آموزش نوشتن رزومه کارمند اداری به همراه نمونه رزومه کاری
یکی از مهم ترین نکات در رزومه نویسی اجتناب از نوشتن رزومه عمومی است. در مقالات گذشته نیز بارها به این نکته اشاره شد که از نوشتن یک رزومه کلی برای شرکت ها بپرهیزید و رزومه خود را برای هر فرصت شغلی، سفارشی سازی کنید.
در این مقاله نیز می خواهیم با یکدیگر یک رزومه ی کاملا سفارشی شده و هدفمند بسازیم که برای شغل های دفتری و اداری مثل منشی، مسئول دفتر و کارمند اداری قابل استفاده است.
نحوه ساخت نمونه رزومه سفارشی شده
1. نوشتن اطلاعات پایه در رزومه
بخش اول رزومه کاری از عکس و عنوان رزومه و اطلاعات پایه تشکیل می شود. عنوان رزومه یعنی شغلی که می خواهید برای آن فرم رزومه ارسال کنید. پس در این بخش از عناوینی مشابه کادر بالایی استفاده کنید و از نوشتن عبارات کادر دوم در بخش عنوان رزومه پرهیز کنید.
عنوان رزومه درست
کارمند
کارمند اداری
مسئول دفتر
منشی
✘ عنوان رزومه نادرست
رزومه
رزومه کاری
رزومه شخصی
رزومه شغلی
کاری
درباره اطلاعات تماس باید به این نکته توجه داشته باشید که مدیر شرکت به راحتی بتواند با شما ارتباط برقرار کند و شما را برای حضور در جلسه مصاحبه کاری دعوت کند. پس حتما آدرس شبکه های اجتماعی و همین شماره تماس و آدرس ایمیل خود را در رزومه کاری خود قرار دهید. نکته ی دیگر استفاده از یک آدرس ایمیل حرفه ای است. از نوشتن ایمیل های عجیب و غریب در رزومه تان پرهیز کنید. در قسمت پایین می توانید لیستی از نمونه ایمیل های مناسب و نامناسب را مشاهده کنید.
✘ آدرس ایمیل نادرست
joojoo021@gmail.com
gamer1380@yahoo.com
ironman1380@gmail.com
it.dist@gmail.com
M2.live@yahoo.com
آدرس ایمیل درست
Hamid.Akbari@gmail.com
H.Akbari@gmail.com
HamidAkbari@gmail.com
Akbari.Hamid@gmail.com
Akbari.Hamid.1369@gmail.com
2. نمونه توصیف خلاصه رزومه
بخش دوم رزومه قسمت توصیف خلاصه یا همان درباره من است. بخش توصیف خلاصه اولین قسمتی است که نظر خواننده رزومه را به خود جلب می کند، پس در نوشتن این بخش دقت کنید تا او را از خواندن ادامه نمونه رزومه باز ندارد. برای نوشتن این بخش از رزومه برای شما چند نمونه توصیف خلاصه رزومه قرار می دهیم.
✘ توصیف خلاصه نادرست
متولد پاییزم؛ متاهل دارای یک فرزند دختر به اسم ندا
رزومه کاری شما خلاصه ای از زندگی شغلی شما است. پس لزومی ندارد از زندگی شخصی خود چیزی در نمونه رزومه کاری خود بنویسید. در این قسمت باید به طور خلاصه بگویید که چه کارهای مهمی را با چه ابزار هایی می توانید انجام دهید.
✘ توصیف خلاصه نادرست
کادان نرم افزار – کارشناس روابط عمومی – فعالیت در زمینه های روزنامه نگاری – گرافیست – شبکه و it دارای 10 سال خدمت در بیمارستان- خرید و فروش اینترنتی کالا – تجارت الکترونیک – خواهن شغل ثانویه و پاره وقت.
