آنچه باید در مورد خودکارسازی اداری یا اتوماسیون اداری بدانید
اتوماسیون اداری چیست؟
تعاریف متعددی از سیستمهای اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:
اتوماسیون اداری یا Office Automation عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمار ها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد.
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمعآوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیامهای الکترونیک و سایر فرمهای ارتباطات اداری را بین افراد، گروههای کاری و سازمانها بر عهده دارد. بخشهایی از این سیستمها عموما شامل نرمافزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
در ویکی پدیای انگلیسی در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار میگیرند. ذخیره سازی دادههای خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیتهای اصلی یک نرم افزار اتوماسیون اداری را تشکیل میدهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویههای جاری سازمانها کمک میکند.
عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزارها و روشهایی که برای فعالیتهای دفتری به کار برده میشود اطلاق میشود که امکان پردازش دادههای نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکانپذیر میسازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیتهای سازمان از جمله مدیریت دادههای اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است. امروزه سیستمهای اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشتههای دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل دادههای عددی، برنامهریزی جلسات و مدیریت برنامههای کاری را نیز پوشش میدهند.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان اتوماسیون اداری یاد میشود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شمارهدهی مکاتبات شامل انواع نامههای اداری به کار میرفت. امروزه سیستمهای نرمافزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرمها، نامهها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمانهایی مانند سازمانهای دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب میشود.
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه به ویژه سیستم اتوماسیون اداری سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.
وظایف و کاربردهای اتوماسیون اداری یا خودکارسازی اداری
بهطورکلی اتوماسیون اداری ۳ وظیفهی عمده برعهده دارد: ذخیرهی اطلاعات، تبادل دادهها و مدیریت دادهها، که در هریک از این حیطهها از نرمافزارها و سختافزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده میشود.
ذخیرهی اطلاعات
اولین حیطهی کاری اتوماسیون اداری به ذخیرهی اطلاعات بازمیگردد. ذخیرهی اطلاعات معمولا مربوط به اموری چون ثبت فُرمها و مستندات گوناگون اداری است. کاربرد دادهها شامل دریافت و ویرایش فایلها، تصاویر یا دادههای صفحهگسترده است. بستههای نرمافزاری تحت دسکتاپ و پردازش متن، دادههای متنی و گرافیکی خام را بررسی و پردازش میکنند و نرمافزارهای صفحهگسترده نیز کار با دادههای عددی را سادهتر میکنند. برنامههای تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن میسازند.
نرمافزارها و برنامههای پردازش متن امور مرتبط با متون و نوشتار را سادهتر میکنند. این نرمافزارها رایجترین و سادهترین ابزار از ابزارهای اتوماسیون اداری هستند و امکان دخلوتصرف در دادههایی که معمولا از طریق صفحهکلید به سیستم وارد میشود را برعهده دارند و خدمات بینظیری در زمینهی نوع تایپ، ویرایش و چاپ مدارک و مستندات ارائه میدهند.
یکی از امکانات بسیار عالی این نرمافزارها الگوهایی است که امکان انتخاب اندازه، فونت، سبک پاراگرافنویسی، پاورقیها، عنوانگذاری و … را در اختیار کاربر میگذارد. پس در هر بار استفادهی مجدد از یک فایل تایپشده لزومی به تنظیم دوبارهی موارد ذکرشده نیست. با وجود نرمافزارهای جدید نشر رومیزی، بهسادگی میتوان نوشته را با عکسها، تصاویر، نمودارها، جلوههای گرافیکی و … ترکیب کرد.
نرمافزارهای پردازش تصاویر و سیستمها از دیگر مظاهر اتوماسیون اداری جدید هستند. نمونهای از این اطلاعات تصویری شامل اطلاعات بصری، عکسها و سایر اطلاعات گرافیکی مانند نمودارها و جدولهاست. این تصاویر به فایلهای دیجیتالی تبدیل میشوند و شیوهی ویرایش آنها با فایلهای متنی متفاوت است. در نرمافزارهای پردازش دادهها و نشر رومیزی به هر واژه یا نویسهای (کاراکتر) جداگانه نگاه میشود اما در سیستم پردازش تصویر، تمام تصویر بهعنوان یک واحد کلی مورد پردازش و بررسی قرار میگیرد.
