پیاده سازی دفاتر اندیکاتور مختلف به صورت الکترونیک و با سطح دسترسی خاص
تولید شماره ثبت به صورت اتوماتیک و استفاده از روشهای شماره گذاری دلخواه
امکان انتخاب عطف و پیرو از نامه های موجود و مشاهده آنها به صورت لینک کنار نامه در کارتابل
ثبت تاریخ اتوماتیک بر روی نامه و عدم امکان دستکاری تاریخ ها
انتخاب گیرنده نامه از لیست طرف های مکاتبه (نامه صادره) و چارت سازمانی (نامه وارده و داخلی)
امکان جستجوی سریع در دفتر اندیکاتور بر اساس تاریخ، شماره ثبت، دفتر ثبت، ثبت کننده، موضوع، فرستنده و گیرنده
مشاهده لحظه ای مراحل گردش نامه در سازمان با مشاهده درختواره ارجاعات
پاسخگویی سریع به مراجعین براساس اطلاعات نامه با استفاده از جستجوی پیشرفته و فیلتر پارامترهای مختلف
نمایش تاریخ و زمان مشاهده نامه توسط گیرنده در سازمان
صدور کد رهگیری اتوماتیک و ارائه به مراجعین برای استفاده در پیشخوان خدمت آنلاین
نگهداری سوابق و مشخص بودن گیرندگان نامه در سازمانهای مقصد
استفاده از ایمیل نامه با استاندارد ECE برای سازمانهای مقصد و ثبت آنی نامه صادره در دبیرخانه مقصد
مشخص بودن شیوه ارسال نامه ها و زمان ارسال (پرینت ، فکس، ایمیل ، ECE )
امکان ارسال فکس نرم افزاری و ارسال سریع نامه ها در نرم افزار
عدم نیاز به نیروی انسانی و موسسه ها برای ارسال نامه ها صادره و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به نیروی انسانی برای ارسال نامه های داخلی و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از محیط اتوماسیون اداری
عدم نیاز به ارائه رسید به آورنده نامه و امکان صدور کدرهگیری اتوماتیک
عدم نیاز به کنترل نامه و دریافت آنی نامه از فرستنده و نشستن آن در کارتابل دبیرخانه با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به ورود تاریخ و شماره ثبت به صورت دستی و ثبت در چندین دفتر
عدم نیاز به دفتر اندکس و وجود قابلیت جستجوی پیشرفته برای سهولت و سرعت در یافتن نامه
عدم نیاز به تفکیک دستی نامه ها برای گیرندگان مختلف و ارسال خودکار آنها در محیط اتوماسیون اداری
عدم نیاز به تحویل نامه فیزیکی و ارسال آن در محیط اتوماسیون اداری به صورت الکترونیکی که با مشخص بودن ارجاعات نیازی به دریافت رسید وجود ندارد.
امکان ایجاد نامه، ذخیره پیش نویس و درخواست تایپ در محیط اتوماسیون اداری
امکان ارسال نامه جهت پاراف و تایید در محیط اتوماسیون اداری
نبود الزام به چاپ نامه جهت امضا مدیریت و امکان ارسال نامه جهت امضا در محیط اتوماسیون اداری تحت وب
نبود الزام برای ثبت و ارسال تمامی نامه ها توسط کاربر دبیرخانه آنلاین و امکان مکانیزه کردن این فرآیند
عدم نیاز به شماره گذاری دستی و ثبت اتوماتیک در سیستم دبیرخانه
عدم نیاز به نگهداری یک نسخه فیزیکی از نامه و نگهداری اتوماتیک نسخه الکترونیکی آن در نرم افزار دبیرخانه
امکان استفاده از بایگانی نرم افزار دبیرخانه در صورت نیاز برای نگهداری طبقه بندی شده نامه ها
عدم نیاز به منابع انسانی و اتلاف وقت برای ارسال نامه و امکان دریافت آنی نامه توسط گیرنده با استفاده از پروتکل ECE و فکس
تقویم آنلاین یکی از ابزارهای مفیدی است که برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی استفاده میشود. مزایای استفاده از تقویم آنلاین عبارتند از:
۱. دسترسی آسان: با داشتن تقویم آنلاین، می‌توانید به راحتی به تقویم خود از هر کامپیوتر، تبلت یا گوشی هوشمندی که به اینترنت متصل است، دسترسی داشته باشید.
۲. سهولت در برنامه‌ریزی: با استفاده از تقویم آنلاین، می‌توانید برای خود یک برنامه‌ریزی کامل و مرتب داشته باشید. این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تمام وظایف و رویدادهایی که باید در آینده انجام دهید، را در یک مکان ثبت کنید و آنها را به ترتیب اهمیت و زمانبندی مرتب کنید.
۳. اشتراک گذاری: با داشتن تقویم آنلاین، می‌توانید آن را با دیگران به اشتراک بگذارید و از این طریق اطمینان حاصل کنید که هر شخص دارای اطلاعات به روز و مشابهی است.
