اتوماسیون اداری به معنای استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های مرتبط برای بهبود و اتوماسیون فرآیندهای اداری است. اتوماسیون اداری میتواند به شرکت‌ها و سازمانها کمک کند تا بهبود کارایی، بهینه سازی هزینه‌ها، کاهش خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری داشته باشند.
با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری، فرآیندهایی مانند مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتریان، مدیریت اسناد و سایر فرآیندهای اداری را میتوان بهبود بخشید. این سیستم‌ها با ایجاد فرآیندهای الکترونیکی، برای کاربران امکان دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکانی را فراهم می‌کنند. برای مشاهد و تست اتوماسیون اداری تحت وب رایگان به سایت یار مراجعه فرمایید.
همچنین، سیستم‌های اتوماسیون اداری به شرکت‌ها و سازمانها کمک می‌کنند تا اطلاعات خود را به صورت مرتب و سازمان‌یافته در دسترس داشته باشند. این سیستم‌ها اطلاعات را به صورت خودکار در پایگاه داده‌ها ثبت می‌کنند و به کاربران امکان دسترسی به اطلاعات و گزارش‌های مربوط به فرآیندهای مختلف را می‌دهند.
با توجه به اینکه سیستم‌های اتوماسیون اداری به کاربران امکان دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکانی را فراهم می‌کنند، بهبود کارایی و افزایش بهره‌وری میتواند به صورت چشمگیری افزایش یابد. به علاوه، کاهش تعداد خطاهای انسانی و افزایش دقت در انجام فرآیندهای اداری، مشکلاتی مانند تاخیر در انجام کار و نارضایتی مشتریان را نیز به حداقل می‌رساند.
بنابراین، اتوماسیون اداری میتواند به شرکت‌ها و سازمانها کمک کند تا در مدیریت فرآیندهای اداری خود بهبود داشته باشند و در نتیجه، بهره‌وری و سودآوری را افزایش دهند.
اتوماسیون میتواند در بسیاری از فرآیندهای سازمانها به کار گرفته شود. برخی از فرآیندهایی که می‌توانند به وسیله نرم افزار اتوماسیون انجام شوند عبارتند از:
1. فرآیندهای مالی و حسابداری: مانند صدور فاکتور، پرداخت حقوق و دستمزد، تأیید و پرداخت صورتحساب‌ها و ...
2. فرآیندهای بازاریابی: مانند ارسال ایمیل‌های بازاریابی، ایجاد وب‌سایت، نرم افزار فروش، ارسال پیامک و ...
3. فرآیندهای منابع انسانی: مانند مصاحبه با کارمندان جدید، بررسی مدارک، ایجاد قرارداد کاری و ...
4. فرآیندهای تولید و عملیاتی: مانند مدیریت زنجیره تامین، ردیابی و کنترل کیفیت، تولید محصول و ...
5. فرآیندهای خدمات پس از فروش: مانند پشتیبانی مشتری، تعمیر و نگهداری، تعویض قطعات و ...
6. فرآیندهای مدیریتی: مانند برنامه‌ریزی منابع، مدیریت پروژه، مدیریت اطلاعات و ...
7. فرآیندهای مرتبط با خرید و فروش: مانند مدیریت سفارشات، مدیریت پیش‌فاکتورها و فاکتورهای فروش و ...
8. فرآیندهای مرتبط با مدیریت اموال: مانند مدیریت تعمیرات و نگهداری دارایی‌ها، تعیین مقدار دارایی‌ها و ...
9. فرآیندهای مرتبط با مدیریت سند‌ها: مانند مدیریت سند‌های قانونی، مدیریت سند‌های مالی، و مدیریت سند‌های قراردادی.
علاوه بر این، میتوان از اتوماسیون در فرآیندهای مختلف دیگری مانند فروشگاه‌های آنلاین، بانکها، بیمه‌گذاری، حمل و نقل، توریستی و ... استفاده کرد. در کل، هر فرآیندی که قابلیت تکرار و انجام آن به شکل استاندارد و قابل تعریف وجود داشته باشد، میتواند به وسیله اتوماسیون بهبود یابد.
به طور کلی RPA با خودکارسازی و بهینه‌سازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطا و ریسک در فرآیندها، بهره‌وری را در کسب و کار افزایش می‌دهد. در ادامه مزایای RPA را با معرفی موارد مختلف بررسی کرده‌ایم.
