
برای اینکه کارهایتان را سر و سامان دهید نیاز به یک تقویم رایگان دارید اما چه تقویمی خوب است؟ ابتدا باید بدانید که یکی از دلایل پیشرفت نکردن اقوام پیشین ما نبود ابزار هایی برای سر و سامان دادن به کارها بوده است در حقیقت هر فردی برای اینکه زندگی اش طبق یک روال پیش برود و نظم داشته باشد باید به سراغ یک تقویم رایگان برود. ما به شما پیشنهاد می کنیم حتما به سراغ تقویمی بروید که آنلاین باشد می دانید چرا؟ چون دسترسی به آن در هر زمان و هر مکانی راحت است. پس برای اینکه در زندگی تان بتوانید پیشرفت کنید و آینده روشنی برای خود رقم بزنید حتما به سراغ یک تقویم آنلاین ایرانی بروید. به همین دلیل ما در ادامه می خواهیم شما را با اهمیت وجود تقویم در زندگی و یک تقویم آنلاین خوب آشنا کنیم کافیست در ادامه با ما همراه باشید و از ما غافل نشوید.
تقویم یک ابزاری می باشد که در آن می توانید رویداد های مهم پیش رو را بررسی کنید و برای آینده خود برنامه بچینید. اولین تقویمی که پدید آمد مربوط به مصریان بود که حدود 1500 سال امروزه قدمت دارد. اگر بخواهیم به صورت علمی تر بگوییم برای چه از تقویم باید استفاده کنید می توان گفت که از تقسیم برای تقسیم زمان در روزها، ماه ها و سال ها می باشد که می توان در آن برای آینده خود برنامه ریزی کرد و به زندگی نظم داد. در حقیقت اگر شما از یک تقویم آنلاین استفاده کنید می توانید در هر مکان و هر زمان به برنامه های روزانه خود نظم دهید. همچنین می توانید از تقویم ها برای آگاهی از مراسم های مذهبی و تاریخی نیز مطلع شوید.
همانطور که ما انواع روش های بازاریابی را داریم که با توجه به نوع تجارت شما ، می توانید مناسب ترین روش بازاریابی را انتخاب کنید ، در اینجا هم انواع استراتژی های بازاریابی و فروش را بیان کرده ایم . تیم های بازاریابی با توجه به نوع شرکت و مشتریان مورد نظر خود می توانند رویکردهای مختلف استراتژیک را در پیش بگیرند. متداول ترین استراتژی های بازاریابی عبارتند از :
همانند استراتژی های بازاریابی ، روش های فروش نیز بستگی زیادی به صنعت ، محصولات ، بازار و مشتریان مدنظر دارد. برخی از محبوب ترین متدهای فروش عبارتند از :
هرکدام از این روش های فروش به خریدار کمک میکند تا مشکلش را برطرف کند ، به هدف خود دست پیدا کند یا نیاز او برآورده شود. و خوشبختانه تکنیک فروش تیم فروش منجر به جذب مشتری جدید و فروش بیشتر می شود. برای اینکه ممکن است با برخی از این روش های فروش آشنا نباشید در ادامه تعدادی از آنها را شرح میدهیم :
روش فروش اسپین مربوط به « سوال صحیح پرسیدن » است. زیرا سوالات اشتباه نه تنها به ارتقاء میزان فروش شما کمک نمی کند بلکه موجب تزلزل در فروش نیز میشود. بنابراین سوال پرسیدن از مشتری خود یک هنر محسوب میشود زیرا با این کار شما به او اجازه صحبت کردن میدهید.
واژه SPIN مخفف چهار کلمه است که این کلمات عبارتند از :
سوالات مرتبط با موقعیت ، اساس چرخه فروش را تشکیل میدهد. هدف از پرسیدن این سوالات ، درک مشتری بالقوه و کشف موقعیت کنونی در مواجه با پیشنهاد فروشنده است.
به چند مثال در مورد سوالات موقعیتی توجه کنید :
قطعا هرچقدر تعداد این سوالات در اولین مکالمه های شما بیشتر باشد و سوالات هوشمندانه تری بپرسید ، اطلاعات ارزشمندتری کسب خواهید کرد و این اطلاعات نقش بسیار حیاتی در تدوین چرخه فروش شما ایجاد خواهد کرد.
هدف از پرسیدن این سوالات این است که سطح آگاهی مشتریان بالقوه را به درجه ای برسانید که متوجه شوند مشکلی وجود دارد یا مشکلات موجود باید حل شوند و راه حلی برای آنها پیدا شود. همین مشکلات و نقص ها هستند که تسهیل کننده معامله و فروش می شوند.
چند مثال از سوالات مشکل :
آیا به نظر شما اضافه کردن کاربران جدید به CRM هزینه گزافی خواهد داشت ؟
اصلی ترین مشکل شما در مدیریت خط فروش چیست ؟
استفاده از نرم افزار فروش نیز برای تسریع فروش توصیه می شود.
این سوالات برای این طراحی شده اند تا تاثیر مستقیمی بر مشکلات و مسائلی که در قسمت سوالات مشکل مطرح شد داشته باشند. و همچنین بر نتایج منفی ناشی از مشکلات مشتری متمرکز است و سعی دارد تا فوریت برخورد با آن را گوشزد کند.
سوالات نتیجه خیلی بر این موضوع تاکید دارند که مشتری های بالقوه بدانندکه این مشکلات همین الان باید حل شوند نه بعدا.
چند مثال از سوالات نتیجه :
اگر مشتری های احتمالی وارد سیستم CRM شما نشوند ، چه تاثیری بر روی فروش شما دارد ؟
اگر کارکردن بر روی CRM هزینه بر و زمان بر است ، وقتی نماینده فروش بخواهد کار خود را آغاز کنید این چه معنی خواهد داشت ؟
اگر نمی توانید به طور دقیق عملکرد خود را تا به امروز مشاهده کنید و احتمال میدهید فروش شما از هدف تعیین شده کمتر شده است ، چقدر برای بررسی آن زمان دارید ؟
اکنون که مشتری بالقوه متوجه شد که اگر مشکلات را برطرف نکند ، شرایطش بدتر شدن میشود ، اکنون شما باید این بینش را به آنها بدهید که یک راه حل واقعی برای درمان مشکلات و مسائل آنها چقدر ارزشمند خواهد بود.
چند مثال از سوالات پرداخت
چرا داشتن یک تصویر کلی از خط فروش انقدر برای شما حائز اهمیت است ؟
اگر میتوانستید از زمانی که برای استخدام کارمندان جدید میگذارید صرف نظر کنید ، چقدر میتوانست برای شما موثر باشد ؟
اگر میتوانستید موقعیت های موجود در خط فروش خود را مشاهده کنید ، چقدر میتوانست در رسیدن به اهداف فروش به شما کمک کند ؟
راز موفقیت در این روش این است که مشتری درک مناسبی از فواید راه حل داشته باشد. سعی کنید آنها را به این موضوع تشویق کنید و بتوانند تفاوت بین مسئله برطرف شده و برطف نشده را تصور کنند.
استفاده از این چهار سوال به شما کمک خواهد کرد تا نیازها و نحوه کمک به مشتری را درک کنید استراتژی فروش اسپین برای دریافت پاسخ های مناسب در مقابل پرسش های صحیح است.