به طور کلی RPA با خودکارسازی و بهینهسازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطا و ریسک در فرآیندها، بهرهوری را در کسب و کار افزایش میدهد. در ادامه مزایای RPA را با معرفی موارد مختلف بررسی کردهایم.
کاهش هزینه
رباتهای RPA قادرند هزینه انجام فعالیتها را تا 80 درصد کاهش دهند. طبق آمارها اکثر شرکتهایی که از اتوماسیون فرایند رباتیک استفاده کردهاند، توانستهاند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.
قدرت انطباق پذیری بالا
با استفاده از RPA ، هر فعالیتی که رباتها انجام میدهند مانیتور میشود. بنابراین شما بر آنها کنترل کامل خواهید داشت. همچنین میتوانید انطباقپذیری آنها با قوانین کسب و کار خود را یکپارچه کنید، که انجام این کار ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.
دقت بالا
رباتهای سیستم RPA طوری برنامه ریزی شدهاند که فعالیتها و قوانین مورد نظر شما را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا کنند. خوب است بدانید ضریب خطای رباتهای RPA «صفر» است و آنها همیشه بی خطا و منطبق با قوانین عمل میکنند. مثل نرم افزار فروش در فروشگا های زنجیره ای
افزایش سرعت
با وجود استفاده از RPA، کارکنان سازمان از کارهای تکراری و وقتگیر خلاص میشوند. سیستم RPA این کارها را کاملا درست و با سرعت بسیار زیاد انجام میدهد. به این ترتیب کارمندان فرصت دارند به کارهای مهمتری بپردازند. این فرایند بهرهوری را در سازمان به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
منبع:
https://www.irandnn.ir/mag/robotic-process-automation/
دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی است که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. دبیرخانه در واقع دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. این واحد وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد و پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد. در این مقاله دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) بررسی می کنیم و به سوالات مطرح شده در باره این دو پاسخ می دهیم.
مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و چنانچه تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه میتواند در وقت صرفه جویی و روند کار را سرعت می بخشد، با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی وجود نخواهد داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد. دبیرخانه آنلاین یار یکی از مجموعه نرم افزارهای یار می باشد که تمام این ویژگی ها را دارد.
برخی از ویژگی های نرم افزار دبیر خانه به شرح زیر است:
۱.عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده
۲.عدم نیاز به دفتر اندکس
۳. عدم نیاز به دفتر ارسال مرسلات
۴. ارسال ساده نامه ها
۵. ثبت ساده نامه های وارده
۶. ثبت ساده نامه های صادره