این متن غلط املایی دارد. به هیچ وجه غلط های املایی را کوچک نشمارید و حتماً نمونه رزومه خود را قبل از ارسال بازخوانی کنید. در ضمن خواننده ی فایل رزومه متوجه نمی شود که شما دقیقاً در چه کاری تخصص دارید و در شرکت جدید چه کاری را می توانید انجام دهید. اگر می خواهید در زمینه اداری مشغول به کار شوید، در تمامی بخش های رزومه باید این مسئله مشهود باشد و بخش توصیف خلاصه نیز باید مرتبط با این مسئله باشد.
✘ توصیف خلاصه نادرست
فارغ التحصیل رشته کامپیوتر ، فعال و پویا و علاقمند به پیشرفت و یادگیری
تلاشگر،با احساس مسئولیت بالا ، روحیه کار تیمی، و همراه علاقمند به یادگیری
گرافیست بااستعداد و علاقه مند به یادگیری و پیشرفت در زمینه طراحی
تقریباً 90 درصد رزومه ها پر از این جملات هستند. استعداد بالا، روحیه تیمی بالا، علاقمند به پیشرفت و یادگیری، اینها جملاتی تکراری هستند که فقط رزومه را پر می کنند و هیچ ارزش دیگری برای مدیری که رزومه شما را می خواند، ندارد.
اما توصیف خلاصه رزومه یک کارمند اداری چطور باید نوشته شود؟
شاید باور کردنی نباشد ولی برای همین یک بخش از رزومه مقالات بسیار زیادی نوشته شده است و دلیلش هم اهمیت این بخش از رزومه است. اگر کمی برای نوشتن این قسمت از رزومه کاری خود وقت بگذارید، به راحتی می توانید از رقبای خود جلو بزنید و شانس دعوت شدن به مصاحبه کاری را بالا ببرید. درباره نحوه نوشتن توصیف خلاصه رزومه کاری چند مقاله در سایت رزومه ساز رایگان نوشته شده است. اما اگر وقت کافی برای مطالعه این مقالات ندارید می توانید از الگوهای زیر برای نوشتن یک توصیف خلاصه مناسب استفاده کنید.
توصیف خلاصه درست
کارمند اداری با 11 سال سابقه کاری و توانایی در مدیریت کار آنلاین و برنامه ریزی برای انجام همزمان کارهای متفاوت و توانمند در طراحی و تهیه سریع انواع فرم ها و نامه های اداری
3. سوابق تحصیلی در رزومه کاری
در بخش سوابق تحصیلی نیز از بالاترین مدرک باید شروع به نوشتن کنیم. مثلاً اگر مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد دارید، ابتدا مقطع کارشناسی ارشد و بعد از آن مدرک کارشناسی را بنویسید. در ضمن اگر مدرک دانشگاهی دارید دیگر مدرک دیپلم را در رزومه ننویسید.
4. مهارت ها در رزومه کاری
در بخش مهارت ها نیز تنها مهارت های مرتبط را باید نوشت. در بخش زیر لیستی از مهارت های نرم و سخت که مرتبط با شغل کارمند اداری و مسئول دفتر است را برای شما آورده ایم.
– طراحی فرم های اداری
– کار با اتوماسیون های اداری
– تایپ 10 انگشتی
– روابط عمومی
– دقت و توجه به جزئیات
– امور اداری، دفتری و بایگانی
– مدیریت زمان
– فن بیان
– تهیه نامه های اداری
– خوشنویسی
– گزارش نویس اداری
5. زبان خارجی در نمونه رزومه
در بخش زبان نیز هر زبانی (غیر از زبان فارسی) که تسلط یا حتی در خیلی مختصر آشنایی دارید را بنویسید. به عنوان مثال اگر به زبان ترکی آذربایجانی، ترکی استانبولی، ارمنی و غیره تسلط دارید آن ها را در نمونه رزومه کاری خود بنویسید. در ضمن اگر رزومه انگلیسی می سازید حتماً زبان فارسی را هم در آن بنویسید.
منبع: وبلاگ یار
آشنایی با مفاهیم کارگزینی، محاسبات مالی حقوق و دستمزد
کارگزینی یعنی چه؟
یکی از اصلیترین دغدغههای شرکتها و سازمانها، جدا از اندازه و حوزه فعالیت آنها، مدیریت منابع انسانی آنهاست. منظور از منابع انسانی یک شرکت، مجموعه افرادی ست که در آن شرکت مشغول به کارند.