یکی از کاربردهای گستردهی برنامههای پردازش تصاویر در ارائهها و سخنرانیهای اداری و شرکتهاست. به کمک نرمافزارهای چندرسانهای میتوان از ترکیب ابزارهای ارائه مانند تصویر، ویدئو، متن و … استفاده کرد. برنامههای صفحهگسترده نیز به شما اجازه دستکاری و دخلوتصرف در دادههای عددی را میدهند. از نمونههای اولیه این نرمافزارها میتوان به «ویسیکالک»(Visicalc) و «لوتوس۱۲۳» اشاره کرد. این نرمافزارها فعالیتهای رایج اداری در زمینهی ثبت و پیگیری امور را بهخوبی برعهده میگرفتند.
یکی از ویژهترین کاربردهایی که نرمافزارهای صفحهگسترده در اختیار کاربران میگذارند، امکان استفاده متغیرها در حالت پیشفاکتور است. پیشفاکتور کردن دادهها باعث میشود کاربر توانایی تغییر متغیرها و اعمال محاسبات مجدد مبتنی بر متغیرهای جدید را بهدست بیاورد. بسیاری از کسبوکارها از نرمافزارهای صفحهگسترده برای مدیریت امور مالی، طرحهای مالی و حسابداری کمک میگیرند.
تبادل دادهها
تبادل دادهها نیز بهاندازهی مؤلفهی دیگر اتوماسیون اداری یعنی ذخیرهسازی دادهها حائز اهمیت است. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر میکند. پُست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونههایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی هستند. سیستمهایی که اجازهی انتقال بههنگام یا فوری اطلاعات را میدهند (مثلا امکان برقراری مکالمات آنلاین ویدئویی و…) در دستهی سیستمهای بهاشتراکگذاری الکترونیکی قرار میگیرند.
این سیستمها نمایانگر طبیعت مشارکتی سیستمهای اتوماسیون اداری هستند. سیستمهای اداریای که توانایی بهاشتراکگذاری اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم میکنند، با عنوان گروهافزار نیز شناخته میشوند. یکی از انواع گروهافزارها، سیستمی برای برگزاری جلسات گروهی الکترونیکی است. این سیستم به افراد در نقاط مختلف جغرافیایی امکان برقراری تماس بههنگام و همزمان را میدهد.
شرکتکنندگان در این جلسات میتوانند تنها بهاندازهی یک اتاق در اداره از هم دور باشند یا کیلومترها فاصله داشته باشند. سیستمهای الکترونیکی از راه دور، معمولا از یک خط تلفن برای انتقال داده استفاده میکنند، درحالیکه ردوبدل کردن متداوم اطلاعات معمولا به یک شبکهی محلی رایانهای (بدون خطوط تلفنی خارجی) نیاز دارد.
اثربخشی کاربردی این سیستمهای اشتراکگذاری اطلاعات عنصری بوده است در جهت رشد مخابرات بهعنوان گزینهای در دسترس کاربران. به کمک این سیستمها افراد میتوانند از خانه ارتباط خود را با اداره حفظ و پیگیری کنند. سیستمها و نرمافزارهای انتقال الکترونیکی امکان انتقال اطلاعات از اداره را مقدور میسازند. پست الکترونیکی از ذخیره و حافظهی مبتنی بر رایانه و مجموعهای از پروتکلهای ارتباطات شبکهای متداول از کاربری به کاربر دیگر استفاده میکند.
بیشتر این سیستمها به کاربران اجازه میدهند تا پیام الکترونیکی خود را به بیش از یک گیرنده بفرستند. هرچند این روش در ظاهر شبیه استفاده از کاربن برای تکثیر نامهها برای بیش از یک گیرنده است اما در واقع امنیت، خودکار بودن و امکان مدیریت آن با وجود گزینههایی چون ساخت پروندههای الکترونیک یا یادداشتها، میان این نمونه و همتای قدیمیاش تمایز ایجاد میکند.
پست صوتی نیز کاربردهای مشابهی ایجاد میکند که البته دستیابی به آن از طریق تلفن مقدور است و نه رایانه. سایر ماشینها و ابزراهای سنتی نیز در حال گسترش ظرفیتهای خود برای تبادل دادهها هستند. برای مثال دستگاههای تکثیر دیجیتالی کاربردهای چندگانهای یافتهاند. (تکثیر، چاپ، ارسال دورنما و عکسبرداری) و سایر ابزارهای بیسیم نیز امکان انتقال یا دسترسی به اطلاعات را فورا و از هر نقطهای ممکن میسازند. فقط کافی است تلفن همراه هوشمند و خطوط اینترنتی را در اختیار داشته باشید.
مدیریت دادهها
سیستمهای اتوماسیون اداری، اغلب برای پیگیری دادههای کوتاهمدت و بلندمدت استفاده میشوند، مثلا برای: طرحهای مالی، برنامههای تخصیص نیروی کار، هزینههای بازاریابی، خرید داراییها و سایر ابعاد کسبوکار. مدیریت وظیفه یا سیستمهای برنامهریزی، پروژهها و فعالیتهای مختلفی را در اداره نظارت و کنترل میکنند و این کار را از طریق برنامههای زمانی، معادلات منابع و زمانبندی الکترونیکی پیش میبرند.
