حسابداری حقوق و دستمزد چیست

همه افرادی که به دنبال کار مناسب هستند در واقع هدف اصلی شان کسب در آمد است. مسئله حقوق و دستمزد، هم برای کسانی که به دنبال کار هستند، هم برای کسانی که در پی یافتن نیروی کار از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. محاسبه حقوق و دستمزد، عوامل تعیین کننده، قوانین حاکم بر حقوق و دستمزد، چگونگی محاسبه آن و … از مواردی است که با خواندن این مقاله می­توانید با آن آشنا شوید.

حقوق مبلغی است که هر بنگاه اقتصادی موظف است بابت انجام فعالیت های نیروی کار پرداخت کند. در واقع حقوق و دستمزد، سهم نیروی کار در تولید کالا یا ارائه خدمات است. حقوق و دستمزد، مبلغی است که برای انجام کاری مشخص و در زمان مقرر، پرداخت می­شود. دو فاکتور مهم در تعیین میزان حقوق و دستمزد، کیفیت و کمیت کار است.

تفاوت میان حقوق و دستمزد:

حقوق: معمولا در قبال کار انجام شده توسط کارکنان اداری پرداخت می شود. مبالغ حقوق مطابق با قرارداد کاری است که میان کارگر و کارفرما بسته می شود و به صورت ماهانه پرداخت می شود.

دستمزد: هزینه ­ای است که مبنای آن ساعت کاری است و به صورت حق الزحمه و طبق ساعت کاری انجام شده، پرداخت می­شود. دستمزد در واقع نوعی پرداخت است که به کارگران از ماهر تا ساده پرداخت می شود.

چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد:

برای محاسبه حقوق و دستمزد عوامل زیادی دخیل هستند از جمله قراداد اولیه ای که میان کارفرما یا مسئول مربوطه با کارگر یا کارمند اداری بسته می شود. حقوق و دستمزد جزو هزینه های شرکت محسوب می شود که در دفتر کل و دفتر روزنامه باید ثبت شود.

حسابداری حقوق و دستمزد:

در هر بنگاه یا شرکت، فردی به نام حسابدار و مسئول امور مالی و حسابداری تحت وب وجود دارد که جزئیات فعالیت کارکنان و ساعت کاری شان را به طور دقیق محاسبه کرده و در قالب فیش پرداختی و حقوق به آنها ارائه می دهد. حسابدار در صورت نیاز تغییرات و محاسبات لازم را انجام داده و با جزئیات به کارکنان و مسئول مربوطه گزارش می­دهد. حسابدار باید ریز پرداختی هایی چون حقوق پایه، مزایای قانونی مانند حق مسئولیت، عائله مندی، مسکن و ….به شخص حقوق گیرنده اعلام و کسورات شامل بیمه مالیات وام مساعده و … را نیز مشخص کند.

واحدهای اداری دخیل در محاسبه حقوق و دستمزد:

در یک مجموعه اداری حسابدار به تنهایی مسئولیت محاسبه حقوق و دستمزد را بر عهده ندارد و واحدهای دیگری نیز برای محاسبه حقوق و دستمزد دخیل هستند، واحدهای اداری که در امر محسابه حقوق و دستمزد دخیل هستند شامل:

