دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.
اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار دبیرخانه رایگان نیاز دارید به سایت یار مراجعه فرمایید.
به واحد دبیرخانه ای که عملیات های ثبت نامه، بایگانی نامه، شماره گذاری نامه، توزیع نامه، صدور نامه را به صورت الکترونیک انجام می دهد، دبیرخانه الکترونیک می گویند.
با توجه به افزایش روز افزون مکاتبات اداری، سازمان ها لزوم استفاده از یک نرم افزار را برای ایجاد دبیرخانه های الکترونیک احساس کردند.
در دبیرخانه الکترونیک کنترل، عملیات و مدیریت امور دبیرخانه به صورت الکترونیک انجام می شود. بدیهی است که میزان خطای انسانی کاهش یابد و رضایت شغلی افزایش یابد.
راه اندازی دبیرخانه الکترونیک در سازمان مزایایی دارد:
دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل است که امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامههای وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آنها) را انجام میدهد. در واقع اصلیترین وظیفه دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامهها است. به همین دلیل دبیرخانه در مرکز امور اداری هر سازمان قرار دارد و از مهمترین و کاربردیترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد. دقت بالای انجام امور در این واحد نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.
دبیرخانهها از قواعد و دستورالعملهای یکسانی برای مدیریت مکاتبات اداری استفاده میکنند. فعالیتهای متصدی دبیرخانه یا نرم افزار سازمانی که از آن استفاده میکنید باید منطبق با این قواعد باشد.
نرم افزار دبیرخانه، سیستمهایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شمارهگذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و کامپیوتری انجام میدهد. این سیستمها با استفاده از اینترنت و کامپیوتر، سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش میدهد. خودکارسازی فرآیند ارسال، دریافت و ثبت مکاتبات اداری، حجم کارها را تا حدود زیادی کاهش میدهد که باعث میشود کارکنان بتوانند بر اموری که اهمیت دارند، تمرکز کنند و به این ترتیب بهرهوری و کارایی سازمان افزایش پیدا میکند.
از سوی دیگر، دیجیتالی شدن مکاتبات با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه باعث میشود که بتوان بایگانی اسناد و مکاتبات را نیز به صورت دیجیتالی انجام داد. این موضوع خود به تنهایی میتواند نیاز سازمانها را برای مدیریت مستندات و مکاتبات برآورده کند. در این حالت، اسناد همیشه در دسترس خواهند بود و هر یک از کاربران میتوانند تاریخچه اسناد مورد نظر خود را پیدا کرده و به سوابق آنها دسترسی داشته باشند.
به طور کلی RPA با خودکارسازی و بهینهسازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطا و ریسک در فرآیندها، بهرهوری را در کسب و کار افزایش میدهد. در ادامه مزایای RPA را با معرفی موارد مختلف بررسی کردهایم.
کاهش هزینه
رباتهای RPA قادرند هزینه انجام فعالیتها را تا 80 درصد کاهش دهند. طبق آمارها اکثر شرکتهایی که از اتوماسیون فرایند رباتیک استفاده کردهاند، توانستهاند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.
قدرت انطباق پذیری بالا
با استفاده از RPA ، هر فعالیتی که رباتها انجام میدهند مانیتور میشود. بنابراین شما بر آنها کنترل کامل خواهید داشت. همچنین میتوانید انطباقپذیری آنها با قوانین کسب و کار خود را یکپارچه کنید، که انجام این کار ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.
دقت بالا
رباتهای سیستم RPA طوری برنامه ریزی شدهاند که فعالیتها و قوانین مورد نظر شما را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا کنند. خوب است بدانید ضریب خطای رباتهای RPA «صفر» است و آنها همیشه بی خطا و منطبق با قوانین عمل میکنند. مثل نرم افزار فروش در فروشگا های زنجیره ای
افزایش سرعت
با وجود استفاده از RPA، کارکنان سازمان از کارهای تکراری و وقتگیر خلاص میشوند. سیستم RPA این کارها را کاملا درست و با سرعت بسیار زیاد انجام میدهد. به این ترتیب کارمندان فرصت دارند به کارهای مهمتری بپردازند. این فرایند بهرهوری را در سازمان به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
منبع:
https://www.irandnn.ir/mag/robotic-process-automation/
دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی است که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. دبیرخانه در واقع دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. این واحد وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد و پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد. در این مقاله دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) بررسی می کنیم و به سوالات مطرح شده در باره این دو پاسخ می دهیم.
مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و چنانچه تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه میتواند در وقت صرفه جویی و روند کار را سرعت می بخشد، با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی وجود نخواهد داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد. دبیرخانه آنلاین یار یکی از مجموعه نرم افزارهای یار می باشد که تمام این ویژگی ها را دارد.
برخی از ویژگی های نرم افزار دبیر خانه به شرح زیر است:
۱.عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده
۲.عدم نیاز به دفتر اندکس
۳. عدم نیاز به دفتر ارسال مرسلات
۴. ارسال ساده نامه ها
۵. ثبت ساده نامه های وارده
۶. ثبت ساده نامه های صادره