در دانشنامه ویکی پدیا آمده است: «مدیریت منابع انسانی، استفاده از نیروی انسانی در جهت اهداف سازمان است و شامل فعالیتهایی نظیر کارمندیابی وجذب، آموزش، حقوق و دستمزد و روابط سازمانی میشود».
در این مجموعه، قرار نیست تعریفهای کلاسیک و در بعضی موارد پیچیده را بیان کنیم. همان قدر که بدانیم، مفهوم مدیریت منابع انسانی چیست، برای شروع کار کافی است. در مجموعه مقالات کوتاهی که در پیش داریم، قرار نیست مفاهیم، شیوهها و رویکردهای مدیریت منابع انسانی را بیان کنیم. بلکه میخواهیم به عملیاتی بپردازیم که در هر سازمان وجود دارد: کارگزینی و محاسبات حقوق پرسنل.
میتوان مجموعه عملیات مربوط به استخدام, بکارگماری، ارتقاء شغلی و تعیین میزان دستمزد کارمندان را به عنوان تعریفی مختصر (و نه کامل) از کارگزینی دانست. میتوان گفت مدیریت اطلاعات کارکنان شامل جمع آوری، نگهداری، به روز رسانی و استفاده از مجموعه ای منسجم از اطلاعات مرتبط با کارمند (که آن را به عنوان پرونده پرسنلی میشناسیم)، نیز از جمله رسالتهای مهم کارگزینی در هر سازمانی است.
مدیریت اطلاعات کارکنان شامل جمع آوری، نگهداری، به روز رسانی و استفاده از مجموعه ای منسجم از اطلاعات مرتبط با کارمند از جمله رسالتهای مهم کارگزینی در هر سازمانی است.
چه تفاوتی میان مدیریت منابع انسانی و کارگزینی وجود دارد؟
طبق بسیاری از مدلهای بلوغ منابع انسانی (از جمله مدل بلوغ قابلیتهای منابع انسانی ) ، کارگزینی به عنوان یکی از سطوح اولیه و زیربنایی بلوغ مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته شده است. کارگزینی یکی از ابزارهایی ست که به مدیر منابع انسانی در پیشبرد فعالیتهای اولیه مدیریت منابع انسانی سازمان کمک می کند. مسئول کارگزینی می تواند گزارشی از سطح درآمد کارمندان را در اختیار مدیر منابع انسانی قرار دهد تا وی بتواند تصمیم درستی در خصوص بهبود درآمد مالی کارکنان اتخاذ کند. برنامه ریزی دورههای آموزشی به عهده واحد کارگزینی نیست ولی اینکه چه افرادی با معیارهای برنامهریزی شده، باید در دورههای آموزشی شرکت کنند و اینکه تاثیرات این برنامه ها بر ارتقاء شغلی، مزایای دریافتی و . . . چیست و چگونه اعمال میشود، معمولاً بر عهده مسئول کارگزینی است.
حال که دریافتیم کارگزینی، مجموعه ای از عملیات مربوط به پرسنل است می توانیم بحث ها را رها کنیم و اولین قدم عملیاتی را برداریم.
به سازمان خوش آمدید!
ما سازمان (شرکت، کارگاه یا …) خود را تازه تاسیس کردهایم و می خواهیم کار را شروع کنیم.
اولین قدم مربوط به منابع انسانی یک سازمان، استخدام یا جذب پرسنل است. این مورد را در مقالههای آینده پوشش خواهیم داد. بنابراین اجازه دهید فرض کنیم که استخدام کارکنان انجام شده است. ما به عنوان مسئول کارگزینی قرار است اطلاعات این افراد را ثبت کنیم، طبق مقررات حقوق آنها را تعیین کنیم و به طور خلاصه مقدمات آن را فراهم کنیم که پرسنل در انتهای هر ماه، فیش حقوقی خود که در آن حقوق و مزایا درست و عادلانه محاسبه شده است را از واحد مالی سازمان دریافت کنند.