1. نقش واحد کارگزینی در تعیین حقوق و دستمزد: واحد کارگزینی دستورالعمل­ها، قوانین و بخشنامه های صادره را به اطلاع کارکنان و کارمندان می­رساند. در واقع واحد کارگزینی نقش هدایت کننده و تعیین کننده الزامات قانونی کارکنان را بر عهده دارد. این واحد با ارائه حکم کارگزینی کارمندان به حسابداری، اجازه پرداخت حقوق و دستمزد را به واحد حسابداری آنلاین می دهد. مواردی که در حکم کارگزینی باید ذکر شود شامل حق اولاد، حق مسکن، خواربار و بن کارگری، ایاب و ذهاب، مزایای غیر نقدی، پاداش افزایش توید، سود سالانه و .. است. ابلاغ دستور العمل های و قوانین جدید، شیوه دریافت و بازپرداخت وام، تسهیلات رفاهی کارکنان، صندوق قرض الحسنه، و…از وظایف دیگر واحد کارگزینی است.
2. نقش واحد ثبت ورود و خروج در محاسبه حقوق و دستمزد: اطلاعات واحد ثبت ورود و خروج تاثیر مستقیم و زیادی بر دریافتی کارمندان و کارکنان دارد و کوچک ترین کوتاهی باعث تضییع حق آنها می شود. وظیفه این واحد همان طور که از نامش پیدا است نظارت و محاسبه ساعات ورود و خروج، غیبت، مرخصی، ماموریت داخلی یا خارج از محدوده و محل شرکت و … است.
3. نقش واحد حسابداری در محاسبه حقوق و دستمزد: نقش اصلی و نهایی در تعیین مبلغ خالص و ناخالص حقوق و دستمزد قابل پرداخت به پرسنل و کارکنان را واحد حسابداری بر عهده دارد . این واحد پس از دریافت اطلاعات لازم از دو بخش قبلی، طبق معادلات و فرمول های حسابداری اقدام به محاسبه رقم دستمزد و حقوق کارکنان کرده و برای هر یک فیش حقوق صادر می­کند. امروزه با ورود نرم افزار های جدید این کارها بسیار آسان شده است. امروزه با پیشرفت تکنولوژی و صنعت و استفاده از نرم افزارهای جدید، محاسبات به طور خودکار انجام داده و فیش حقوقی صادر می شود.

بخش های مختلف حقوق و کارکنان اداری:

حقوق کارکنان اداری از سه بخش اصلی تشکیل می شود این سه بخش عبارتند از:

1. حقوق پایه که طبق قرار داد و توافق اولیه میان کارگر و کارفرما امضا شده است.
2. کسر کسوراتی که شامل مواردی چون مالیات، بیمه، بازنشستگی و … است و از مجموع دریافتی حقوق کم می شود.
3. مزایا شامل مواردی چون عیدی، حق مسکن، حق اولاد، پاداش، حق ماموریت و … است که به مبلغ حقوق پایه افزوده می شود.

چگونگی محاسبه حقوق پایه:

شورای عالی کار به طور سالانه میزان حقوق پایه را مشخص کرده و به سازمان ها و نهاد ها ارائه می­دهد. شورای عالی کار متشکل از نماینده دولت، نماینده کارفرمایان، و نماینده کارگزاران است که پس از تصمیم گیری میزان حقوق پایه در هر سال را به همه واحدهای اقتصادی اعلام می­کند. البته قراردادهای کاری که میان کارفرما و کارکنان امضا می شود و بر اساس ساعات کاری روزانه، ماهانه یا سالانه و پروژه ای است از این موضوع مجزا است و طبق توافقات صورت گرفته انجام می شود.

چگونگی محاسبه اضافه کار:

وقتی نیروی انسانی مازاد بر ساعت کاری مشخص شده از سوی اداره کار و یا توافقات انجام شده میان کارکنان و کارفرمایان مشغول به انجام کار شود، معادل 40 درصد بیشتر از دستمزد عادی می تواند دریافت کند. نکته قابل توجه این جا است که اضافه کاری نباید بیشتر از 4 ساعت در روز 135 ساعت در ماه شود.

چگونگی محاسبه مزایا:

مزایایی که به جز حقوق به کارکنان پرداخت می شود در قالب افزایش نقدی یا غیر نقدی حقوق محاسبه می شود. سبدهای کالا، بن های خرید کالا و مواد غذایی، حق مسئولیت، حق ماموریت، پاداش، عیدی آخر سال، هزینه درمان .. که با تشخیص کارفرما در محاسبه حقوق و دستمزد قابل محاسبه است.

چگونگی محاسبه مالیات حقوق و دستمزد:

نرخ مالیات حقوق و دستمزد به طور سالانه از سوی سازمان های مرتبط، مشخص شده و به همه نهادها و بنگاه های اقتصادی اعلام می شود. نرخ مالیات بستگی مستقیم به مبلغ حقوق دریافتی کارکنان دارد.

