دبیرخانه چیست ؟

دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یگانه آشنا شوید.

همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مراجعه کنید.

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

اهمیت و شرح وظایف دبیرخانه مدرن :

همانطور که بیان نمودیم دبیرخانه یکی از مهمترین و اصلی ترین بخش های یک سازمان می باشد که وظایف مشخص شده ای را بر عهده دارد و باید به خوبی آنها را انجام دهد. امروزه بیشتر سازمان ها این بخش خود را بسیار مدرن تر کرده اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه آنلاین می توانند وظایف این بخش را انجام دهند. به طور کلی وظایف اساسی که این بخش بر عهده دارد عبارت می باشد از :

• تمامی نامه هایی را که ارسال می شود را باید دریافت کند و آنها را از نظر اینکه دارای امضاء، تعداد پیوست و … می باشند مورد بررسی قرار دهد.
• همچنین باید بدانید این بخش باید نامه های دریافتی را از نظر اینکه با سازمان ها ارتباطی دارد هم بررسی کند و سپس آنها را به بخش های مربوطه بفرستد.
• هر نامه ای که به دبیرخانه ارائه می شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم افزار این بخش که ویژگی های بسیاری دارد هر نامه را در سیستم ثبت می کند و تاریخ و شماره وارده آنها هم همراه آنها ذخیره می شود.
• بعد از اینکه این مراحل انجام شد باید نامه به مسئول و همان واحدی که ارسال شده است ارسال گردد. به این مرحله ارجاع دادن نامه نیز می گویند که در گذشته به صورت دستی و فیزیکی نامه ها را به دفتر و بخش های مربوطه می رساندند، ولی امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری این وظیفه را انجام می دهند.
• یکی دیگر از وظایف این بخش ثبت دریافت نامه به گیرنده می باشد که در دفتر ثبت می شود. البته که باید بدانید با به وجود آمدن نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری دیگر حتی نیازی نیست شما دریافت آن را ثبت کنید، چرا که سیستم به صورت خودکار دریافت آن را به وسیله گیرنده ثبت می کند.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + ۵ امکان کلیدی نرم افزار دبیرخانه :

برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :

1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :

یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.

   استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

2.امکان ثبت پیوست های نامه :

پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.

3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :

یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.

4.امکان ارتباط گیری با تمامی بخش های سازمان :

از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می توانید با تمامی بخش های سازمان رابطه داشته باشید.هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نمی باشد ولی هر بخش نامه های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می توانید به صورت الکتریکی نامه ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکتریکی انجام شود سرعت کارها بسیار پایین تر می آید.

5.بازسازی اطلاعات :

اگر شما بخواهید در سیستم های سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش می شود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمی شود و شما به راحتی می توانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد نمایید که سریع می توانید آن را اصلاح نمایید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

مزایای نرم افزار دبیرخانه :

بدون شک استفاده از سیستم دبیرخانه مزیت های بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمان های زیادی از آن استفاده می کنند. برخی از مهمترین مزیت هایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت می باشد از :

1.طبقه بندی و دسته بندی :

اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دسته بندی می گردد و این مسئله برای سازمان های اداری دارای ارزش بسیار زیادی می باشد. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دسته بندی شود آنها را به راحتی می توانند پیدا کنند و این مسئله کارهای شرکت را با پیشرفت مواجه می سازد.

2.صرفه جویی در زمان و هزینه :

زمانی که یک سازمان و اداره بتواند زمان و هزینه های امور اداری و مکاتبات اش را به حداقل برساند بدون شک به موفقیت بسیار زیادی دسترسی پیدا خواهد کرد. این مسئله که کارکنان بخش دبیرخانه با استفاده از این نرم افزار بتوانند نهایت دقت خود را به کار گیرند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن اهمیت دهند.

