ارسال نامههای تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمتهای مربوطه :
مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامهها باید اقدامات لازم را انجام دهد:
- کنترل دقیق نامههای تایپ شده از نظر صحت تایپ
- ثبت نامهها در فرم و یا دفاتر رسید
- تحویل نامهها و پیوستهای مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
- تحویل نامهها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
کنترل نامهها از نظر تایپ:
با توجه به اهمیت تایپ نامهها در مکاتبات اداری، کلیه نامههای تایپ شده طبق دستور العملهای صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامههای تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاههای دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:
- کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده
- کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده
- کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه
- کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامهها مطابق با پیش نویس
- کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه
منبع:
تحویل پروندهها به مقامات مافوق:
مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پروندهها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:
- دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
- در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
- پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
- مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.
یادآوری: در مورد پروندههایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه میشود که برگهای پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.
ارسال نامههای تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمتهای مربوطه :
مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامهها باید اقدامات لازم را انجام دهد:
- کنترل دقیق نامههای تایپ شده از نظر صحت تایپ
- ثبت نامهها در فرم و یا دفاتر رسید
- تحویل نامهها و پیوستهای مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
- تحویل نامهها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.
کنترل نامهها از نظر تایپ:
با توجه به اهمیت تایپ نامهها در مکاتبات اداری، کلیه نامههای تایپ شده طبق دستور العملهای صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامههای تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاههای دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:
- کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده
- کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده
- کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه
- کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامهها مطابق با پیش نویس
- کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، ارسال فکس آنلاین، تقویم آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
کنترل دفتر اندیکاتور:
کلیه نامهها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامهای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.
- به هر یک از نامهها یک شماره اختصاص داده میشود.
- اطلاعات کاملی از نامهها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
- لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیرقانونی است.
- شماره گذاری نامهها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.
منبع:
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری
- رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
- معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
- مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:
- عادی
- بازکردنی
- قابل کنترل
: - دریافت، کنترل نامههای وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوستها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
- ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته میشود.
- پس از تعیین محل اقدام، نامهها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
- ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
- ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
- در مورد نامههای صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی میشود.
علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آنها اشاره میشود:
- تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
- توزیع اطلاعیهها و بخش نامهها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
- تهیه برنامه ماشیننویسها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
- تهیه پیش نویسهای ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
- انجام امور چاپ و تکثیر
انواع سیستمهای گردش مکاتبات اداری:
در سیستم متمرکز دبیرخانه:
مرحل اول کار، نامههای وارده:
- کنترل نامه
- دریافت نامه
- ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
- ثبت در دفتر اندکس
- ارجاع به مدیر
- توزیع (بین اقدام کنندگان)
مرحله دوم، نامههای صادره:
- تهیه نامه
- ثبت در اندیکاتور یا رایانه
- ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)
منبع:
ارزان ترین حسابرسی دنیا در ایران:
رئیس محترم سازمان حسابرسی در همایش ملی حسابداری گفت:
در حالحاضر حدود ۳۰ هزار شرکت از سوی حسابداران رسمی، حسابرسی می شود و حسابرسی ۶۸۸ شرکت نیز توسط سازمان حسابرسی انجام می شود، با این وجود، نرخ خدمات حسابرسی در کشور ما بسیار پایین است. بر اساس آخرین تحقیقاتی که در دنیا انجام شده، پایین ترین نرخ خدمات در کره جنوبی و معادل ساعتی یک میلیون تومان است. این در حالی است که نرخ خدمات حسابرسی در سازمان حسابرسی، ساعتی ۶۴ هزار تومان است که از برخی موسسات، بسیار پایین تر است.
وی افزود:
در این شرایط، ورود به حوزه فناوری، ممکن نیست و در نتیجه، کیفیت خدمات حسابرسی، پایین می آید که این از معضلات کلیدی حرفه ما است. در حال حاضر ۵۰ درصد گزارش های موجود، مشروط است که رقم بالایی می باشد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری،ارسال فکس از طریق اینترنت و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
نیاز شدید دولت به خدمات حسابداری:
با توجه به این که در ایران حسابداری تعهدی در بخش حسابداری دولتی آغاز به کار کرده است، اما بجز دانشگاه ها سایر دستگاه ها حسابرسی نشده اند. همچنین مدیریت بدهی ها در وزارت اقتصاد تشکیل شده است که با این وجود باز هم رقم دقیق بدهی های دولت مشخص نیست و معلوم نشده است که دولت تا چه میزان درآمد و دارایی دارد.
آقای بزرگ اصل اظهار کرد:
دولت، بسیار ثروتمند است و منابع مالی زیادی دارد که در صورت های مالی نیامده است، بنابراین شفافیت منابع، اولین کاری است که باید در حسابرسی بخش دولتی انجام دهیم پس دولت نیاز شدیدی به خدمات حسابداری ارزان و اطلاعات مالی دارد.