چگونگی محاسبه حق عائله مندی:

برای محاسبه حق اولاد روش محاسبه این گونه است. حق اولاد برای دختر تازمانی است که ازدواج نکرده باشد. حق اولاد برای فرزند پسر تا زمانی که به سن هجده سالگی نرسیده باشند، یا به خاطر تحصیل، بیماری، ناتوانی روحی و جسمی قادر به انجام فعالیت و کسب درآمد نباشد شامل می­شود. محاسبه حق اولاد از حاصلضرب حداقل دستمزد روزانه در عدد سه به دست می آید. این مبلغ بستگی مستقیم به میزان حقوق پایه دریافتی فرد دارد.

چگونگی محاسبه حق بیمه در محاسبه حقوق و دستمزد:

حق بیمه 30 درصد جمع حقوق و مزایای شخص است که از این میزان 7 درصد توسط شخص و 21 درصد وسط کارفرما باید پرداخت شود. سهم بیمه بیکاری از 21 درصد کارفرما، 3 درصد است.

محاسبه مبلغ پرداختی حقوق به شخص:

پس از کسر کسورات و اضافه کردن مزایا، می­توان حقوق و دستمزد پرداختی را محاسبه و پرداخت کرد. محاسبه حقوق و دستمزد بخشی از هزینه های شرکت و بنگاه اقتصادی است که در پایان هر ماه باید پرداخت شود. به علاوه این که کلیه این محاسبات باید در دفاتر قانونی ثبت و نگهداری شود تا در زمان بررسی های مالیاتی و بیمه ای از ان استفاده و به ان استناد شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%ad%d9%82%d9%88%d9%82-%d9%88-%d8%af%d8%b3%d8%aa%d9%85%d8%b2%d8%af-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa/

اهمیت بایگانی اسناد در سازمان های خلاق

اهمیت نرم افزار بایگانی اسناد در سازمان خلاق

تولید اسناد و مدارک به صورت کاغذی در سازمان ها روز به روز افزایش می یابد. از این رو نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک در یک سازمان خلاق اهمیت بسزایی دارد. این اسناد و مدارک جزء دارایی های معنوی سازمان هستند و می توانند توسط نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار مدیریت مستندات نگهداری شوند.

مدیران در سازمان‌های خلاق اسناد و مدارک کاغذی را با استفاده از ابزارهای به روز و دانش محور به اطلاعات مفید و کاربردی تبدیل می کنند. این سازمانها همیشه پیشرو هستند و در جهت رفع نیازهای بازار و مشتریان در حرکت هستند.

سازمان خلاق چیست؟

سازمان که به نوآوری و تغییر در سازمان اعتقاد راسخ دارد و به طور مستمر در حال بهبود روش های انجام کار می باشد سازمان خلاق گویند.

سازمان خلاق همواره در حال یادگیری می باشد و لزوما تغییرات آن موفق نیست اما از درون تغییرات و بهبود های مستمر درس ها تجربه هایی به وجود می آید که منجر به موفقیت های بعدی می شود. از ویژگی های مهم سازمان خلاق می توان به چابکی و تطبیق دادن با شرایط جدید اشاره کرد.

نرم افزار بایگانی اسناد چیست؟

نرم افزار بایگانی اسناد یا نرم افزار بایگانی، سیستمی است که کلیه مدارک و مستندات کاغذی سازمان را جمع آوری می کند و آنها را به فرم های الکترونیکی تبدیل می نماید. نرم افزار بایگانی اسناد جهت مدیریت الکترونیک اسناد و راه اندازی آرشیو دیجیتال در سازمان خلاق استفاده می شود.

از مهم ترین ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد می توان به مدیریت و کنترل اسناد و مدارک مهم سازمان اشاره کرد. البته در مقالات قبلی چک لیست ارزیابی نرم افزار بایگانی اسناد ارائه شد که به شما کمک می کند تا بتوانید یک نرم افزار خوب خریداری کنید.