3.راحتی در دسترسی به منابع اطلاعاتی :

بدون شک همه شما به خوبی می دانید که بیشتر اطلاعات های هر سازمانی درون بخش دبیرخانه ثبت و نگهداری می شود. بنابراین زمانی که این هر فردی به این اطلاعات نیاز داشته باشد باید سریع آنها را پیدا کند. در روش سنتی افراد به راحتی نمی توانستند آنها را پیدا کنند، ولی در این روش به راحتی قادر هستند که آنها را پیدا کنند. به همین دلیل بیشتر سازمان ها سعی می کنند از این نرم افزار استفاده کنند.

4.کاهش وابستگی به واحدهای دیگر :

زمانی که از سیستم سنتی دبیرخانه استفاده می کردید وابستگی زیادی بدون شک به اداره های دیگر برای چاپ و کپی داشتید که با استفاده از این نرم افزار دیگر به آنها نیازی نخواهید داشت. به طور کلی هر زمان سیستم و یا نرم افزاری را توانستید در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید که نیاز به کاغذ نداشته باشد در انتخاب آن نباید شک کنید. شما در صورتی که از این نرم افزار استفاده کنید رضایت شغلی بسیاری از آن خواهید داشت و روند کارهای اداری تان را به سرعت بیشتری انجام می دهد..

   استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

معایب نرم افزار دبیرخانه :

استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :

1. امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
2. برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.

این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:

روش اول:

برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیازخود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

روش دوم:

در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

روش سوم:

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوندکه مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به ۲ دسته:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.

در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده ازاین نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

انواع نامه های اداری :

شما برای آشنایی با نرم افزار دبیرخانه باید با انواع نامه های ادرای آشنایی داشته باشید تا بتوانید آنها را به درستی تنظیم نمایید. قبلا درباره روال ثبت نامه های اداری صحبت کرده ایم. مهمترین آنها عبارت می باشد از :

1.نامه های درون سازمانی :

این نامه ها کاربرد داخلی دارند و از افرادی که درون سازمان می باشند به افراد دیگر درون سازمانی ارجاع می شوند. به عنوان مثال :

•  نامه ای که از مسئول بالاتر به مسئول پایین تر ارسال می شود.
•  نامه ای که بین دو مقام در یک سطح و یک سازمان ارسال می شود.
•  نامه ای که از یک مقام پایین به مقام بالا ارسال می شود.
•  نامه تمامی کارکنان یک سازمان به واحدهای درونی و یا افرادی که رئیس هستند.

نامه های برون سازمانی :

همانطوری که از نام این نامه ها پیداست به تشکیلات بیرون از سازمان ارسال می شود و به همین دلیل به آنها برون سازمانی می گویند. به عنوان مثال :

1.  نامه ای که از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال می شود.
2.  نامه ای که از یک واحد سازمان به واحد دیگری درون یک سازمان فرستاده می شود.
3.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقوقی هستند و برون از سازمانی به شمار می روند.
4.  نامه ای از سازمان به افرادی که حقیقی هستند و خارج از سازمان می باشند.

سیستم شماره گذاری نامه های اداری :

در مقاله شماره گذاری صحیح نامه های اداری در خصوص سیستم شماره گذاری صحبت کرده ایم اما در دبیرخانه باید با آن آشنایی داشته باشید. اگر بخواهید به روش سنتی این سیستم را یاد بگیرید به صورت فیزیکی می باشد و باید در دفتر اندیکاتور آنها را به ثبت برسانید. اما باید بدانید نرم افزاری که برای این بخش طراحی شده است روش های متنوعی را برای شماره گذاری روی هر نامه ارائه می دهد و شما با هر یک از آن روش ها که راحت تر باشید می توانید کار کنید تا نامه های سازمان را به ثبت برسانید. اگر تعداد نامه ها زیاد باشد و سازمان نامه های اداری زیادی داشته باشد این سیستم به خوبی پاسخگوی آن نامه ها می باشد و می تواند به بهترین نحو ممکن نامه ها را به ثبت برساند.

لزوم خرید نرم افزار دبیرخانه :

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/