ارتباط ERP با کنترل هزینه و تقلیل هزینه

ERP یک بسته‌ی نرم‌افزاری کاربردی درون‌سازمانی، جامع و سازمان‌نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده‌ی راه‌اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی براساس نیازهای پویای سازمان‌هاست.

با نگاهی به ماژول‌های تشکیل‌دهنده‌ی یک ERP و مقایسه‌ی آن با ابزارهای مدیریت هزینه نام برده شده در بخش قبل، می‌توان نتیجه‌گیری کرد که به کمک یک ERP قوی در یک سازمان می‌توان ترکیبی از ابزارهای کنترل هزینه، هم‌چنین تقلیل هزینه را در اختیار داشت.

عملیاتی نظیر کنترل عملیات تولید، کنترل موجودی کالا، کنترل بودجه و در نهایت محاسبه‌ی بهای تمام شده به روش استاندارد بدون ERP فرآیندی بسیار زمان‌بر و پُرهزینه است.

ابزار و روش‌ کنترل هزینه یا تقلیل هزینه

۱- سیستم بهایابی استاندارد

این سیستم به‌ شکل کلی برای مدیریت هزینه‌ به‌کار برده می‌شود. بهای تمام شده‌ی محصول به ‌شکل استاندارد تخمین زده و با هزینه‌های واقعی مقایسه می‌شود. هم‌چنین، انحرافات و علل آن مورد بررسی قرار می‌گیرند.

۲- کنترل بودجه

یکی دیگر از ابزارهای کنترل هزینه‌ها در حسابداری بحث بودجه‌ریزی است. در این روش به ‌ازای هر فعالیت واحد تجاری بودجه‌ای پیش‌بینی و به‌ طور دائم عملیات واقعی با بودجه مقایسه می‌شود.

۳- کنترل موجودی

کنترل موجودی‌ها تکنیک‌ها و روش‌های خاص خودش را دارد که از طریق آن‌ها می‌توان هزینه‌های انبارداری و موجودی نگهداری شده در انبار را مدیریت کرد.

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

۴- برنامه‌ریزی تولید و کنترل عملیات تولید

برای تهیه‌ی برنامه‌ی تولید، واحد برنامه‌ریزی تولید نیاز دارد تا همکاری نزدیکی با واحدهای بازاریابی و فروش داشته باشد.

واحد برنامه‌ریزی تولید می‌تواند انواع روش‌های برنامه‌ریزی تولید نظیر تولید یک محصول، تولید براساس روش بچ یا انبوه و سایر روش‌ها را به‌کار ببرد، اما در نهایت تعداد محدودی از گریدها و سایزها برای تولید انتخاب می‌شوند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%db%8c%d8%b3%d9%87%e2%80%8c%db%8c-%d9%85%d9%81%d8%a7%d9%87%db%8c%d9%85-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%aa%d9%82%d9%84%db%8c%d9%84-%d9%87/

کنترل و مدیریت هزینه چیست چه تفاوتی با تقلیل هزینه دارد؟

تعاریف گوناگونی برای «کنترل هزینه» وجود دارد ولی به زبان ساده می‌توان گفت، شناسایی و کنترل هزینه‌های کسب‌وکار برای افزایش سودآوری و با فرآیند بودجه‌ریزی آغاز می‌شود. در ادامه مدیران و صاحبان کسب‌وکار هزینه‌های واقعی را با بودجه مقایسه می‌کنند و اگر هزینه‌های واقعی بیش‌تر از برنامه‌ریزی باشد، مدیریت اقدام مناسب را انجام می‌دهد.

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

از سوی دیگر، «تقلیل هزینه» یک فرآیند است و در آن حداقل بها برای بهای تمام شده‌ی واحد محصول در نظر گرفته می‌شود که تاثیری در کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده نداشته باشد و اغلب از طریق به‌کارگیری روش‌های جدید یا بهبود روش‌های قبلی تحقق می‌یابد. تقلیل هزینه، حذف تمام هزینه‌های غیرضروری که در فرآیند تولید، انبارش و فروش محصول وجود دارد را هدف‌گذاری می‌کند.

به ‌طور خلاصه، فعالیت نگهداشت بهای تمام شده در سطح استاندارد از پیش تعیین شده را «کنترل هزینه» می‌نامند، در حالی ‌که «تقلیل هزینه»، فعالیت کاهش هزینه‌های واحد محصول از طریق روش‌های جدید تولید است.

کنترل و مدیریت هزینه بر روی کاهش بهای تمام شده‌ی کل محصولات تمرکز دارد، اما تقلیل هزینه بر روی کاهش قیمت واحد محصول متمرکز است. کنترل هزینه ذاتا ماهیت موقت دارد و برخلاف آن تقلیل هزینه یک مفهوم دائمی است.

روش کنترل هزینه‌ها هنگام دستیابی به هدف خاصی به پایان می‌رسد. برعکس آن، تقلیل هزینه هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد و همیشه ادامه خواهد داشت.

کنترل هزینه حفظ کیفیت را تضمین نمی‌کند، در حالی ‌که در تقلیل هزینه می‌بایست کیفیت در حد مطلوب حفظ شود.

کنترل هزینه‌ها در حسابداری یک عمل بازدارنده است، درحالی‌که کاهش هزینه یک عمل اصلاحی است.

کنترل و مدیریت هزینه بخشی از عملکرد حسابداری صنعتی است، درحالی‌که تقلیل هزینه می‌تواند حتی زمانی تحقق یابد که هنوز حسابداری صنعتی فعالیت خود را شروع نکرده است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%db%8c%d8%b3%d9%87%e2%80%8c%db%8c-%d9%85%d9%81%d8%a7%d9%87%db%8c%d9%85-%da%a9%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%84-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%aa%d9%82%d9%84%db%8c%d9%84-%d9%87/

گزارش حسابرسی استاندارد یا مقبول:

گزارش حسابرسی مقبول، خود دارای انواعی می باشد که در ادامه به تفسیر آن پرداخته می شود.

استاندارد های عمومی:

1. دانش
2. تجربه
3. استقلال
4. مراقبت های حرفه ای

استاندارد های مالی:

• برنامه ریزی
• بررسی و ارزیابی کنترل داخلی
• جمع آوری اسناد و مدارک
• استاندارد های گزارشگری حسابرسی:
• کنترل ثبات رویه
• اظهار نظر
• کنترل افشا
• داشتن استقلال
• داشتن برنامه ریزی کاری
• جمع آوری اسناد
• رعایت اصول حسابداری

 استفاده از نرم افزار فروش برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

تغییر روش مقبول:

زمانی که حسابرس قانع شود تا تغییرات لازم را صورت دهد گوییم تغییر روش مقبول صورت می گیرد و در صورتی که حسابرس قانع نشود، نتیجه می گیریم که کار انجام شده، خلاف اصول حسابداری بوده است.

اصول مربوطه به شرح زیر می باشد:

• محاسبه کردن اثرات انباشته تغییر روش
• ثبت مراتب در حساب ها شرکت
• وضوح کامل صورت های مالی
• کنترل افشا توسط حسابرس شرکت

نکته: در صورتی که حسابرس با مشکل مواجه شد باید با مدیریت شرکت در میان بگذارد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%b1%d8%b3%db%8c/

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

فرایند کار دبیرخانه :

دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های هر سازمان به شمار می رود که فعالیت ها و اقدامات انجام شده در این بخش دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد و باید به آنها اهمیت بسیاری داده شود. فرایند کار این بخش به این نحو است که تمامی گردش هایی را که مربوط به ارسال و دریافت نامه های ادرای می باشد را بر عهده دارد و باید با دقت بسیاری این وظیفه را انجام دهد.در سیستم سنتی این بخش که نامه ها به صورت فیزیکی ارسال می شد دشواری های زیادی وجود داشت و شاید در این بین نامه ای گم می شد.