منبع: وبلاگ یار
آموزش نوشتن رزومه کارمند اداری به همراه نمونه رزومه کاری
یکی از مهم ترین نکات در رزومه نویسی اجتناب از نوشتن رزومه عمومی است. در مقالات گذشته نیز بارها به این نکته اشاره شد که از نوشتن یک رزومه کلی برای شرکت ها بپرهیزید و رزومه خود را برای هر فرصت شغلی، سفارشی سازی کنید.
در این مقاله نیز می خواهیم با یکدیگر یک رزومه ی کاملا سفارشی شده و هدفمند بسازیم که برای شغل های دفتری و اداری مثل منشی، مسئول دفتر و کارمند اداری قابل استفاده است.
نحوه ساخت نمونه رزومه سفارشی شده
1. نوشتن اطلاعات پایه در رزومه
بخش اول رزومه کاری از عکس و عنوان رزومه و اطلاعات پایه تشکیل می شود. عنوان رزومه یعنی شغلی که می خواهید برای آن فرم رزومه ارسال کنید. پس در این بخش از عناوینی مشابه کادر بالایی استفاده کنید و از نوشتن عبارات کادر دوم در بخش عنوان رزومه پرهیز کنید.
عنوان رزومه درست
کارمند
کارمند اداری
مسئول دفتر
منشی
✘ عنوان رزومه نادرست
رزومه
رزومه کاری
رزومه شخصی
رزومه شغلی
کاری
درباره اطلاعات تماس باید به این نکته توجه داشته باشید که مدیر شرکت به راحتی بتواند با شما ارتباط برقرار کند و شما را برای حضور در جلسه مصاحبه کاری دعوت کند. پس حتما آدرس شبکه های اجتماعی و همین شماره تماس و آدرس ایمیل خود را در رزومه کاری خود قرار دهید. نکته ی دیگر استفاده از یک آدرس ایمیل حرفه ای است. از نوشتن ایمیل های عجیب و غریب در رزومه تان پرهیز کنید. در قسمت پایین می توانید لیستی از نمونه ایمیل های مناسب و نامناسب را مشاهده کنید.
✘ آدرس ایمیل نادرست
joojoo021@gmail.com
gamer1380@yahoo.com
ironman1380@gmail.com
it.dist@gmail.com
M2.live@yahoo.com
آدرس ایمیل درست
Hamid.Akbari@gmail.com
H.Akbari@gmail.com
HamidAkbari@gmail.com
Akbari.Hamid@gmail.com
Akbari.Hamid.1369@gmail.com
2. نمونه توصیف خلاصه رزومه
بخش دوم رزومه قسمت توصیف خلاصه یا همان درباره من است. بخش توصیف خلاصه اولین قسمتی است که نظر خواننده رزومه را به خود جلب می کند، پس در نوشتن این بخش دقت کنید تا او را از خواندن ادامه نمونه رزومه باز ندارد. برای نوشتن این بخش از رزومه برای شما چند نمونه توصیف خلاصه رزومه قرار می دهیم.
✘ توصیف خلاصه نادرست
متولد پاییزم؛ متاهل دارای یک فرزند دختر به اسم ندا
رزومه کاری شما خلاصه ای از زندگی شغلی شما است. پس لزومی ندارد از زندگی شخصی خود چیزی در نمونه رزومه کاری خود بنویسید. در این قسمت باید به طور خلاصه بگویید که چه کارهای مهمی را با چه ابزار هایی می توانید انجام دهید.
✘ توصیف خلاصه نادرست
کادان نرم افزار – کارشناس روابط عمومی – فعالیت در زمینه های روزنامه نگاری – گرافیست – شبکه و it دارای 10 سال خدمت در بیمارستان- خرید و فروش اینترنتی کالا – تجارت الکترونیک – خواهن شغل ثانویه و پاره وقت.
این متن غلط املایی دارد. به هیچ وجه غلط های املایی را کوچک نشمارید و حتماً نمونه رزومه خود را قبل از ارسال بازخوانی کنید. در ضمن خواننده ی فایل رزومه متوجه نمی شود که شما دقیقاً در چه کاری تخصص دارید و در شرکت جدید چه کاری را می توانید انجام دهید. اگر می خواهید در زمینه اداری مشغول به کار شوید، در تمامی بخش های رزومه باید این مسئله مشهود باشد و بخش توصیف خلاصه نیز باید مرتبط با این مسئله باشد.