کاهش هزینه
ربات‌های RPA قادرند هزینه انجام فعالیت‌ها را تا 80 درصد کاهش دهند. طبق آمارها اکثر شرکت‌هایی که از اتوماسیون فرایند رباتیک استفاده کرده‌اند، توانسته‌اند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.
قدرت انطباق پذیری بالا
با استفاده از RPA ، هر فعالیتی که ربات‌ها انجام می‌دهند مانیتور میشود. بنابراین شما بر آنها کنترل کامل خواهید داشت. همچنین می‌توانید انطباق‌پذیری آنها با قوانین کسب و کار خود را یکپارچه کنید، که انجام این کار ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
دقت بالا
ربات‌های سیستم RPA طوری برنامه ریزی شده‌اند که فعالیت‌ها و قوانین مورد نظر شما را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا کنند. خوب است بدانید ضریب خطای ربات‌های RPA «صفر» است و آنها همیشه بی خطا و منطبق با قوانین عمل می‌کنند. مثل نرم افزار فروش در فروشگا های زنجیره ای
افزایش سرعت
با وجود استفاده از RPA، کارکنان سازمان از کارهای تکراری و وقت‌گیر خلاص می‌شوند. سیستم RPA این کارها را کاملا درست و با سرعت بسیار زیاد انجام می‌دهد. به این ترتیب کارمندان فرصت دارند به کارهای مهم‌تری بپردازند. این فرایند بهره‌وری را در سازمان به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
منبع:
https://www.irandnn.ir/mag/robotic-process-automation/
روز درختکاری بهانه‌ای شد تا در قالب مقاله‌ای طرح دولت الکترونیک در کاهش مصرف کاغذ را بررسی کنیم. مطمئنا صف‌های طولانی بانک برای پرداخت قبوض آب ، برق و گاز را بخاطر دارید. اطراف عوارضی‌ها در جاده‌ها که از کاغذ سفید پوشیده شده بود. دفترچه‌های کنکور که با تیراژهای بالا هرساله چاپ میگردید و تنها برای همان سال کاربرد داشت. بلیط‌های اتوبوس که در کسری از ثانیه به زباله تبدیل میشد و بسیاری از موارد مشابه.امروزه بدلیل استفاده از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان دیگر کمتر شاهد مواردی از این قبیل می‌باشیم.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ساده و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
سازمانهای دولتی با پیاده‌سازی روش‌های دیجیتالی به میزان بسیاری در مصرف کاغذ صرفه‌جویی کرده‌اند. از این میان میتوان به تأسیس و راه‌اندازی دفاتر پیشخوان دولت ، دفاتر پلیس +۱۰، تشکیل بانک ملی اطلاعات، توسعه بانکداری الکترونیک ، پرداخت الکترونیکی عوارض و کرایه اتوبوس، ارائه اظهارنامه الکترونیکی و ارائه خدمات غیرحضوری بانکها به مشتریان اشاره کرد. اما هنوز از مجموع ۱۴۰۰ خدمت شناسایی شده دولت، تنها ۳۵۰ تا ۵۵۰ خدمت بصورت الکترونیکی درآمده است.
با نگاهی گذرا به اطرافمان پی میبریم که هنوز اقدامات بسیاری وجود دارد که میتواند در جهت حفظ محیط زیست انجام گیرد. هر ۴ سال حجم عظیمی از کاغذ جهت انتخابات ریاست جمهوری ، شورای شهر ، مجلس خبرگان و شورای اسلامی و تبلیغات آنها استفاده میشود. فرمهای ثبت نام استفاده شده در اداره‌ها خصوصا بانکها که با یکپارچه‌سازی سازمانها و یک استعلام گیری ساده و استفاده از امضای الکترونیکی حذف خواهد شد. هرساله در نمایشگاه کتاب تراکت ها و تبلیغات عرضه شده بیشتر از کتابهای خریداری شده میباشد! قبوض آب، برق، گاز و تلفن که ماهیانه چاپ و منتشر میگردد و بسیاری دیگر از این دست موارد که حذف آنها سبب صرفه‌جویی در کاغذ میشود.
منبع: