دبیرخانه آنلاین برای مدیریت راحت تر امور اداری است. اگر سابقه کار های اداری را داشته باشید یا بخشی از یک کسب و کار باشید، حتما می دانید که حتی برای انجام کار های کوچک هم اسناد و مدارک مهمی نیاز است. در طی زمان حجم این اسناد و مدارک بالا می رود و بایگانی و طبقه بندی آن ها به صورت سنتی خیلی منطقی به نظر نمی آید. شما با داشتن یک نرم افزار دبیر خانه می توانید کار هایتان را در وقت کم تری انجام دهید و این تنها یکی از مزایای نرم افزار دبیر خانه است. ما در این مطلب سعی داریم بهترین برنامه دبیر خانه آنلاین را به شما معرفی کنیم. با ما همراه باشید.
تقویم محتوا یکی از سادهترین ابزارهایی است که هر بازاریاب باید داشته باشد. بااینحال، بسیاری از شرکتها از کسبوکارهای کوچک گرفته تا شرکتهای بزرگ، از آن استفاده نمیکنند. استفاده نکردن از تقویم محتوا یکی از نقطهضعفهایی است که حتی باتجربهترین بازاریابان نیز آن را پنهان میکنند.
یکی از دلایل عدم استفاده از تقویم محتوا، این نظریه است که برای بسیاری از بازاریابان، مهم نیست که چه زمانی و هرچند وقت یکبار محتوا تولید و منتشر میکنند. همچنین ممکن است به تقویم محتوا به چشم یکچیز پیشپاافتاده نگاه کنند که تاثیر زیادی روی نتایج بازاریابی ندارد. با داشتن تقویم فارسی برنامه محتوایی خود را بچینید.
اما واقعیت این است که تقویم محتوا در عین سادگی، بخش مهمی از هر استراتژی بازاریابی محتوای موفق است. تقویم محتوا، دو مورد از رایجترین مشکلاتی که بازاریابان محتوا از نظر برنامهریزی بازاریابی محتوا با آن روبرو هستند را برطرف میکند:
نداشتن محتوای کافی برای انتشار
داشتن محتوای بیشازحد و اینکه نمیدانید کدامیک را در اولویت قرار دهید.
بازاریابان محتوای باهوش از تقویمهای محتوا استفاده میکنند. استفاده از تقویم محتوا با مزایای زیادی همراه است. برخی از این مزایا عبارتاند از:
چه بخواهید یا نخواهید، بهمحض اینکه انتشار محتوا را شروع و بازدیدکننده جذب میکنید، باید از نظر زمان و تناوب ثبات داشته باشید. بهعنوانمثال، اگر هفتهای دو پست وبلاگ در روزهای دوشنبه و چهارشنبه منتشر میکنید، مخاطبان شما انتظار دارند که این تناوب را حفظ کنید.
برخی موضوعات محتوایی باید در یک زمان خاص منتشر شوند تا اثربخشی داشته باشند. بهعنوانمثال، محتوایی که تعطیلات را مورد هدف قرار میدهد، حساس به زمان است. بنابراین استفاده از تقویم محتوا به شما امکان میدهد محتوای حساس به زمان را پیش از موعد ترسیم کنید. و به این ترتیب زمان کار را از قبل برنامه ریزی کنید.
محتوا باید رویدادهای مهم مانند راهاندازی محصول و تبلیغات جدید را تقویت کند. در طول سالها مشاوره به شرکتها در خصوص نحوه تولید محتوا، مشخص شده که بسیاری از شرکتها هنگام گنجاندن نقاط عطف شرکت در تقویم محتوای خود، فرصتهای زیادی را نادیده میگیرند. رویدادهای مهم مانند راهاندازی محصول، سالگردها، دستاوردهای کلیدی، استخدام افراد شناخته شده و غیره باید در تولید محتوا گنجانده شوند. بر اساس مشاهدات من، حتی اگر این موضوعات در مقایسه با انواع دیگر محتوا « کمتر هیجانانگیز» هستند، اما آنها برای ایجاد هویت و برجسته شدن یک برند بسیار مفید هستند.
اگر چندین عضو در تیم شما محتوا یاد میکنند، تقویم محتوای شما میتواند بهعنوان یک ابزار مشارکتی عمل کند تا افراد بتوانند ایدههای موضوعی خود را در آن اضافه کنند.
اتوماسیون اداری چه کمکی به کسب و کار و سازمانها میکند؟ از مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها اطلاع دارید؟ در این مقاله به بررسی فواید استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و برخی از ویژگیهای مهمی که هنگام خرید اتوماسیون اداری و پیاده سازی آن باید به دنبال آنها باشید، خواهیم پرداخت.
