طرح دولت الکترونیک جهت صرفهجویی در کاغذ
سازمانها و نهادهای دولتی بدلیل نامه نگاری های بسیار و کاغذبازی های متعدد همواره یکی از پرمصرف ترین حوزه های مصرف کاغذ بشمار میروند. اما دولت طی سالهای اخیر با طرح دولت الکترونیک راهی برای نجات درختان پیدا کرده است. خودکارسازی گردش مکاتبات در سازمانها ، از تبدیل حجم عظیمی از کاغذ به زباله جلوگیری کرده است. اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای دولتی ایران است که بوروکراسی اداری را بسیار کاهش داده است.
افزایش خدمات الکترونیکی در سازمانهای دولتی علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ و حفظ محیط زیست موجب افزایش رضایت ارباب رجوع ، سهولت در انجام امور اداری ، افزایش راندمان کاری و صرفهجویی در زمان میشود.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
موانع اجرای طرح دولت الکترونیک در ۱۰ سال اخیر چه بوده است؟
دلیل عمده عدم اجرایی بودن این طرح نبود زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری لازم است. البته اجرایی نشدن طرحهای مکمل با طرح دولت الکترونیک نیز سبب تاخیر اجرای آن گشته است. طرحهایی مانند امضای دیجیتال ، قوانین کپی رایت و اختصاص بودجه برای پروژه های فناوری اطلاعات. از مهمترین عواملی که سبب تحقق طرح دولت الکترونیک خواهد شد تعامل و یکپارچه سازی تمامی سازمان های دولتی و غیردولتی خواهد بود. بهتر است جهت نزدیک شدن هرچه بیشتر به دولت الکترونیک تمامی سازمانهای دولتی و خصوصی تلاش کرده و به سمت پیادهسازی مکاتبات الکترونیکی و افزایش ارتباطات برون سازمانی پیش روند.
اتوماسیون اداری روغن چرخ دنده های امور اداری
اگر بخواهیم مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری در سازمان را از تمامی زوایا بررسی کنیم ؛ تنها یک مقاله کافی نخواهد بود. مزایای این نرم افزار هم بطور مستقیم است هم غیرمستقیم. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه پیشنهاد میکنیم مقاله محیط زیست و نقش نرمافزار اتوماسیون اداری را مطالعه کنید. برخی از مزایای مهم پیادهسازی اتوماسیون اداری در سازمان در ذیل اشاره شده است:
منبع:
حفظ محیط زیست در سایه دولت الکترونیک
روز درختکاری بهانهای شد تا در قالب مقالهای طرح دولت الکترونیک در کاهش مصرف کاغذ را بررسی کنیم. مطمئنا صفهای طولانی بانک برای پرداخت قبوض آب ، برق و گاز را بخاطر دارید. اطراف عوارضیها در جادهها که از کاغذ سفید پوشیده شده بود. دفترچههای کنکور که با تیراژهای بالا هرساله چاپ میگردید و تنها برای همان سال کاربرد داشت. بلیطهای اتوبوس که در کسری از ثانیه به زباله تبدیل میشد و بسیاری از موارد مشابه.امروزه بدلیل استفاده از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان دیگر کمتر شاهد مواردی از این قبیل میباشیم.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ساده و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
سازمانهای دولتی با پیادهسازی روشهای دیجیتالی به میزان بسیاری در مصرف کاغذ صرفهجویی کردهاند. از این میان میتوان به تأسیس و راهاندازی دفاتر پیشخوان دولت ، دفاتر پلیس +۱۰، تشکیل بانک ملی اطلاعات، توسعه بانکداری الکترونیک ، پرداخت الکترونیکی عوارض و کرایه اتوبوس، ارائه اظهارنامه الکترونیکی و ارائه خدمات غیرحضوری بانکها به مشتریان اشاره کرد. اما هنوز از مجموع ۱۴۰۰ خدمت شناسایی شده دولت، تنها ۳۵۰ تا ۵۵۰ خدمت بصورت الکترونیکی درآمده است.