برای شروع لازم است فرمهایی را طراحی کنیم تا پرسنل با پر کردن آنها، اطلاعات مورد نیاز را در اختیارمان قرار دهند. به ظاهر کار ساده ای در پیش داریم ولی چه اطلاعاتی را در فرم از کارمندان بخواهیم؟ پرکردن فرمهای چندصفحه ای کاری خسته کننده است. معمولا پرسنل در برابر اینکه هر ازگاهی یک فرم جدید را پرکنند، مقاومت نشان می دهند. هر موردی که در فرم قید کنیم و از کارمندان بخواهیم در مورد آن اطلاعاتی به ما بدهند را یک فیلد اطلاعاتی می گوییم. به عنوان نمونه فیلد نام خانوادگی یا فیلد تعداد افراد تحت تکفل. پس باید فیلدهایی که واقعا نیاز داریم را در فرم بگنجانیم؛ نه کمتر و نه بیشتر.
امروزه مدیریت این اطلاعات گردآوری شده (حتی برای مجموعه های کاری کوچک با زیر ۱۰ نفر پرسنل) نیاز به نرمافزار دارد.
نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار حسابداری آنلاین، اتوماسیون اداری و… در این حوزه می توانند مفید باشند.
اطلاعات شناسنامهای و کد ملی فرد، اولین سری اطلاعاتی ست که نیاز داریم. به عنوان مثال برای سوابق بیمه این اطلاعات را نیاز داریم. سوابق تحصیلی و شغلی هم در محل به کارگیری افراد و اینکه میزان حقوق وی چقدر باید باشد نقش مهمی دارند.به طور کلی دستورالعمل محاسبه حقوق افراد، تعیین می کند که چه اطلاعاتی را در این زمینه از پرسنل دریافت کنیم. در این مورد، در مقالههای بعدی بیشتر صحبت خواهیم کرد.
اطلاعات مربوط به خدمت وظیفه آقایان، ایثارگری، افراد تحت تکفل و … از مجموعه اطلاعاتی است که باید در فرم اطلاعات پرسنل گنجانده شود. حوزه فعالیت سازمان نیز نقش مهمی در این زمینه دارد. مسئول کارگزینی یک کارخانه، بهتر است از کارگران بخواهد در همان فرم دریافت اطلاعات اولیه، به عنوان مثال سایز کفش و لباس خود را اعلام کنند تا بتواند در وقت مناسب جهت سفارش لباس و کفش کار از آنها استفاده کند. در حالی که در یک سازمان غیرتولیدی دریافت چنین اطلاعاتی ضروری به نظر نمی رسد.
امروزه مدیریت این اطلاعات گردآوری شده (حتی برای مجموعه های کاری کوچک با زیر ۱۰ نفر پرسنل) نیاز به نرمافزار دارد. در این مقالهها سعی میکنیم کاربردهای نرم افزار را در تسهیل و تسریع کارها نیز بیان کنیم. راهکار سرمایه انسانی یا نرم افزار مدیریت منابع انسانی شرکت همکاران سیستم نمونه هایی از این نرم افزارهاست.
نظامهای پرداخت حقوق
کارگرهای ساختمانی که صبحها در مکانهای مشخصی جمع می شوند و منتظر صاحب کار هستند را همه ما دیدهایم. به طور معمول این افراد برای کارهایی با مدت محدود و اغلب یک روزه جذب میشوند و روزانه مزد خود را دریافت میکنند. همین عملیات ساده، بیانگر وجود یک نظام پرداخت است. نظامهای پرداخت حقوق متعددی در کشور وجود دارند که با وجود قوانین، روشها و دستورالعملهای خاص خود، همگی به منظور ایجاد عدالت و همسانی حقوق پرسنل به نسبت شایستگی ها، سوابق و تحصیلات آنها نوشته شدهاند.