امروزه سازمانهای زیادی از برنامهها و نرمافزارهایی خاص برای خودکارسازی امور اداری خود استفاده میکنند و از این طریق از مزایای اتوماسیون آگاه شدهاند. با این حال، خودکارسازی امور تنها از طریق پیادهسازی یک سیستم اتوماسیون اداری به دست میآید.
اتوماسیون اداری چه کمکی به کسب و کارها میکند؟
سیستمهای اتوماسیون اداری، راهکارهایی هستند که با استفاده از سختافزارها و نرمافزارهای کامپیوتری، انتقال دادهها را بین سیستمها و بدون مشارکت یا مداخله انسانها امکانپذیر میکنند. اتوماسیون اداری با سادهسازی و خودکارسازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت دادهها، آموزش، مدیریت تجهیزات و کارهای مختلف اداری، حجم کار سازمانی را به شدت کاهش میدهد. نرم افزار دبیرخانه یک نمونه موفق از اتوماسیون اداری است.
استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری صرفا به معنای حذف کاغذبازی نیست. بلکه قابلیتهای دیگری مانند حفظ کلیه اسناد مربوط شرکت و مکاتبات با مشتریان را در یک سیستم مدیریت اسناد فراهم میکند. این سیستم علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، ابزاری قدرتمند برای حذف فرآیندهای دستی، شناسایی گردشکارهای ناکارآمد و تسهیل تصمیمگیریهای آگاهانه هستند.
مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها چیست؟
برخی از مزایای پیادهسازی یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب عبارتند از:
همه ما انسانها اشتباه میکنیم و این خطاها نیاز به اصلاح داشته و منجر به تعویق کار میشوند. بنابراین نه تنها موجب ناکارآمدی میشوند، بلکه در مواردی مانند اشتباهی اضافه کردن یک رقم بیشتر هنگام پرداخت مبالغ، ممکن است باعث ایجاد هزینه نیز بشوند. این اشتباهات اگر جدی باشند، میتوانند منجر به ایجاد مشکلات امنیتی، عدم رعایت مقررات و حتی جریمه و مجازات بالقوه بشوند. اما سیستمهای اتوماسیون، اگر به درستی پیادهسازی شده باشند، اشتباه نمیکنند. سیستم اتوماسیون اداری با کاهش دخالتهای انسانی در فرآیند انتقال دادهها، احتمال وقوع خطا را به حداقل میرسانند.
کاهش هزینهها از دیگر فواید استفاده از نرم افزارهای سازمانی است. با خودکارسازی فرآیندهای پیچیده در کسب و کار، دیگر نیازی به هزینه کردن زیاد و استخدام نیروی انسانی جهت انجام آنها نخواهید داشت. در نتیجه، هزینههای عملیاتی مجموعه شما کمتر میشود و بهرهوری و حاشیه سود آن بالاتر میرود.
اتوماسیون به کسب و کار شما اجازه میدهد با مقدار نیروی کار کمتر، دستاوردهای بیشتری داشته باشد. همچنین، با حذف فرآیندهای خستهکننده و وقتگیر، کارکنان میتوانند وقت خود را صرف انجام کارهای ارزشمندتر کنند. به عنوان مثال، اتوماسیون اداری با حذف کاغذ باعث میشود که نیازی نباشد تا کارمندان زمان زیادی را صرف جمعآوری اسناد مهم، وارد کردن اطلاعات آنها به سیستم یا پرکردن تعداد بیشماری فرم کاغذی کنند. تحقیقات نشان میدهد که 78 درصد از مدیران بر این باور هستند که اتوماسیون اداری میتواند تا 3 ساعت از وقت کارکنان اداری را در روز آزاد کند.
یکی دیگر از مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها، آسان شدن ذخیرهسازی و مدیریت اسناد است. سیستمهای اتوماسیون اداری ذخیرهسازی اسناد سازمانی را ساده میکنند و امکان نظارت و کنترل بر آنها را از طریق سیستم مدیریت مستندات (DMS) فراهم میکنند.
نرمافزار مدیریت مستندات فراگستر، یکی از بهترین نمونههای مدیریت و ذخیره سازی اسناد و مدارک است و از زیر سیستمهای اصلی نرمافزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر محسوب می شود. در این نرمافزار کاربران امکانات ویژهای به منظور مدیریت و نگهداری از مستندات سازمانی، نقشههای فنی و فرمهای سازمانی در اختیار خواهند داشت. این نرمافزار با رعایت ملاحظات امنیتی قابلیتهایی از جمله: تعریف ساختار بایگانی، تعیین و انتساب تگ به اسناد، ورود انبوه مستندات، جستجوهای پیشرفته و گزارشات متنوع در خصوص وضعیت مستندات را برای سازمانها و کسب و کارها فراهم میسازد.
