بهترین سیستم آرشیو آنلاین و بایگانی، از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری است. این نرم افزار، مدارک، اسناد و نامه هایی که از گردش اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه گذشته اند، را ذخیره سازی می کند. حفظ و نگهداری و بایگانی بسیاری از مستندات سازمانی اعم از نامه ها، سند ها، یا مکاتبات برای سازمان بسیار ضروری است.
بنابراین داشتن نرم افزار بایگانی تحت وب که بتواند امکان ذخیره و بازیابی این مستندات و اطلاعات را فراهم کند کمک بزرگی به سازمان خواهد کرد. بهترین سیستم آرشیو و بایگانی نیز با همین هدف طراحی شده است. تا بتواند به سازمان ها کمک کند در حفظ مستندات، سند ها و مدارک مورد نیاز خود با اطمینان خاطر از امنیت آنها دقیق و سریع عمل کنند.
این مستندات، و اطلاعات می تواند در قالب های مختلفی ثبت و ضبط شده باشد. فارغ از این که در چه قالبی اعم از فیلم، عکس یا سند های متنی باشد، می تواند در نرم افزار بایگانی و آرشیو ذخیره و در وقت نیاز بازیابی شود.
مدارک و اسناد پس از گردش در اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه، به آرشیو ارجاع داده می شوند. همچنین مدارک در نرم افزار اتوماسیون اداری، بین سایر ماژول ها و واحد های سازمانی در گردش بوده است. بنابراین می توان گفت هر ماژول یا سیستمی مانند اتوماسیون اداری یا دبیرخانه که با گردش اطلاعات، مدارک و مستندات در ارتباط است می تواند با بهترین ماژول آرشیو نیز ارتباط داشته باشد.
ارتباط نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با این نرم افزار باعث می شود کلیه امور مربوط به گردش مکاتبات، اسناد و مدارک سازمان با سرعت انجام شود. بدین ترتیب کیفیت انجام امور با همکاری با ماژول های اتوماسیون اداری و دبیرخانه افزایش یابد.
از سوی دیگر کلیه ماژول ها در صورت نیاز می توانند به آرشیو دسترسی داشته باشند. به عنوان نمونه، ماژول قرارداد می تواند در صورت نیاز به قراردادهای آرشیو شده دسترسی و از آن استفاده کنند.
همچنین کلیه ماژول ها، مدارک و اسنادی که لازم است در سازمان حفظ و نگهداری شوند را می توانند پس از گردش در اتوماسیون اداری و دبیرخانه، به این نرم افزار ارسال کنند. بدین ترتیب سازمان می تواند اطمینان داشته باشد کلیه مستندات و مدارک مهم بخش ها و واحد های مختلف سازمانی در بستر یکپارچه ای ثبت، ذخیره و نگهداری می شود.
منبع مطلب: وبلاگ یار
https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%aa%d9%88%d8%b3%d8%b9%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%db%8c/%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af-%d9%88-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa/%d8%a2%d8%b1%d8%b4%db%8c%d9%88/
این روزها بیشتر سازمان ها و اداره ها سعی می کنند فرایند ها و امور اداری را با سرعت بیشتری انجام دهند. همچنین بیشتر سازمان ها به به سمت حذف گردش کاغذی مکاتبه های اداری رفته اند تا هم بتوانند در هزینه های خود صرفه جویی کنند و هم بتوانند امور اداری را بهتر و مطلوب تر مدیریت کنند.
از این رو بسیاری از ادارات و سازمان ها به استفاده از سامانه مکاتبات روی آورده اند. اتوماسیون اداری تحت وب، سامانه ای الکترونیکی است که برای انجام امور اداری بدون استفاده از کاغذ به کار می رود. این سیستم، می تواند امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه را برای بخش های مختلف سازمان فراهم کند.
با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون آنلاین می توان مکاتبه های اداری را سریع تر انجام و پیگیری کرد. همچنین از امنیت داده ها و اطلاعات اداری سازمان نیز اطمینان حاصل کرد.
همچنین امکان انجام و بررسی و پیگیری مکاتبه ها و نامه های اداری به وسیله نرم افزار اتوماسیون های اداری در هر زمان و مکانی وجود دارد. به گونه ای که می توان بدون آنکه نیاز به حضور در سازمان باشد به کارتابل ها دسترسی داشت.
این مورد می تواند برای مدیرانی که ممکن است به دلیل مشغله های شغلی نتوانند همواره در دفتر خود حضور داشته باشند مزیت خوبی است.
از سوی دیگر یکپارچگی اطلاعات و تسهیل در امور اداری باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان شده و از حجم کاری کارکنان می کاهد. یکی دیگر از مزیت های استفاده از سیستم و سامانه مکاتبات، حذف فعالیت ها و روند های تکراری و اضافی است.
همچنین نکته مهم حذف کاغذ از روندهای اداری است که هم به کاهش هزینه های سازمان کمک می کند و هم عنصر مهمی در مراقبت های زیست محیطی محسوب می شود.
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می توان مکاتبه ها و نامه های اداری را به صورت الکترونیکی انجام داد. این خدمات می تواند هم برای کارکنان سازمان و هم برای ارباب رجوع مورد استفاده قرار گیرد. امکان استفاده یکپارچه از سایر سیستم های اداری و نرم افزار حسابداری، نیز با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری امکان پذیر است.
همچنین با استفاده از این نرم افزارها می توان امکان دریافت و ارجاع نامه های اداری در زمانی که امکان حضور کارکنان در اداره و محل کار خود وجود ندارد فراهم کرد. این مساله نقش بسزایی در تسریع امور و تسهیل فرایندهای اداری خواهد داشت. که در نهایت می تواند منجر به رضایت خاطر بیشتر مشتریان سازمان شود.
این سامانه ها امروزه در بخش های اداری و سازمانی بسیار مورد کاربرد و استفاده قرار گرفته اند. کاربری این نرم افزارها از مدیران ارشد سازمان ها گرفته تا کارکنان بخش های مختلف سازمان گسترش یافته است. همچنین امکان استفاده مشتریان نیز در بخش های مرتبط با آنها فراهم است.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری یکی از این سامانه هاست که با طراحی مناسب به دنبال ساده سازی فرایندها و امور اداری است. این سامانه به دنبال آن است که امور اداری و مسائل مرتبط با مکاتبات و نامه های اداری را برای سازمان ها تسهیل بخشیده و به این امور سرعت بخشد.
جهت مشاهده ادامه مطلب به وبلاگ یار مراجعه کنید.