نظامهای پرداخت حقوق متعددی در کشور وجود دارند که با وجود قوانین، روشها و دستورالعملهای خاص خود، همگی به منظور ایجاد عدالت و همسانی حقوق پرسنل به نسبت شایستگی ها، سوابق و تحصیلات آنها نوشته شدهاند.
«قانون مدیریت خدمات کشوری» یکی از این نظامهای پرداخت است که در سال ۱۳۸۶ به تصویب مجلس رسید. این قانون در کلیه دستگاههای اجرایی کشور (تعریف دستگاههای اجرایی در فصل اول قانون آمده است) لازم الاجرا است. به این قانون در مقالههایی جداگانه خواهیم پرداخت. این قانون شامل چند فصل است که در هر یک به استخدام، ارتقاء شغلی و … پرداخته شده و در فصل دهم نحوه محاسبه حقوق و مزایای پرسنل ذکر شده است. براساس ماده ۶۴ این قانون، نظام پرداخت حقوق کارمندان دستگاههای اجرایی بر اساس ارزشیابی عوامل شغل و شاغل و سایر ویژگی های مذکور خواهد بود. امتیاز حاصل از نتایج ارزشیابی عوامل مذکور در فصل دهم ضرب در ضریب ریالی مبنای تعیین حقوق و مزایای کارمندان قرار می گیرد. بنابراین سه مولفه ضریب ریالی، امتیاز شغل و امتیاز شاغل نقش پررنگی در محاسبه حقوق و مزایای مندرج در حکم کارگزینی پرسنل دارند. ضریب ریالی هر سال با توجه به شاخص هزینه زندگی در لایحه بودجه هر سال پیشبینی شده و در نهایت توسط مجلس شورای اسلامی تصویب میشود. به عنوان مثال ضریب ریالی در سال ۹۳، مقدار ۱۲۰۷ تعیین شده است در حالی که این ضریب در سال ۹۲ عدد ۱۰۰۶ تعیین شده بود.
امتیاز شغل از مجموع مولفههایی که به شغل فرد مربوط است محاسبه میشود. به عنوان مثال فوقالعاده سختی کار یکی از این مولفههاست. امتیاز شاغل نیز از مجموع امتیاز عواملی که به خود فرد مربوط است تشکیل شده است مانند امتیاز تحصیلی یا امتیاز ایثارگری.
«طرح طبقهبندی مشاغل» نیز یکی دیگر از نظام های پرداخت است که از دل قانون کار برآمده است. در این نظام، شغلها بر اساس نوع وظایف و سطح مسئولیتها و شرایط احراز گروهبندی و طبقهبندی میشوند. پیادهسازی طرح طبقهبندی مشاغل در شرکت ها کار سادهای نیست و شرکتهای متعددی در زمینه انجام خدمات مشاوره و پیاده سازی طرح در شرکتها فعالیت میکنند. طبق قانون، شرکتهایی که حداقل پنجاه نفر پرسنل دارند موظف به پیادهسازی این طرح هستند.
شرکتهای خصوصی دیگری که طرح طبقهبندی مشاغل در آنها اجرا نمیشود، مقررات خاص خود را دارند و در ابتدای استخدام، در مورد حقوق پرسنل با هر یک به توافق و تفاهم میرسند. به هر حال، میزان حقوق پرداختی به پرسنل طبق قانون کار نمیتواند از حداقل حقوق تعیین شده سال کمتر باشد. به عنوان مثال در سال ۹۳ هیچ کارفرمایی نباید به کارمند تمام وقت خود کمتر از ۶۰۹ هزار تومان پرداخت کند. همچنین کارگرانی که به صورت ساعتی به کار گرفته میشوند، به ازای هر ساعت کار حداقل مبلغ ۳۴۵۹ تومان باید دریافت کنند. طبق قانون هر فرد مشمول قانون کار در هفته ۴۴ ساعت و بنابراین در ماه ۱۷۶ ساعت باید کار کند و میزان کار بیشتر از این مقدار تحت عنوان اضافه کاری محاسبه خواهد شد. بنابراین با دانستن حداقل حقوق یک ساعت کار، می توان حداقل حقوق یک ماه را محاسبه نمود.