سیستمهای اتوماسیون اداری، دسترسی به مجموعه دادههای بزرگ، گزارشها و تجزیه و تحلیلها را برای کسب و کارها ممکن میکند. این مساله، امکان اتخاذ تصمیمات آگاهانهتر را فراهم میکند. همچنین مجموعه ها میتوانند با تجزیه و تحلیل دادهها و شاخصهای کلیدی عملکرد، میزان دستیابی به اهداف سازمانی را سنجیده و تنگناها و ناکارآمدیهای موجود را شناسایی کنند.
سیستمهای اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای کسب و کار، به آنها کمک میکنند تا عملکرد خود را بهینه کنند، کیفیت محصولات یا خدمات خود را بهبود ببخشند و قوانین را بیش از گذشته رعایت کنند. توانایی بهبود فرآیندهای کسب و کار قابلیتی است که سیستمهای اتوماسیون اداری را از نرمافزارهای ساده و معمول اتوماسیون همچون ترلو متمایز میکند.
روز دانشجو، در ایران به ۱۶ ماه آذر اطلاق میشود. این روز، به یاد سه دانشجو (مصطفی بزرگنیا و احمد قندچی و مهدی شریعترضوی) که هنگام اعتراض به دیدار رسمی ریچارد نیکسون معاون رئیسجمهور وقت ایالات متحده آمریکا و همچنین از سرگیری روابط ایران با بریتانیا، در تاریخ ۱۶ آذر ۱۳۳۲ (حدود چهار ماه پس از کودتای ۲۸ مرداد همان سال) در دانشگاه تهران کشته شدند، گرامی داشته میشود.
پیشینه و شرح واقعه
در دههٔ ۱۳۲۰ و اوایل دهه ۱۳۳۰، پس از سقوط حکومت رضاشاه پهلوی و ایجاد فضای بازتر، فعالیتهای سیاسی در بین دانشجویان دانشگاه تهران (تنها مؤسسه مدرن آموزش عالی آن زمان در ایران) بسیار افزایش یافت. در این دوران حزب توده، از نفوذ بسیاری در بین دانشجویان برخوردار بود چنانکه بنا به گزارشهای مختلف، بیش از نیمی از دانشجویان دانشگاه تهران عضو یا هوادار این حزب بودند. اما در دوران نخستوزیری محمد مصدق و افزایش محبوبیت جبههٔ ملی در اوایل دهه ۱۳۳۰، محوریت این حزب در دانشگاه به چالش کشیده شد. پس از وقوع کودتای ۲۸ مرداد ۱۳۳۲، سازمانهای سیاسی تشکیل دهنده جبهه ملی، برای دوره کوتاهی در یک ائتلاف ضعیف، تحت نام نهضت مقاومت ملی به مقاومت سیاسی دست زدند و تظاهراتها و اعتصابهای پراکندهای در پاییز همان سال در دانشگاه تهران و همچنین بازار، از جمله در تاریخ ۱۶ مهر و ۲۱ آبان، در اعتراض به محاکمه مصدق برگزار شد. تاریخ امروز 16 آذر سال 1401 روز دانشجو است.
چند هفته پس از این وقایع، اعلام شد که روابط ایران و بریتانیا (که در زمان نخستوزیری مصدق قطع شده بود) از سر گرفته خواهد شد و ریچارد نیکسون نایب ریاست جمهوری وقت آمریکا برای دیدار رسمی به ایران خواهد آمد. این موضوع بهانه لازم برای اعتراضات را فراهم کرد و در ۱۶ آذر به سفارش نهضت مقاومت ملی، دانشجویان فعال به سخنرانی در کلاسها پرداختند و ناآرامی تمامی محوطه دانشگاه تهران را فرا گرفت. دولت وقت برای پیشگیری از هرگونه اقدام بعدی تصمیم به سرکوب اعتراضات گرفت. سربازان و نیروهای ویژه ارتشی پس از هجوم به دانشگاه، به کلاسهای درس حمله کرده و صدها دانشجو را بازداشت و زخمی نمودند. نیروهای امنیتی در دانشکده فنی، اقدام به شلیک تیر کردند که موجب مرگ سه دانشجوی این دانشکده به نامهای احمد قندچی، آذر (مهدی) شریعترضوی و مصطفی بزرگنیا شد. فردای آن روز نیکسون به ایران آمد و دکترای افتخاری در رشته حقوق را در دانشگاه تهران که در اشغال مشهود نیروهای نظامی بود، دریافت کرد.