✘ توصیف خلاصه نادرست
فارغ التحصیل رشته کامپیوتر ، فعال و پویا و علاقمند به پیشرفت و یادگیری
تلاشگر،با احساس مسئولیت بالا ، روحیه کار تیمی، و همراه علاقمند به یادگیری
گرافیست بااستعداد و علاقه مند به یادگیری و پیشرفت در زمینه طراحی
تقریباً 90 درصد رزومه ها پر از این جملات هستند. استعداد بالا، روحیه تیمی بالا، علاقمند به پیشرفت و یادگیری، اینها جملاتی تکراری هستند که فقط رزومه را پر می کنند و هیچ ارزش دیگری برای مدیری که رزومه شما را می خواند، ندارد.
اما توصیف خلاصه رزومه یک کارمند اداری چطور باید نوشته شود؟
شاید باور کردنی نباشد ولی برای همین یک بخش از رزومه مقالات بسیار زیادی نوشته شده است و دلیلش هم اهمیت این بخش از رزومه است. اگر کمی برای نوشتن این قسمت از رزومه کاری خود وقت بگذارید، به راحتی می توانید از رقبای خود جلو بزنید و شانس دعوت شدن به مصاحبه کاری را بالا ببرید. درباره نحوه نوشتن توصیف خلاصه رزومه کاری چند مقاله در سایت رزومه ساز رایگان نوشته شده است. اما اگر وقت کافی برای مطالعه این مقالات ندارید می توانید از الگوهای زیر برای نوشتن یک توصیف خلاصه مناسب استفاده کنید.
توصیف خلاصه درست
کارمند اداری با 11 سال سابقه کاری و توانایی در مدیریت کار آنلاین و برنامه ریزی برای انجام همزمان کارهای متفاوت و توانمند در طراحی و تهیه سریع انواع فرم ها و نامه های اداری
3. سوابق تحصیلی در رزومه کاری
در بخش سوابق تحصیلی نیز از بالاترین مدرک باید شروع به نوشتن کنیم. مثلاً اگر مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد دارید، ابتدا مقطع کارشناسی ارشد و بعد از آن مدرک کارشناسی را بنویسید. در ضمن اگر مدرک دانشگاهی دارید دیگر مدرک دیپلم را در رزومه ننویسید.
4. مهارت ها در رزومه کاری
در بخش مهارت ها نیز تنها مهارت های مرتبط را باید نوشت. در بخش زیر لیستی از مهارت های نرم و سخت که مرتبط با شغل کارمند اداری و مسئول دفتر است را برای شما آورده ایم.
– طراحی فرم های اداری
– کار با اتوماسیون های اداری
– تایپ 10 انگشتی
– روابط عمومی
– دقت و توجه به جزئیات
– امور اداری، دفتری و بایگانی
– مدیریت زمان
– فن بیان
– تهیه نامه های اداری
– خوشنویسی
– گزارش نویس اداری
منبع: وبلاگ یار
آیا شما روتین های روزانه دارید؟
وقتی از نظم در کار و زندگی صحبت میشود دو اصطلاح را زیاد میشنویم و به کار میبریم: رویه / عادت.
رویه یا روال معادل واژهی Routine است و عادت هم همان چیزی که در زبان انگلیسی به عنوان Habit میشنویم و به کار میبریم.
اگر چه در کاربردهای عادی و گفتگوهای روزمره، ممکن است این دو کلمه را به جای یکدیگر به کار ببریم، اما وقتی بحث مدیریت زمان و نظم شخصی مطرح میشود، بهتر است این دو مفهوم را تا حد امکان جدا کنیم و به تفاوت ظریفی که بین آنها وجود دارد توجه داشته باشیم.
ما معمولاً واژههای روتین (روال / رویه) و عادت را به جای یکدیگر به کار میبریم.
عادتها با رویهها (روتینها) چه تفاوتی دارند؟
عادتها کارهایی هستند که ما آنها را نسبتاً زیاد انجام میدهیم.
ممکن است این کارها را در فواصل زمانی کاملاً مشخص یا به صورت پراکنده انجام دهیم.
معمولاً عادتها به تدریج چنان برای ما عادی میشوند که دیگر به آنها توجه نمیکنیم. مگر اینکه آگاهانه در مورد آنها فکر کنیم یا کسی با ما در موردش صحبت کند.