۴. یادآوری: تقویم آنلاین شما را به طور خودکار با ایمیل، پیامک یا اعلانات دیگری یادآوری می‌کند که باید برای رویدادهای خاصی آماده شوید. این یادآوری‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا مطمئن شوید هیچ رویدادی را از دست نداده‌اید.
۵. هماهنگی: با داشتن تقویم آنلاین، می‌توانید به راحتی با دیگران در تعیین زمان برای جلسات، قرار ملاقات و رویدادها هماهنگ شوید. این به شما کمک می‌کند تا در جلسات و رویدادهایی که شرکت می‌کنید، حضور داشته باشید.
متصدی دبیرخانه، شخصی است که مسئولیت‌های متنوعی را در دبیرخانه برعهده دارد. وظایف اصلی متصدی دبیرخانه عبارتند از:
1. مدیریت و برنامه‌ریزی امور دبیرخانه: متصدی دبیرخانه مسئول برنامه‌ریزی و مدیریت امور دبیرخانه است. این شخص باید برنامه‌های مورد نیاز دبیرخانه را تدوین کند و برای بهترین استفاده از منابع و زمان، برنامه‌ریزی مناسب را انجام دهد. نرم افزار دبیرخانه ساده برای انجام مکاتبات اداری توصیه میشود.
2. پشتیبانی از مدرسین و دانش‌آموزان: متصدی دبیرخانه باید به مدرسین و دانش‌آموزان در حل مشکلات و پاسخ به سوالات کمک کند. او باید شخصی باشد که به هر گونه شکایت یا مشکلی که در دبیرخانه پیش می‌آید، به صورت سریع و با دقت و توجه واکنش نشان دهد.
3. مدیریت اسناد و اطلاعات: متصدی دبیرخانه باید مدیریت و نظارت بر اسناد و اطلاعات دبیرخانه را برعهده داشته باشد، از جمله ثبت نام دانش‌آموزان، ثبت نمرات و حضور غیاب آنها، مدیریت دفترچه تلفن و غیره.
4. مدیریت امور مالی: متصدی دبیرخانه مسئول مدیریت امور مالی دبیرخانه است، از جمله صدور و پرداخت فاکتورها، پرداخت حقوق و مزایای مدرسین و کارکنان و دیگر هزینه‌های دبیرخانه.
5. نظارت بر تهیه و تدوین مستندات: متصدی دبیرخانه باید مستندات مورد نیاز دبیرخانه را تهیه و تدوین کند و تضمین کند که این مستندات به روز و قابل دسترسی باشند.
6. مدیریت امور اداری: متصدی دبیرخانه باید مسئولیت‌های اداری دبیرخانه را به عهده داشته باشد، از جمله پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌ها، مدیریت برنامه‌های تقویم، تنظیم جلسات و غیره.
به طور کلی، متصدی دبیرخانه باید به دقت و با دانش کافی و با روحیه خوبی به این وظایف عمل کند و به نحو احسن از امکانات و منابع دبیرخانه استفاده کند.
فکس اینترنتی یا ارسال فکس از طریق اینترنت، یک روش برای ارسال فکس است که به جای استفاده از دستگاه فکس سنتی، از اینترنت برای ارسال و دریافت فکس استفاده می‌کند. در این روش، فکس به صورت دیجیتال ارسال میشود و دریافت کننده آن را به صورت یک فایل PDF دریافت می‌کند. مکانیزم ارسال فکس اینترنتی به شرح زیر است:
1. انتخاب یک سرویس دهنده فکس اینترنتی: ابتدا باید یک سرویس دهنده فکس اینترنتی را انتخاب کنید. برخی از سرویس‌های معروف شامل eFax, MyFax و RingCentral Fax و فکس انلاین یار هستند.
2. ثبت نام و خرید بسته: بعد از انتخاب سرویس دهنده، باید ثبت نام کنید و یک بسته را برای ارسال فکس خریداری کنید. بسته‌های مختلفی برای ارسال فکس در دسترس هستند و هر بسته شامل تعدادی صفحه فکس و هزینه‌ای مشخص است.
3. ارسال فکس: بعد از خرید بسته، می‌توانید فایل فکس خود را بارگیری کنید و به سرویس دهنده ارسال کنید. برخی از سرویس‌ها به شما اجازه می‌دهند تا فایل فکس خود را به آنها ارسال کنید، در حالی که برخی دیگر از شما می‌خواهند فایل را به یک ایمیل خاص ارسال کنید.
4. دریافت فکس: بعد از ارسال فایل فکس، دریافت کننده آن را می‌تواند به صورت یک فایل PDF دریافت کند. برخی از سرویس‌های فکس اینترنتی این امکان را دارند که فایل فکس دریافت شده را به یک ایمیل مرتبط با حساب کاربری شما ارسال کنند. همچنین، می‌توانید فایل فکس دریافت شده را از پنل کاربری خود در سرویس دهنده فکس دانلود کنید.
در کل، مکانیزم ارسال فکس اینترنتی به شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به دستگاه فکس سنتی، فایل‌های فکس خود را به راحتی ارسال و دریافت کنید.