نقش نرم افزار بایگانی اسناد در سازمان خلاق

با توجه به تعریف نرم افزار بایگانی، این سیستم ها وظیفه جمع آوری اطلاعات و داده های مکتوب و کاغذی را در سازمان به عهده دارند. نرم افزار مدیریت مستندات با جمع آوری این داده ها و تبدیل آنها به صورت الکترونیکی در سازمان های مختلف کاربردهای مختلفی دارد که به برخی از آنها اشاره می کنیم:

نقش نرم افزار بایگانی در سازمان های هلدینگ:

شرکت های هلدینگ یا شرکت هایی که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند از عدم پیوستگی و یکپارچگی اطلاعات در سازمان رنج می برند. معمولا در هر یک از زیر مجموعه ها یا شعبات آنها از یک استاندارد جامعی برای تولید اسناد و مدارک و بایگانی اسناد استفاده نمی شود. با تغییر مسئول بایگانی در هر شرکت فرایند و روال بایگانی اسناد و مدارک در آن شرکت تغییر می یابد. در این حالت سازمان در آینده اثر این عدم یکپارچگی اطلاعات را می بیند. همانطور که در بالا بیان کردیم یکی از ویژگی های سازمان خلاق همسو شدن با تغییرات است.

سازمان خلاق با ایجاد یکپارچگی اطلاعات بااستفاده از نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب میزان تمرکز خود را جهت مدیریت و کنترل داده ها و اطلاعات افزایش می دهد.

نقش نرم افزار بایگانی اسناد در دانشگاه ها و مراکز آموزشی:

دانشگاه ها و مراکز آموزشی به عنوان محلی برای پرورش کارشناسان و مدیران آینده نقش به سزایی در آفرینش سازمان های خلاق در نسل های آینده ایفا می کند. از این رو دانشگاه باید در این امر پیشگام باشد و نسبت به ایجاد تمرکز و یکپارچگی اطلاعات اقدام نماید. از نرم افزار بایگانی اسناد در دانشگاه و مراکز آموزشی به عنوان نرم افزار بایگانی دانشجویی یاد می شود.

در این سیستم کلیه اطلاعات دانشجویان شامل: نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه، شماره پرونده، آدرس محل سکونت، کد پستی، سال ورود، سال فارغ التحصیلی، و … وارد می شوند. در کنار اطلاعات بالا کل پرونده داشنجو اسکن می شود و به صورت پرونده الکترونیکی قابل مشاهده است. امکانات نرم افزار بایگانی داشنجویی را در صفحه مربوط به آن مشاهده فرمایید.

نقش نرم افزار بایگانی اسناد در شرکت بازرگانی و ترخیص کالا:

شرکت های بازرگانی و ترخیص کالا از آن دسته شرکت هایی هستند که روزانه با اسناد و مدارک و پرونده های بازرگانی زیادی سر و کار دارند. شرکت های بازرگانی و ترخیص کالا برای داشتن سازمان خلاق از نرم افزار بایگانی کمک میگیرند که بتوانند اسناد و پرونده های بازرگانی یا پرونده های ترخیص کالای خود را به صورت الکترونیک نگهداری کنند و در زمان نیاز از اطلاعات و داده های آن استفاده نمایند.

به سیستمی که این کار را در شرکت های بازرگانی انجام میدهد نرم افزار بایگانی بازرگانی یا بایگانی اسناد بازرگانی می گویند.

نقش نرم افزار بایگانی اسناد در بایگانی پرونده و اسناد پزشکی بیماران:

بیمارستان ها و مراکز درمانی از جمله مکان هایی هستند که روزانه اسناد و مدارک زیادی را تولید می کنند. بیمارستان ها هم می توانند با ایجاد یکپارچگی اطلاعات تمرکز اطلاعاتی سازمان خود را افزایش داده و جزء دسته بندی سازمان خلاق قرار گیرند. نرم افزار بایگانی در ایجاد بایگانی پرونده الکترونیک در بیمارستان ها کمک می کنند تا آنها بتوانند اسناد و مدارک و پرونده بیماران را به پرونده الکترونیک تبدیل کنند. نرم افزار بایگانی اسناد پزشکی یا نرم افزار بایگانی پرونده های پزشکی با ثبت و نگهداری اطلاعات بیماران شامل: نام بیمار، شماره پرونده بیمار، تاریخ مراجعه بیمار، نام پزشک، سابقه بیماری، سابقه عمل جراحی و … در کنار اسکن اسناد پزشکی کمک می کند تا بیمارستان ها یک بایگانی دیجیتال را تجربه کنند.