نظامهای پرداخت دیگری نیز وجود دارند که ما آنها را نظامهای امتیازی مینامیم و به طور کامل مشابه نظامهای گفته شده نیستند ولی به هرحال با تعیین مجموعهای از امتیازها، نحوه محاسبه حقوق و مزایای فرد را بیان میکنند. بدیهی ست که قوانین این دسته از نظامهای پرداخت مغایر با قوانین کشور و به ویژه قانون کار نیست. برخی از مجموعههای دولتی (به عنوان مثال زیرمجموعههای وزارت نیرو) در سالهای گذشته نظامهای پرداختی مختص خود را داشتند و در سالهای اخیر طبق قانون، نظام مدیریت خدمات کشوری را جایگزین آن نمودهاند.
محاسبات جبران خدمات بواسطه تاثیرگذاری متغیرهای مختلف با پیچیدگی های زیادی همراه است. تناسب با کارکرد، مقطع زمانی استخدام، معوقه های پرداخت و تعدیلات، نمونه ای از این متغیرهاست که منجر به پیچیدگی محاسبات می شوند که استفاده از نرم افزار را اجتناب ناپذیر می کنند. راهکار سرمایه انسانی و نرم افزار حقوق و دستمزد همکاران سیستم، نمونه هایی از این نرم افزارهاست که در این لینک معرفی شده اند.
منبع : وبلاگ یار
در مورد نرم افزار بایگانی و آرشیو
نرم افزار بایگانی و آرشیو
همه سازمان ها برای نگهداری و آرشیو اسناد و نامه ها، مکتوبات و مدارک خود نیاز به آرشیو و بایگانی مدارک دارند. کلیه مدارکی که در دبیرخانه سازمان ثبت و ضبط می شود، در صورت نیاز به حفظ و نگهداری، باید در آرشیو سازمان ذخیره شوند. به علت این که ذخیره اطلاعات در قالب کاغذی نیاز به فضا و صرف هزینه دارد، بیشتر سازمان ها به دنبال آن هستند که مدارک خود را در نرم افزارها و سیستم هایی ثبت و ذخیره کنند. این نرم افزار ها وظیفه ثبت و آرشیو اسناد و بایگانی مدارک، مستندات و مکاتبات سازمان را بر عهده دارند.
نامه ها و مدارک سازمان پس از ثبت در دبیرخانه، معمولا در آرشیو سازمان ذخیره، حفظ و نگهداری می شوند. این مدارک بسته به اهمیت شان باید در بستری ذخیره شوند تا در صورت نیاز در آینده بتوان آنها را بازیابی کرد. از آن جایی که ذخیره و بازیابی اطلاعات از طریق مدارک، نامه ها و سندهای کاغذی مشکل است و هزینه های بسیاری را به سازمان تحمیل می کند، استفاده از نرم افزار در این رابطه کارساز است.
نرم افزار بایگانی، امکان ذخیره و ثبت و ضبط کلیه نامه ها، مکاتبات و سند هایی که پس از گردش در اتوماسیون اداری، در دبیرخانه ثبت شده اند را فراهم می کند. از طریق این نرم افزار ها بازیابی سریع مدارک و نامه ها امکان پذیر می شود. ضمن آنکه جستجوی این نامه ها، مکاتبات و سند ها از طریق نرم افزار بایگانی نیز تسهیل می شود.
از سوی دیگر امکان گرفتن گزارش های مختلف از این نامه ها، مدارک و اسناد ثبت و ضبط شده نیز فراهم می شود. سازمان در صورت نیاز به سرعت می تواند به این مدارک و نامه ها دسترسی داشته باشد.
بدین ترتیب امکان دسترسی افرادی که سطح دسترسی شان به مدارک موجود در آرشیو، تایید شده باشد فراهم می شود. واحد ها و افرادی که نیاز به این مدارک یا نامه ها دارند در اسرع وقت می توانند آنها را بازیابی و در اختیار داشته باشند. از سوی دیگر، نیازی به فضای جداگانه و هزینه های گزاف برای ذخیره مدارک کاغذی و نگه داری و حفظ آن ها وجود نخواهد داشت که خود باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود.