موارد زیر نمونههایی از عادت محسوب میشوند:
– عادت به مطالعه
– عادت به رانندگی در شهر وقتی عصبی هستیم (برای تخلیه احساسی)
– عادت به ورزش
– عادت به دیر بیدار شدن از خواب
– عادت به تلویزیون دیدن
– عادت به تلویزیون ندیدن
– عادت به سحرخیزی
حالا که درباره عادت صحبت کردیم، میتوانیم مفهوم روتین یا رویه را بهتر درک کنیم:
بنابراین میتوانیم بگوییم: عادت از جنس تکرار است؛ اما روتین از جنس ترتیب است.
البته احتمالاً برای شما واضح است که روتینها و عادتها روی یکدیگر تاثیر میگذارند و حتی گاهی شاید نتوان دقیقاً یک مرز بسیار صلب و محکم بین آنها ترسیم کرد.
اما این نکته از اهمیت توجه به روتینها نمیکاهد.
اجازه بدهید چند روتین (رویه) را با هم مرور کنیم:
– همیشه قبل از مطالعه، موبایل را سایلنت میکنم از دید خودم دور میکنم. به همسرم هم میگویم که میخواهم نیم ساعت با تمرکز مطالعه کنم. قبل از باز کردن کتاب، یک کاغذ و خودکار کنار دستم میگذارم. وقتی مطالعه تمام میشود خلاصهی آنچه را برایم جذاب بوده در حد چند جمله یادداشت میکنم.
– وقتی از خواب بیدار میشوم، پردهها را کنار میزنم و دوباره دراز میکشم. معمولاً پنج تا ده دقیقه به کارهای آن روز فکر میکنم. بعد از آن، موبایل را برمیدارم و همانطور که دراز کشیدهام تلگرام را چک میکنم. سپس از جایم بلند میشوم و برای یک پیادهروی کوتاه بیرون میروم.
– ما وقتی به شرکت میرسیم، حدود یک ربع وقت داریم که ایمیلها و پیامهای فوری را چک کنیم. سپس همه به سالن اجتماعات شرکت میرویم و یک جلسهی ایستادهی پانزده دقیقهای با مدیرمان برگزار میکنیم. هیچکس حق ندارد بنشیند تا جلسه طول نکشد.
همانطور که در مثالها میبینید، هر فعالیتی میتواند روتینهای خود را داشته باشد. بسیاری از ما – حتی بدون اینکه این نام را بهکار ببریم – روتین های روزانه بسیاری داریم:
– کارهایی که قبل از خواب انجام میدهیم.
– کارهایی که پس از بیداری انجام میدهیم.
– کارهایی که بلافاصله پس از ورود به محل کار انجام میدهیم.
– فعالیتهایی که قبل از خروج از محل کار انجام میدهیم.
– کارهایی که برای نوشتن یک پست در وبلاگ خود انجام میدهیم.
– حتی اگر دقت کنید هر یک از ما برای سر زدن به تلگرام یا اینستاگرام هم روتینهای خودمان را داریم. اینکه اول چه چیزی را چک میکنیم و بعد چه کار میکنیم و در نهایت قبل از خروج از اپلیکیشن چه کاری انجام میدهیم.
برای حفظ روتین و داشتن یک برنامه درست استفاده از نرم افزارهایی مانند نرم افزار مدیریت کار آنلاین، تقویم آنلاین و… می تواند کمک کننده باشد.
روتینها در مقایسه با عادتها آگاهانهتر هستند و اگر از ما درباره آنها بپرسند، میتوانیم سادهتر آنها را به خاطر بیاوریم و بیان کنیم.
اگر اهل تعریف روتین در زندگی خود باشید، قاعدتاً ارزش و اهمیت آن را تجربه کردهاید.
اما کسانی که به روتینها چندان توجهی ندارند، معمولاً حس میکنند که این شکل از تعریف روتین، میتواند زندگی را مکانیکی کند.
ماریا پوپوا نویسندهی وبلاگ مطرح Brain Pickings (که خود نمونهی نظم شخصی و تعهد و پیوستگی کاری است) در اینباره جملهی زیبایی دارد.
او میگوید: [بر خلاف آنچه فکر میکنیم] شگفتیهای زندگی برای کسانی پدیدار میشود که روتینها و عادتهای مشخص دارند.
این حرف البته از جنس استدلال نیست. اما به نکتهی مهمی اشاره دارد: روتین داشتن بیش از اینکه زندگی ما را مکانیکی کند، ظرفیتها و فرصتها و موفقیتهای ما را افزایش میدهد و میتواند ما را از یک سرنوشت مکانیکی و جبری رهایی بخشد.