نقش نرم افزار بایگانی اسناد در بایگانی پرونده پرسنلی:

بخشی از اسناد و مدارک که یک سازمان خلاق تولید می کند مربوط به پرونده های پرسنلی می باشد. پرونده های پرسنلی در سازمان ها حجم زیادی از بایگانی فیزیکی را اشغال میکند. برای مدیریت این پرونده ها می توانید از نرم افزار بایگانی پرسنلی استفاده کنید.

ارتباط اسکن اسناد با بایگانی اسناد در سازمان خلاق

نرم افزار های بایگانی و آرشیو اسناد با استفاده از اسکنر های پر سرعت اقدام به اسکن اسناد و مدارک و پرونده ها می کنند و بعد از آن اسناد اسکن شده را در نرم افزار آرشیو ذخیره می کنند.

منبع:

https://yeganehsoft.com/%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86-%d8%ae%d9%84%d8%a7%d9%82/

تنزیل چک و سفته

در حال حاضر در روابط بازرگانی استفاده از دفاتر و مدارک تجاری، مانند چک و سفته، رایج می باشد و در نتیجه تنزیل مدارک تجاری رخ می دهد که یقینا در رابطه با تنزیل موضوعات متنوعی شنیده اید. اکنون در این جا تلاش می کنیم این موضوع را به زبان ساده برای شما توضیح دهیم.

در کشور ما تنزیل چک یا سفته دیدگاه سود را داشته و مطابق دین اسلام حرام می باشد، به همین دلیل فرآیندی قانونی و رسمی برای این امر تعیین نشده است و تنها به شکلی مختصر در منابع حسابداری آنلاین، به صورت خلاصه وار به آن پرداخته شده است.

تعریف تنزیل مدارک تجاری:

تنزیل مدارک تجاری یعنی واگذاری آن پیش از سر رسید به قیمتی پایین تر از وجه اسمی آن که تنزیل کننده اسناد تجاری می بایست بانک باشد و وصول کننده مبلغ این اسناد، دارنده آن ها یا شخص ذینفع است.

شخص ذینفع طی وصول مبلغ از بانک، اسناد تجاری را به سود بانک پشت نویسی می کند.

شرکت ها نیز در صورتی که به پول نقد احتیاج داشته باشند یا بخواهند میزان نقدینگی حساب خود را افزایش دهند، سفته ها و چک های زمان دار خود را پیش از وصول آن ها با مبلغی پایین تر می فروشند که نوع دیگری از تنزیل چک و سفته است.

مواردی که حائز اهمیت است، چگونگی تعیین وجه تنزیل و نحوه ثبت کردن حسابداری آن است که برای این امر، اطلاعات ذکر شده در زیر ضروری است.

مدت زمان تنزیل:

مدت تنزیل شامل بازه زمانی بین مورخه تنزیل و سر رسید آن می باشد. در مشخص کردن مدت زمان تنزیل، روز تنزیل محسوب نمی شود اما روز مربوط به سر رسید سفته در حساب کردن بازه زمانی در نظر گرفته می شود.

به زبان ساده مدت زمان تنزیل به این صورت است که اگر شما سفته یا چکی را در اختیار دارید که سی روز دیگر سر رسید آن می باشد و سفته یا چک را تا ده روز پیش خود نگه می دارید و بعد از گذشت ده روز احتیاج به پول نقد پیدا می کنید، به همین خاطر به بانک می روید و سفته یا چک را تنزیل می کنید.

مدت زمان تنزیل در این مثال، بیست روز است، زیرا ده روز پیش شما بوده است و حالا که آن را به بانک برده اید، بیست روز تا سر رسید آن مانده است.

نرخ تنزیل براساس توافق بین طرفین مشخص می شود. علاوه بر این، در بعضی موارد این مقدار از طرف بانک یا با توجه به میزان تورم اعمال می شود.