افراد و واحد های مختلف سازمان در صورت نیاز بدون مراجعه به واحد خاصی در هر زمان و مکانی که نیاز به این مدارک یا نامه ها داشته باشند می توانند به آنها دسترسی داشته باشند.
بهترین سیستم آرشیو یکی از نرم افزار های مهم در سیستم است که امکان بهره مندی کاربران از امکانات یک نرم افزار آرشیو را تا سطح مطلوبی فراهم کرده است. این سیستم جزو دسته نرم افزارهای اسناد و مکاتبات است. سیستم آرشیو و ذخیره اطلاعات و مستندات، در ارتباط تنگاتنگ با واحد های اتوماسیون اداری و دبیرخانه است. مدارک پس از گردش در سازمان از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه به این نرم افزار فرستاده شوند.
با نرم افزار بایگانی تحت وب بیشتر آشنا می شویم.
بهترین سیستم آرشیو و بایگانی
بهترین سیستم آرشیو آنلاین و بایگانی، از زیر مجموعه های سیستم نرم افزاری است. این نرم افزار، مدارک، اسناد و نامه هایی که از گردش اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه گذشته اند، را ذخیره سازی می کند. حفظ و نگهداری و بایگانی بسیاری از مستندات سازمانی اعم از نامه ها، سند ها، یا مکاتبات برای سازمان بسیار ضروری است.
بنابراین داشتن نرم افزار بایگانی تحت وب که بتواند امکان ذخیره و بازیابی این مستندات و اطلاعات را فراهم کند کمک بزرگی به سازمان خواهد کرد. بهترین سیستم آرشیو و بایگانی نیز با همین هدف طراحی شده است. تا بتواند به سازمان ها کمک کند در حفظ مستندات، سند ها و مدارک مورد نیاز خود با اطمینان خاطر از امنیت آنها دقیق و سریع عمل کنند.
این مستندات، و اطلاعات می تواند در قالب های مختلفی ثبت و ضبط شده باشد. فارغ از این که در چه قالبی اعم از فیلم، عکس یا سند های متنی باشد، می تواند در نرم افزار بایگانی و آرشیو ذخیره و در وقت نیاز بازیابی شود.
سیستم های مرتبط با بهترین نرم افزار بایگانی
مدارک و اسناد پس از گردش در اتوماسیون اداری و ثبت در دبیرخانه، به آرشیو ارجاع داده می شوند. همچنین مدارک در نرم افزار اتوماسیون اداری، بین سایر ماژول ها و واحد های سازمانی در گردش بوده است. بنابراین می توان گفت هر ماژول یا سیستمی مانند اتوماسیون اداری یا دبیرخانه که با گردش اطلاعات، مدارک و مستندات در ارتباط است می تواند با بهترین ماژول آرشیو نیز ارتباط داشته باشد.
ارتباط نرم افزارهای اتوماسیون اداری و دبیرخانه، با این نرم افزار باعث می شود کلیه امور مربوط به گردش مکاتبات، اسناد و مدارک سازمان با سرعت انجام شود. بدین ترتیب کیفیت انجام امور با همکاری با ماژول های اتوماسیون اداری و دبیرخانه افزایش یابد.
از سوی دیگر کلیه ماژول ها در صورت نیاز می توانند به آرشیو دسترسی داشته باشند. به عنوان نمونه، ماژول قرارداد می تواند در صورت نیاز به قراردادهای آرشیو شده دسترسی و از آن استفاده کنند.
همچنین کلیه ماژول ها، مدارک و اسنادی که لازم است در سازمان حفظ و نگهداری شوند را می توانند پس از گردش در اتوماسیون اداری و دبیرخانه، به این نرم افزار ارسال کنند. بدین ترتیب سازمان می تواند اطمینان داشته باشد کلیه مستندات و مدارک مهم بخش ها و واحد های مختلف سازمانی در بستر یکپارچه ای ثبت، ذخیره و نگهداری می شود.