منبع:
بایگانی چیست و چه اهمیتی دارد؟
بایگانی اطلاعات نوعی “کاغذ بازی” ( اصطلاح مخصوص یک صنف ) است که بسیاری از کارمندان در محیط کار با آن روبرو هستند. وقتی بحث بایگانی آنلاین پیش می آید، برخی سر تکان می دهند، بعضی دیگر غرولند می کنند و برخی موافقت می کنند، اما واقعا چند نفر آن را درک می کنند و می دانند پیامدهای بیشتری که می تواند در یک تجارت داشته باشد، چیست؟
بایگانی یک فرآیند حیاتی برای مدیریت مدارک است که مشاغل و کارمندان باید با آن آشنا شوند. عواقب عدم درک فرآیندهای بایگانی مشاغل شما می تواند در آینده مشکلات جدی ایجاد کند. بنابراین اجازه دهید مستقیما برویم سر بایگانی…
بایگانی چیست؟
بایگانی فرآیندی است که به موجب آن، اطلاعات غیرفعال، به هر فرمی، برای مدت طولانی به طور ایمن ذخیره می شوند. چنین اطلاعاتی ممکن است در آینده دوباره مورد استفاده قرار گیرد یا نگیرد، اما با این وجود باید تا پایان برنامه نگهداری آن ذخیره شوند.
باید مطمئن شد که داده های غیرفعال بایگانی شده، دوباره فعال می شوند، زیرا عدم امکان دسترسی مجدد به اطلاعات، گاهی اوقات مشاغل را از بایگانی سوابق خود باز می دارد.در صورت لزوم در بایگانی اطلاعات کم یا کوتاه، باید هنوز هم اطلاعات به راحتی در دسترس باشند. در ضمن داده های بایگانی شده می توانند در قالب های مختلف و در دستگاه های مختلف ذخیره شوند.
وقتی کسب و کارها، داده ها را بایگانی می کنند، آنها تمایل دارند که کل مجموعه پرونده ها را بایگانی کنند. کلمه بایگانی به خودی خود حاکی از حفظ چندین رکورد است. بایگانی کردن اطلاعات ممکن است به دلیل احکام قانونی لازم باشد یا به دلیل داشتن اطلاعات حیاتی است که احتمالا در آینده دوباره مورد استفاده قرار می گیرند.
بایگانی داده ها فهرست بندی می شوند و قابلیت جستجو دارند، بنابراین می توان فایلها را یافت و بازیابی کرد. جنبه مهم استراتژی بایگانی داده های یک تجارت، موجودی اطلاعات آن و مشخص کردن داوطلبی برای بایگانی اطلاعات است. بایگانی می تواند به اشکال مختلفی صورت گیرد، برخی از سیستم های ذخیره سازی اطلاعات آنلاین استفاده می کنند که اطلاعات بایگانی شده را روی دیسک قرار می دهند تا به راحتی در دسترس باشند. بایگانی ها غالبا مبتنی بر پرونده هستند اما این روزها بایگانی دیجیتالی در حال افزایش است.
بر اساس تحقیقات بهتر است که مشاغل هر دو حالت بایگانی را داشته باشند تا در صورت آسیب به هر کدام، دیگری برای برگرداندن اطلاعات موجود باشد. بایگانی به صورت آنلاین با نرم افزارهای خاصی انجام می شود که در این نرم افزارها می توانید دسترسی ها را کنترل کنید ( به کسی تنها دسترسی خواندن بدهید و به کسی دیگر دسترسی نوشتن ).
ابزارهای بایگانی شامل محصولاتی هستند که با ویژگی ها و امکانات خاص خود وظیفه نگهداری از مدارک و اسناد کاغذی شما را به عهده دارند. این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه ای (کاور)، فایل آویز و … است. آنها باید از جنس ضد رطوبت، با کیفیت و محکم باشند تا به خوبی از اسناد و مدارک شما نگهداری کنند.
همچنین در حوزه سازمانی می توان از نرم افزار هایی مانند دبیرخانه و فکس آنلاین و… جهت افزایش راندمان کاری استفاده کرد.
اهمیت بایگانی موثر چیست؟
بایگانی کردن برای مدیریت اطلاعات از اهمیت حیاتی برخوردار است و می تواند یک تجارت با کنترل بیشتر روی فرآیندهای اطلاعاتی خود داشته باشد.
با رشد کسب و کار، داده های بیشتری ایجاد می شود – داده هایی که باید بطور دقیق مدیریت و نظارت شوند تا بتوان به درستی از آن استفاده کرد. بایگانی با لیبل (برچسب) روی ابزار بایگانی می تواند از صرف وقت و زحمت زیاد برای پیدا کردن مدرک مورد نیاز جلوگیری کند.