رابطه خالص ارزش فعلی با نرخ تنزیل:

یکی از مهمترین موضوعات در امکان سنجی طرح ها، محاسبه شاخص خالص ارزش فعلی می باشد که برازش نرخ تنزیل تاثیر قابل اهمیتی در این زمینه دارد.

برای محاسبه ارزش فعلی طرحی با زمان N سال به نحوه زیر اقدام می گردد:

لازم به ذکر است که هر چه مقدار این شاخص بیشتر باشد، سودآوری طرح مورد نظر بیشتر است.

در این فرمول، اهمیت نرخ تنزیل به روشنی مشخص گردیده است که تابعی از زمان، مکان و صنعت مورد نظر می باشد و طبق فرمول زیر محاسبه می گردد:

طبق شرایط کنونی کشور و با در نظر گرفتن نرخ بهره ارزی، نرخ تورم داخلی، نرخ بازدهی بازار و ریسک اعتباری، می توان گفت که نرخ تنزیل بین 10 تا 16 درصد برآورد می گردد.

نکته: هرگونه تغییر سیاسی، اقتصادی و… باعث تغییر در نرخ تنزیل کشور می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%86%d8%b2%db%8c%d9%84-%da%86%da%a9-%d9%88-%d8%b3%d9%81%d8%aa%d9%87/

تفاوت میان سرویس خدمات ابری (Cloud-Computing) و SaaS (نرم‌افزار به عنوان سرویس) در چیست

طی ۲۰ سال گذشته فناوری اطلاعات پیشرفت چشمگیری داشته است. در حقیقت، در دهه های گذشته، مردم تصور نمی کردند بتوانند از فناوری‌های اینترنتی مقرون به صرفه، استفاده کنند. امروزه اکثر داده‌ها بصورت آنلاین ذخیره و پردازش می‌شوند. ما این فناوری را، فناوری‌ ابری می‌نامیم.

مفهوم فناوری‌های ابری بسیار ساده است. اول اینکه، کسب و کارها ترجیح می‌دهند، به جای نگه داشتن تمام داده‌ها و رایانش در سرورهای محلی، این مسئولیت را به فضاهای ذخیره سازی ابری اختصاص دهند. دومین مزیت این فناوری، ارائه خدمات پرداختی و تضمین به روز رسانی عالی نرم افزار است.

این مفهوم چه چیزی را به شما یادآوری می‌کند؟ همانطور که معلوم است، مشتریان، اغلب فناوری‌های ابری را با مدل نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) اشتباه می‌گیرند. بدون شک، این دو با یکدیگر مشترکات زیادی دارند اما در عین حال تفاوت‌هایی در رویکردهای IT، نیز دارند. بیایید تفاوت بین SaaS و رایانش ابری را بشناسیم و دریابیم کدام یک برای کسب و کار شما مناسب تر است.

نرم افزار های کاربردی زیادی برای سازمان ها تولید شده است تا به آن ها در افزایش راندمان امور کمک کند. نرم افزار هایی مانند اتوماسیون آنلاین ، دبیرخانه و…

رایانش ابری (Cloud-Computing) چیست؟

برای تشخیص مشخصات رایانش ابری، مثال زیر را در نظر بگیرید. تصور کنید که شما یک برنامه کاربردی ایجاد کرده‌اید و اکنون زمان آن رسیده است که آن را راه اندازی کنید. انتشار نرم افزار به این معنی است که حالا برنامه شما، از هر گوشه دنیا در دسترس است. اما آنچه که بسیار اهمیت دارد، پایداری اتصال است، که باید برقرار باشد.

تعرفه‌های تیم‌یار ابری

فناوری‌ها، نیازهای خود را دائم افزایش می‌دهند. صاحبان کسب و کار، نمی‌توانند برنامه‌های کند را تحمل کنند، و اینجاست که رایانش ابری، مفید واقع می‌شود. در این حالت پیشنهاد می‌شود که برنامه کاربردی خود را روی یک سرور به اصطلاح، اختصاصی ابری، ذخیره کنید. سرور اختصاصی ابری، یک کامپیوتر فوق العاده قدرتمند و دارای پهنای باند بسیار عالی است.