منبع مطلب: وبلاگ یار
https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%aa%d9%88%d8%b3%d8%b9%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%db%8c/%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af-%d9%88-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa/%d8%a2%d8%b1%d8%b4%db%8c%d9%88/
درمورد نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
این روزها بیشتر سازمان ها و اداره ها سعی می کنند فرایند ها و امور اداری را با سرعت بیشتری انجام دهند. همچنین بیشتر سازمان ها به به سمت حذف گردش کاغذی مکاتبه های اداری رفته اند تا هم بتوانند در هزینه های خود صرفه جویی کنند و هم بتوانند امور اداری را بهتر و مطلوب تر مدیریت کنند.
از این رو بسیاری از ادارات و سازمان ها به استفاده از سامانه مکاتبات روی آورده اند. اتوماسیون اداری تحت وب، سامانه ای الکترونیکی است که برای انجام امور اداری بدون استفاده از کاغذ به کار می رود. این سیستم، می تواند امکان دسترسی به اطلاعات یکپارچه را برای بخش های مختلف سازمان فراهم کند.
مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
با بهره گیری از نرم افزار اتوماسیون آنلاین می توان مکاتبه های اداری را سریع تر انجام و پیگیری کرد. همچنین از امنیت داده ها و اطلاعات اداری سازمان نیز اطمینان حاصل کرد.
همچنین امکان انجام و بررسی و پیگیری مکاتبه ها و نامه های اداری به وسیله نرم افزار اتوماسیون های اداری در هر زمان و مکانی وجود دارد. به گونه ای که می توان بدون آنکه نیاز به حضور در سازمان باشد به کارتابل ها دسترسی داشت.
این مورد می تواند برای مدیرانی که ممکن است به دلیل مشغله های شغلی نتوانند همواره در دفتر خود حضور داشته باشند مزیت خوبی است.
از سوی دیگر یکپارچگی اطلاعات و تسهیل در امور اداری باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان شده و از حجم کاری کارکنان می کاهد. یکی دیگر از مزیت های استفاده از سیستم و سامانه مکاتبات، حذف فعالیت ها و روند های تکراری و اضافی است.
همچنین نکته مهم حذف کاغذ از روندهای اداری است که هم به کاهش هزینه های سازمان کمک می کند و هم عنصر مهمی در مراقبت های زیست محیطی محسوب می شود.
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می توان مکاتبه ها و نامه های اداری را به صورت الکترونیکی انجام داد. این خدمات می تواند هم برای کارکنان سازمان و هم برای ارباب رجوع مورد استفاده قرار گیرد. امکان استفاده یکپارچه از سایر سیستم های اداری و نرم افزار حسابداری، نیز با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری امکان پذیر است.
همچنین با استفاده از این نرم افزارها می توان امکان دریافت و ارجاع نامه های اداری در زمانی که امکان حضور کارکنان در اداره و محل کار خود وجود ندارد فراهم کرد. این مساله نقش بسزایی در تسریع امور و تسهیل فرایندهای اداری خواهد داشت. که در نهایت می تواند منجر به رضایت خاطر بیشتر مشتریان سازمان شود.
این سامانه ها امروزه در بخش های اداری و سازمانی بسیار مورد کاربرد و استفاده قرار گرفته اند. کاربری این نرم افزارها از مدیران ارشد سازمان ها گرفته تا کارکنان بخش های مختلف سازمان گسترش یافته است. همچنین امکان استفاده مشتریان نیز در بخش های مرتبط با آنها فراهم است.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری یکی از این سامانه هاست که با طراحی مناسب به دنبال ساده سازی فرایندها و امور اداری است. این سامانه به دنبال آن است که امور اداری و مسائل مرتبط با مکاتبات و نامه های اداری را برای سازمان ها تسهیل بخشیده و به این امور سرعت بخشد.
جهت مشاهده ادامه مطلب به وبلاگ یار مراجعه کنید.