1. جلوگیری از نابودی اطلاعات
اطلاعات اگر بایگانی نشوند، پیدا کردن آنها سخت است و ایمن نیستند که اگر در لپ تاپ یک کارمند ذخیره باشد و برای سایر کاربران غیر قابل دسترسی باشد، بدترین نوع بایگانی است. اطلاعاتی که بایگانی نشده اند، می توانند برای همیشه از بین بروند. احتمال اینکه یک کارمند به طور تصادفی یک پرونده را حذف یا از آن سو استفاده کند، کم است اما این اتفاق می افتد. در بعضی موارد ممکن است متخصصان بازیابی اطلاعات بتوانند اطلاعات پاک شده را بازیابی کنند، اما احتمالا این کار مدتی طول می کشد، هزینه زیادی نیز به همراه خواهد داشت و بندرت 100٪ دقیق است.
بیشتر بخوانید: 10 نکته طلایی برای بایگانی اسناد
این در نهایت تاثیر منفی بر کارکردهای تجاری و بهره وری کارکنان خواهد گذاشت.
2. الزامات قانونی
بایگانی به دلایل قانونی نیز مهم است. بسیاری از مشاغل بطور اتفاقی اسنادی را که باید بطور قانونی نگهداری کنند، گم می کنند.یک سیستم بایگانی موثر، بدون توجه به دانش هر کارمند از نرم افزارهای آرشیو یا شناخت محصولات بایگانی، باعث می شود که برنامه ریزی های مربوط به نگهداری از اسناد و مدارک در شرکت یا سازمان رعایت شود. مقامات محافظت از اطلاعات مجازاتهای شدیدی را بر روی مشاغل اعمال می کنند، بنابراین کارکنان باید آگاه باشند که نادیده گرفتن این سیاست ها ممکن است منجر به جریمه های سنگین یا حتی مجازات زندان در برخی موارد شود.
3. افزایش امنیت
بایگانی کردن اسناد به دلایل امنیتی نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است، به ویژه در زمانی که آسیب به آنها ( مانند پاک شدن از نرم افزارهای بایگانی یا گم شدن برگه ها از لوازم بایگانی ) شایع می شوند.
با بایگانی کردن امن اسناد و مدارک، مشاغل می توانند اطلاعات را پیگیری کرده و از اشخاص ثالث غیرمجاز محافظت کنند. حتی محتاط ترین مشاغل اکنون مورد حمله هکرهای بسیار ماهر قرار گرفته اند که اطلاعات آنها را از سرور یا کامپیوتر آنها برداشته اند. در حال حاضر برخی نرم افزارها با امنیت بالا اسناد شما را به خوبی نگهداری می کنند و اگر آرشیو اسناد کاغذی خود را در یک محل مناسب بایگانی قرار دهید، این احتمال بسیار کم است. بایگانی کردن برای تداوم مشاغل و اطمینان از بالاترین سطح عملکرد در یک بازار رقابتی بسیار مهم است.
بنابراین در کسب و کار خود بایگانی را بسیار جدی بگیرید و آن را به هر دو صورت انجام دهید تا اسناد، مدارک و اطلاعات خود را به هیچ وجه از دست ندهید.
منبع : وبلاگ یار
بازاریابی حضوری چیست و چه مهارت هایی باید داشته باشد ؟
وظایف بازاریاب حضوری چیست؟
یک روز کاری بازاریاب حضوری می تواند به کارهای زیر تقسیم شود :
یافتن مشتری های احتمالی
تحقیقات انجام شده نشان میدهد که وقتی از بازاریاب های حضوری می پرسند بزرگترین دغدغه آنها چیست ؟ پاسخ 42 % آنها پیدا کردن مشتری های احتمالی است. اگر کسی برای صحبت کردن وجود نداشته باشد ، دیگر مهارت های شما در نرم افزار فروش اهمیتی ندارد زیرا هیچ شخصی وجود ندارد که بتوانید توانایی های خود را بروز دهید.
ابزارهایی برای یافتن مشتری های احتمالی
پیدا کردن محدوده فروش
چه تعداد از افرادی که مشتری های احتمالی محصول شما هستند ، در اطراف شما زندگی می کنند یا در منطقه مشخصی صاحب کسب و کار هستند ؟ چقدر به شما نزدیک هستند؟ چه تعدادی از آنها در نزدیکی مشتری های فعلی شما هستند که شما بتوانید خودتان را به آنها معرفی کنید و در صورتی که قرار ملاقات زود تمام شد به شمتری هی فعلی خود نیز سری بزنید؟ اینجاست که پیدا کردن محمدوده فروش و موقعیت یابی مشتریان احتمالی مطرح می شود.