فناوری‌های ابری، اجازه استفاده همزمان از نرم افزار شما را، برای مشتریان بی شماری میسر می‌سازند. اساساً، ارائه دهندگان رایانش ابری، تأمین کنندگان سرور نیز هستند. در نتیجه، آن‌ها از بستر برنامه کاربردی شما نیز، مراقبت می‌کنند. اما توجه داشته باشید، مسئولیت عملکرد و اجرا نرم افزار، ۱۰۰ درصد برعهده شما است، و ارائه دهنده ابری، هیچ مسئولیتی در قبال آن ندارد.

نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) چیست؟

آیا SaaS و رایانش ابری، یکسان هستند؟ درواقع، آن‌ها مفاهیم یکسانی هستند. هر دوی آنها ذخیره اطلاعات از راه دور را ارائه می‌دهند، اما SaaS ، برنامه خود را در اختیار شما قرار می‌دهد. بیایید به مشخصات SaaS به صورت جزئی تر، بپردازیم.

رایانش ابری در مقابل SaaS، کدام یک برای کسب و کار شما مناسب تر است؟

اکنون که با روش‌های ابری و تعریف فناوری SaaS ، آشنا شدید، بیایید آن‌ها را بصورت گام به گام مقایسه کنیم. ما با مهارت زیاد، وجوه این دو را، در نظر خواهیم گرفت و مفیدترین آن را برای شما انتخاب می‌کنیم.

تفاوت‌های نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) در مقابل رایانش ابری (Cloud Computing)

رایانش ابری از SaaS ارزان تر است و برای این ارزانی، دلیلی وجود دارد. دقت داشته باشید، راه حل‌های ابری تنها بستر نرم افزار را ارائه می‌دهند. فراهم کردن مابقی ملزومات از جمله: توسعه برنامه، تست، یکپارچه سازی مداوم، بهینه سازی و غیره برعهده شما می‌باشد. این امر باعث می‌شود تأمین کنندگان ابری، کار کمتری انجام داده و در نتیجه هزینه کمتری برای شما شارژ شود.

علاوه بر این، راه حل‌های ابری، راه حل‌های انعطاف پذیری نیز هستند. از آنجایی که شما به طور کامل، مسئول برنامه خود هستید، هیچ کس جز شما، برای آینده برنامه تصمیم نمی‌گیرد. این بدان معنی است که درواقع، ابر گزینه‌ای چند منظوره است که تقریباً برای هر کسب و کاری، مناسب است.

در مجموع، فناوری رایانش ابری شامل موارد زیر می باشد:

• قیمت قابل قبول

• کنترل کامل برنامه

• انعطاف پذیری بالا

در ادامه با در نظر گرفتن ویژگی های SaaS ، درمیابیم که رویکردی جامع است. نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS)، نیاز شما را برای توسعه و استقرار برنامه کاربردی خود، برطرف می‌کند و نیز عملکرد را پوشش می‌دهد.

آنچه مهمتر از همه است، تأمین کنندگان SaaS، بار تعمیر و نگهداری نرم افزار را به دوش می‌کشند. برای مثال، می‌توانید بدون هیچ گونه نگرانی در مورد مدیریت جریان کار، روی تحویل محصول خود تمرکز کنید.

مزیت دیگر راه حل SaaS ، تضمین کیفیت است. ارائه دهندگان نرم افزار، مسئولیت عملکرد خدمات خود را بر عهده دارند و تمام تلاش خود را برای برآورده کردن نیازهای شما انجام خواهند داد.

در مجموع ، مزایای SaaS عبارتند از:

• رویکرد یکپارچه

• عدم نیاز به نگهداری

• تضمین کیفیت

معایب نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) در مقابل رایانش ابری (Cloud Computing)

البته، ما نمی‌توانیم تفاوت بین نرم افزار SaaS و رایانش ابری را، بدون ذکر معایب آن‌ها بیان کنیم. در رایانش ابر، راه حل شما ممکن است فاقد یکپارچگی باشد. منظور ما این است که پروژه شما وابسته به تجربه است. تا زمانی که تیم توسعه برنامه شما را تحویل دهند، ادامه و اجرا نرم افزار بر عهده آن‌هاست.