ولی با استفاده از نرم افزار دبیرخانه الکترونیک دیگر هیچ مشکلی و فراموشی به وجود نخواهد آمد و سیستم گردش نامه های اداری به طور کامل انجام می شود. هزینه خرید این نرم افزار بسیار به صرفه می باشد و به همین دلیل تمامی سازمان ها این نرم افزار را در این بخش اداری مورد استفاده قرار می دهند.

 استفاده از سیستم  نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین  برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

استفاده از سیستم  نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین  برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.

دفتر اندیکاتور نامه های اداری یا دفتر ثبت نامه های اداری :

در بخش دبیرخانه خلاصه نامه اداری فرستاده شده و دریافت شده را در دفتر اندیکاتور ثبت می کنند. با ثبت آنها در این دفتر به راحتی می توان آنها را تفکیک نمود و همچنین به درستی شناسایی شان کرد. این دفتر دارای بخش های مختلفی می باشد که هر بخش آن در مورد ویژگی ها و اطلاعات نامه های دریافت شده و ارسال شده می باشد. افرادی که به صورت سنتی در این بخش کار می کنند هنوز هم به وسیله این دفترها مراحل ثبت را انجام می دهند.

ولی با وجود نرم افزار دبیرخانه که برای این بخش طراحی شده است دیگر نیازی نیست به صورت سنتی تمامی مراحل ثبت را انجام دهید، بلکه سیستم به صورت خودکار دارای هر بخش اطلاعاتی نامه می باشد و شما سریعا می توانید آنها را وارد کرده و ثبت کنید.

دستورالعمل دبیرخانه :

واحد دبیرخانه و بایگانی نامه در هر سازمانی فرایند کاری و دستورالعمل های مشخص شده ای دارد که آنها عبارت می باشند از :

1. در ابتدا باید شماره اندیکاتور نامه ها را به درستی ایجاد کنید تا بتوانید ثبت نامه ها را در این دفتر انجام دهید.
2. نامه هایی که از سوی سازمان به بخش های دیگر ارسال می شود را باید تهیه کرده و روی آنها کد گذاری انجام شود.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید کدگذاری نموده و سپس در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت رسانده، سپس در مرحله بعد آنها را به گیرنده برسانید.
4. کاتالوگ هایی که مربوط به بخش های سازمان می باشد باید به طور کامل ساماندهی شود.
5. تمامی نامه ها باید به صورت دیجیتال در سیستم دبیرخانه به ثبت برسند. امروزه با استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ثبت کردن نامه های
6. دریافتی و ارسالی بسیار آسان شده است. به همین دلیل افراد زیادی از این نرم افزار در سازمان خود استفاده می کنند.

وظیفه متصدی دبیرخانه یا سرپرست دبیرخانه:

فردی که متصدی دبیرخانه می باشد وظایف مشخص شده و خاصی را بر عهده دارد که عبارت می باشد از :

1. تمامی نامه های سازمان را باید بایگانی کند.
2. نامه هایی که مربوط به شبکه دولت می باشد را باید دریافت نماید و مراحل ثبت آنها را در نرم افزار انجام دهد.
3. نامه هایی که وارد سازمان می شود را باید دریافت کرده و به گیرنده هر بخش برساند.
4. به وسیله نرم افزار دبیرخانه می توانید از طریق ارسال پیام کوتاه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند اطلاع دهد و از طریق سیستم نامه را برای آنها ارسال تا مطالعه نمایند.
5. تمامی نامه هایی را که مربوط به شهرستان ها می باشد را باید به وسیله نرم افزار الکترونیکی برای آنها ارسال کند، البته در روش سنتی نامه ها را فکس می کردند.
6. صورتجلسه هایی که مربوط به سازمان می باشد را باید به طور کاکل ارسال کند.
7. تعداد پرونده هایی را که در بایگانی وجود دارد را باید به صورت مستمر کنترل کند تا از وصول آنها به متصدیان مطمئن شود.
8. هر دستوری که مافوق برای او ارسال کند را باید به طور کامل انجام دهد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/