وقایع آذر ۱۳۳۲، نمایانگر واکنش دولت کودتا به فعالیتهای دانشجویی بود و به دنبال آن سرکوب نظاممند تمامی اشکال دیگر مخالفتها، روی داد. ۱۶ آذر، توسط کنفدراسیون دانشجویان ایرانی خارج از کشور که مرکز اجتماع و مباحثه مخالفان حکومت پهلوی در خارج از ایران بود، روز دانشجو نامیده شد. دانشجویان پس از آن، هر سال در این روز اعتصابهای دانشجویی به راه میانداختند و در واقع ۱۶ آذرماه به معیار خوبی برای ارزیابی میزان نفرت از حکومت استبدادی و توانایی و نفوذ مخالفان در بین روشنفکران، تبدیل شد.[۶] این روز از آنزمان، همچنان از اهمیت تاریخی برجستهای در ایران برخوردار بودهاست.
نرم افزار دبیرخانه چیست ؟
در نرم افزار دبیرخانه ، تمامی مکاتبات اداری به صورت الکترونیکی انجام شده و هرگونه نامه رسانی فیزیکی را منتفی میکند. از طرف دیگر تصاویر نامه ها، اسناد، قراردادها و دیگر مدارک در آن بایگانی شده و در صورت نیاز به سهولت قابل دسترس است.
دانلود نرم افزار دبیرخانه رایگان به شما کمک می کند تا با اخذ یک نسخه رایگان (بصورت محدود) از نرم افزار و بررسی امکانات آن گام نخست در مکانیزاسیون سازمان حود را بردارید و در صورت رضایت نسخه دائم آن را تهیه نمایید و بدین ترتیب از هزینه های اضافی در سازمان خود جلوگیری کرده و وقت و زمان کارمندان و مدیران در مسیر نامه رسانی بهبود یابد.
از دیگر قابلیت ها و امکانات نرم افزار دبیرخانه میتوان موارد زیر را نام برد :
ثبت کلیه نامه ها و اسناد داخلی و خارجی به عنوان اصلی ترین وظیفه نرم افزار
استفاده از بخش دفترچه تلفن برای آرشیو شماره تماس ها و آدرس های مورد نیاز
امکان ارجاع نامه به اشخاص و همچنین ارجاع تصاویر یا نمودار های مربوطه به یک سند
امکان جستجوی پیشرفته در تمامی بخش ها اعم از دفترچه تلفن، زونکن ها، فیلد ها و فولدرها
تهیه و چاپ گزارش به صورت هفتگی، ماهیانه و… به اشکال متنی، نموداری، جدولی و….
اجازه دسته بندی بر اساس سرگروه های مختلف
امکان اسکن تصاویر و انتقال آنها به سیستم جدید
درج QRCode در نامه های صادره
معرفی نرم افزار دبیرخانه رایگان
دبیرخانه ابری شرکت یار
اینکه بتوانید بدون نیاز به سرور، تجهیزات خیلی راحت به نرم افزار در هر زمان و مکانی دسترسی داشته باشید مزیتی گرانبهاست و خوشحالیم که برای اولین بار همچین ظرفیتی را در ایران ایجاد کرده ایم. دبیر خانه آنلاین یک سامانه پر کاربرد برای کسب و کار های مختلف است. شرکت ها و سازمان های مختلف برای امور اداری خود نیاز به بایگانی و نگهداری و همچنین طبقه بندی اسناد و مدارک خود دارند. در این جا است که نیاز به یک نرم افزار دبیرخانه اداری دیده می شود. چرا که به روش سنتی و دستی نمی شود حجم زیادی از اطلاعات را طبقه بندی کرد. نرم افزار های مدیریتی کار شما را بسیار آسان خواهد کرد. حالا تصور کنید یک دبیرخانه آنلاین چقدر مزایا خواهد داشت. در ادامه این مطلب با دبیرخانه آنلاین و کاربرد های آن آشنا خواهیم شد و یک دبیرخانه ابری و رایگان را به شما معرفی خواهیم کرد. تا اینجای مطالب با اهمیت استفاده از یک دبیرخانه آنلاین و نرم افزار دبیرخانه آشنا شدیم. در اینجا می خواهیم یک سامانه مناسب و یک سیستم کار آمد برای مکاتبات و انجام کار های اداری در زمان کم به شما معرفی کنیم. دبیرخانه آنلاین یار یک سامانه مناسب برای مدیران و کادر اداری سازمانی است.