حسابداری و عدم مکتب فکری:
از آنجایی که حسابداری نیاز شدیدی به فناوری های جدید دارد، برای بقای خود در دنیا باید پا به عرصه گذاشته و استاندارد های حسابداری را به فناوری های جدید اطلاعاتی مجهز نمود.
تمامی رشته های علمی که در طول تاریخ پیشرفت زیادی داشته اند، این پیشرفت را از ترکیب با سایر رشته ها کسب نموده اند که علم حسابداری آنلاین از این موضوع فاصله گرفته است و زمان آن فرا رسیده است که باید حسابداری به سرعت خود را با سایر رشته ها تلفیق دهد.
یک حسابدار خوب و موفق به حسابداری اطلاق می شود که در روند توسعه تلاش کند و با مدیریت، اقتصاد و فناوری اطلاعات آشنایی کامل داشته باشد.
در سیستم های خدماتی مانند بیمه ها، بانک و بورس و… که با دیتا های بزرگ در ارتباط هستند، نمی توان آنها را با حسابداری قدیمی پردازش نمود و بایستی تحلیل داده ها را با نمونه گیری انجام داد که این روش ناقص می باشد و باید در آن تغییر ایجاد نمود.
در حال حاضر حدود 115 شرکت استارت آپی در بیمه مشغول فعالیت هستند که 13 شرکت آنها از شرکت های بیمه قدیمی بیشتر فعالیت می کنند به طوری که گردش مالی این استارت آپ ها بسیار بالا تر از سایر شرکت های بیمه است و تحول بزرگی را در عرصه بیمه به وجود آورده است که در این راستا نیاز است نگرش حسابداران آنها تغییر و تحول یابد.
منبع:
مدیریت استراتژیک در فناوری حسابداری:
عصر دیجیتال که به انقلاب صنعتی چهارم معروف می باشد سیستم های اطلاعاتی، ارتباطی، کسب و کار، هوش مصنوعی و رایانش ابری را در بر دارد که با صنعت و حسابداری آنلاین ارتباط تنگاتنگی برقرار کرده اند که یادگیری آنها نیاز هر حسابدار می باشد.
در واقع تکنولوژی های جدید این امکان را فراهم کرده اند که اطلاعاتی را که تا کنون قابل پردازش نبود، مورد تجزیه و تحلیل قرار داد و بر اساس آنها استاندارد های برنامه حسابداری جدیدی را تهیه و تدوین نمود زیرا صورت های مالی به تنهایی نمی توانند این نیاز را رفع نمایند.
برای این کار نیاز به استراتژی می باشد که عامل اصلی موفقیت در کسب و کار ها به شمار می رود. در این خصوص اگر یک سازمان هدف پیشرو بودن در رقابت های جهانی را داشته باشد، بایستی به سمت مدیریت استراتژیک برود و ابعاد مختلف کسب و کار خود را تحت کنترل در آورد.
یکی از این ابعاد مهم، بازار مالی کسب و کار می باشد که تامین مالی از داخل یا بورس و… نیاز به یک استراتژی قوی در بازار مصرف کنندگان و تولید کنندگان دارد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس اینترنتی و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
پایان رابطه خطی عمل و فکر:
تکنیک حسابداری مدیریت این گونه بنا شده است که اول هدف تعیین می گردد و سپس استراتژی رسیدن به هدف مشخص می گردد و پس از آن اقدام به اجرا می کنند. اما در تکنولوژی جدید این گام ها بدون فاصله پیش می روند و تکنولوژی باعث کاهش فاصله بیم عمل و تئوری می گردد.
تکنولوژی های جدید در تمامی ابعاد سازمان ها تاثیر دارند و کمک زیادی به جهانی شدن کسب و کار می کنند که در تحقیقات اخیر مشخص شده است که در حال حاضر 150 کشور تاکید زیادی بر آموزش دیجیتال نرم افزار حسابداری رایگان دارند که ایران نیز باید وارد این عرصه گردد.
ارزان ترین حسابرسی دنیا در ایران:
رئیس محترم سازمان حسابرسی در همایش ملی حسابداری گفت:
در حالحاضر حدود ۳۰ هزار شرکت از سوی حسابداران رسمی، حسابرسی می شود و حسابرسی ۶۸۸ شرکت نیز توسط سازمان حسابرسی انجام می شود، با این وجود، نرخ خدمات حسابرسی در کشور ما بسیار پایین است. بر اساس آخرین تحقیقاتی که در دنیا انجام شده، پایین ترین نرخ خدمات در کره جنوبی و معادل ساعتی یک میلیون تومان است. این در حالی است که نرخ خدمات حسابرسی در سازمان حسابرسی، ساعتی ۶۴ هزار تومان است که از برخی موسسات، بسیار پایین تر است.
وی افزود:
در این شرایط، ورود به حوزه فناوری، ممکن نیست و در نتیجه، کیفیت خدمات حسابرسی، پایین می آید که این از معضلات کلیدی حرفه ما است. در حال حاضر ۵۰ درصد گزارش های موجود، مشروط است که رقم بالایی می باشد.