اگرچه این امر صراحتاً، بد نیست، اما SaaS به عنوان جایگزین ابر، یک ضمانت کیفیت است. با این گفته، ذخیره سازی ابری برای برنامه کاربردی شما، تنها در صورت داشتن تیمی از توسعه دهندگان باتجربه که به آنها اعتماد دارید، میسر خواهد بود.

اما با وجود این که گزینه ابر ضمانت ندارد، راه حل‌های SaaS نمی‌توانند انعطاف پذیری کافی را ارائه دهند. نکته این است که نرم افزار SaaS اغلب یک برنامه کاربردی از پیش آماده است. این امر، پیکربندی راه حل را به طور قابل توجهی دشوار می‌کند.

خوشبختانه بهترین تامین کنندگان SaaS ، تنظیمات خاص پروژه را آسان می‌کنند. با این حال، همیشه کافی نیست. شما باید مطمئن باشید که از راه حل فعلی راضی هستید و هیچ تغییر اساسی در منطق کسب و کار شما ایجاد نمی‌شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%85%db%8c%d8%a7%d9%86-%d8%b3%d8%b1%d9%88%db%8c%d8%b3-%d8%ae%d8%af%d9%85%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%a8%d8%b1%db%8c-cloud-computing-%d9%88-saas-%d9%86%d8%b1%d9%85/

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

• امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
• با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
• حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
• اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
• در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
• در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
• با وجود سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
• مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
• با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
• با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
• امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک اتوماسیون اداری شامل بخش‌های متعدد است که هر کدام بخش‌هایی از فرایندها یا فعالیت‌های یک سازمان را در بر می‌گیرد. اما بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری چیست؟ در این بخش به معرفی و بررسی این موارد خواهیم پرداخت.

• دبیرخانه

دبیرخانه، هسته اصلی سیستم اتوماسیون اداری است. این بخش شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بخش بایگانی است. در این بخش عملیات مختلفی مانند اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، پیگیری نامه‌های دریافتی، تهیه پیش نویس، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی و… انجام می‌شود.

• فرم ساز

بخش فرم ساز، وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده را دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات فرم‌ها در سیستم اتوماسیون اداری کنترل و مدیریت می‌شود.

• مدیریت جلسات

از دیگر بخش‌های سیستم اتوماسیون اداری، بخش مدیریت جلسات است که به تنظیم، ثبت، نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات می‌پردازد. مدیریت جلسات شامل تقویم کاری، قرارهای کاری، مدیریت پروژه و… است.

• پورتال مکاتبات برون سازمانی

امروزه بخش پورتال سازمانی در راستای طرح تکریم ارباب رجوع، به سیستم اتوماسیون اداری افزوده شده است. چرا که شکل گیری بسترهای جدید ارتباطی، باعث شده سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها، تسریع در ارائه خدمات و…، پیگیری کارهای اداری خارج از سازمان را از الزامات مهم بدانند. به این ترتیب امکان ردگیری مکاتبات خارج از سازمان به راحتی فراهم می‌شود.

• آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات سازمان، طبیعتا نیازمند به ابزاری جهت بایگانی آن‌ها خواهید بود. سیستم‌های اتوماسیون اداری، بخشی به عنوان آرشیو الکترونیک مستندات دارند که این بخش علاوه‌بر نگهداری و دسته بندی اسناد، امکان جستجو و دستیابی سریع به آن‌ها را نیز فراهم می‌کند.

• کارتابل آفلاین

در سیستم‌های اتوماسیون اداری برای قسمت‌های پراهمیت نرم افزار، امکان فعالیت آفلاین نیز در نظر گرفته شده است. تا در صورت عدم دسترسی به اینترنت، بتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید. کارتابل آفلاین یکی از این موارد است. با وجود کارتابل آفلاین، شما می‌توانید در هر مکانی، فعالیت‌های خود را پیگیری کرده و پس از برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز کنید.

منبع:

https://www.irandnn.ir/mag/what-is-office-automation/