همانطور که پیش تر هم اشاره شد ، اینکه هر روز زمان بسیار زیادی را صرف رانندگی در شهر کنید و از این خیابان به آن خیابان بروید ، میزان کارایی شما را در ملاقات با مشتری های احتمالی کاهش خواهد داد. دانستن اینکه کجا باید بروید ، و به حداقل رساندن درگیری های مسافتی ، بهترین روش برای به حداکثر رساندن زمان و انرژی خود در طول روز است.
شناسایی موقعیت مشتری
موقعیت مکانی همه مشتری های شما کجاست؟ آیا همه آنها در یک نقطه متمرکز هستند یا در سطح شهر پخش هستند؟ آیا آنها با مشتری های احتمالی شما در ارتباط هستند ؟ زمانی که وقت خود را برای این قبیل مسائل سپری می کنید ، یک چیزی بسیار مشخص است. شما متوجه خواهید شد که کسب و کار مدنظرتان که در نزدیکی شما بوده است را تا کنون بازدید نکرده اید. ممکن است متوجه شوید در منطقه ای قرار دارید که بیش از حد تصورتان کسب و کارهای سودآور برای فروش وجود دارد. دانستن و شناسایی ردپای معاملات قبلی ، و نحوه ارتباط آنها به اینکه بهتر است کجا بروید ، یک بخش مهم و اساسی در مدیریت کسب و کار در حال رشد شما است.
اپلیکیشن رخش یک نرم افزار مدیریت بازاریاب حضوری است که تمام این قابلیت ها را دارد . رخش یک اپلیکیشن رهگیری فروش آنلاین بازاریاب ها است به این صورت که شما می توانید آخرین محل بازدید شده را مشاهده کنید . نقاطی که بازدید نشده است و یا شما رفتید و شخص مورد نظر حضور نداشته است را به شما یادآوری می کند. همچنین از دیگر مزایای رخش اپ این است که موقعیت کسب و کارهای مشابه را بر روی نقشه به شما نشان میدهد.
فروش محصولات
آمار نشان میدهد 75% از بازاریاب ها باعث می شوند مشتری های احتمالی احساس کنند که بازاریاب ها آنها را درک نکردند. مطمئنا این اتفاق تاثیر منفی بر احتمال قرارداد بستن شما با آنها دارد. ما می خواهیم کاری کنیم که مشتری های احتمالی نه تنها احساس کنند ما آنها را « درک » می کنیم بلکه بدانند که ما پاسخ تمام سوالات آنها هستیم. چه کارهایی می توان انجام داد تا بخش فروش و عرضه محصولات را به یکی از بهترین بخش های فرایند کار شما تبدیل کرد؟ در این مقاله نکات خوبی در این زمینه وجود دارد.
مطمئن شوید که فروش بعد از توجیه شدن مشتری صورت میگیرد
وقتی شما پاسخی برای تمام سوالات مرتبط مشتری نداشته باشید شکست خود محسوب می شود. این امکان هم وجود دارد که شما بهترین پاسخ برای سوالات مشتری باشید ، یا شما آخرین راهکاری باشید که آنها به دنبالش می گردند . این زمانی تعیین می شود که شما سوالات درستی بپرسید تا مشخص شود که آیا توضیح دادن درمورد محصول یا خدمات برای این فرد ضرورتی دارد یا خیر.
فقط راه کارهایی که برای چالش های مشتری مناسب است را ارائه دهید
دقت کردید چقدر آزار دهنده است زمانی که کسی پیشنهاداتی میدهد که اصلا ربطی به مشکل ما ندارد ؟ اول ببینید مشکل و مسئله مشتری چیست و سپس انقدر بر روی مسئله او تمرکز کنید تا حل شود. سعی کنید از این شاخه به آن شاخه نپرید و موضوع مورد نظر را برطرف کنید.
قانون 60 ثانیه
یک مهارت مهم در آموزش بازاریابی حضوری ، نوع گفتگو با مشتری است . در مکالمه فقط شما گوینده نباشید . برای به حداکثر رساندن شانس خود در بستن معامله ، لازم است یک ارتباط دو طرفه برقرار کنید. هرگز 60 ثانیه به طور مداوم صحبت نکنید. هر از گاهی سوالی بپرسید یا به هر طریقی کاری کنید که توپ در زمین مشتری بیفتد.
اگر احساس کردید مکالمه خوب پیش نمی رود ، مکث کنید
اگر / وقتی احساس کردید در حال ازدست دادن مشتری احتمالی خود هستید ، هیچ اشکالی ندارد که صبر کنید و صحبت خود را قطع کنید . برگردید و ببینید کجا را اشتباه کردید و اشتباه خود را تصحیح کنید و محددا ادامه دهید.
منیع: وبلاگ یار