با نگاهی گذرا به اطرافمان پی میبریم که هنوز اقدامات بسیاری وجود دارد که میتواند در جهت حفظ محیط زیست انجام گیرد. هر ۴ سال حجم عظیمی از کاغذ جهت انتخابات ریاست جمهوری ، شورای شهر ، مجلس خبرگان و شورای اسلامی و تبلیغات آنها استفاده میشود. فرمهای ثبت نام استفاده شده در ادارهها خصوصا بانکها که با یکپارچهسازی سازمانها و یک استعلام گیری ساده و استفاده از امضای الکترونیکی حذف خواهد شد. هرساله در نمایشگاه کتاب تراکت ها و تبلیغات عرضه شده بیشتر از کتابهای خریداری شده میباشد! قبوض آب، برق، گاز و تلفن که ماهیانه چاپ و منتشر میگردد و بسیاری دیگر از این دست موارد که حذف آنها سبب صرفهجویی در کاغذ میشود.
منبع:
تعیین هدف های کلی حسابرسی عملیاتی:
حسابرسی عملیاتی دارای هدف های متنوع و گوناگونی می باشد. تدوین دستورالعمل تفصیلی استاندارد و برنامه های حسابرسی استاندارد، برای انجام فرایند های حسابرسی عملیاتی، نیازمند صرف زمان می باشد.
برنامه های حسابرسی عملیاتی برای شرایط خاصی از سازمان مورد بررسی، تدوین می شود و معمولا یکبار از آن استفاده می شود. همچنین به منظور انجام فرایند های حسابرسی عملیاتی، میتوان از پرسشنامه ها و برنامه های حسابرسی استاندارد، بهره مند شد.
از هدف های کلی حسابرسی عملیاتی می توان به ارزیابیعملکرد، شناسایی فرصت های بهبود عملیات، ارائه پیشنهاد برای بهبود عملیات و یا لزوم انجام بررسی ها اشاره کرد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
اهداف حسابرسی عملیاتی شامل مراحل زیر است:
از جمله اهدافی که برای حسابرسی عملیاتی مورد توجه قرار می گیرند، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- ارزیابی عملکرد حسابرسی عملیاتی:
عبارت است از مقایسه شیوه انجام فعالیت های سازمان با
- اهداف تدوین شده مدیریت یا طرف قرارداد
- سایر معیارهای اندازه گیری مورد نظر
منبع:
حواله (برات):
حواله در ایران حدود ۵۰۰ سال قبل از میلاد وارد سیسم بانکداری شد که در فارسی به آن برات گفته می شود. حواله یکی از انواع اسناد تجاریست که استفاده های زیادی دارد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
مزیت های استفاده از حواله:
برات، یک تحول عظیم در سیستم اقتصادی بشر می باشد که دارای مزایای زیر است.
- عدم نیاز به جابه جایی مستقیم پول
- افزایش امنیت در معامله ها
- راحتی در مبادله
- انبارش راحت
- افزایش توانایی خلق پول
- خدمات حسابداری
معایب و مشکلات استفاده از حواله:
حواله یا برات مزیت ها و پتانسیل های زیادی در اختیار استفاده کنندگان می گذارد اما نمی توان بدون آگاهی و شناخت از آن استفاده نمود. با این حال نیز می توان از حواله یا برات برای معاملات خود به نحو احسن استفاده نمود.
حواله دارای معایب و نقاط ضعف زیر می باشند که باید به آنها توجه نمود.
- شفاف نبودن سیستم حواله ها
- امنیت کم در حواله
- به وجود آمدن حواله های تقلبی
- کاهش ارزش واقعی حواله ها در طول زمان
- انتشار حواله بدون پشتوانه
منبع:
حواله یا برات چیست
در طول تاریخ، فعالیت های زیادی باعث تغییر شده اند و مبادله های کالا به کالا در جهت توسعه و بهبود رشد اقتصادی، به ضرب سکه و چاپ اسکناس رسید. در طول زمان، مشکلات زیادی برای حمل و نقل و گردش پول وجود داشت که در این راستا اسناد تجاری به منظور سهولت معامله ها طراحی شدند.
این نوع اسناد تجاری انواع مختلفی همچون سفته، چک، برات، بارنامه، اوراق سهام، اوراق بهادار و… می باشند که روش های مطمئنی برای فعالیت های تجاری هستند. در این مقاله حواله و چگونگی بهره مندی از آن، شرح داده می شود.
حواله (برات):
حواله در ایران حدود ۵۰۰ سال قبل از میلاد وارد سیسم بانکداری شد که در فارسی به آن برات گفته می شود. حواله یکی از انواع اسناد تجاریست که استفاده های زیادی دارد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس اینترنتی و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
مزیت های استفاده از حواله:
برات، یک تحول عظیم در سیستم اقتصادی بشر می باشد که دارای مزایای زیر است.
- عدم نیاز به جابه جایی مستقیم پول
- افزایش امنیت در معامله ها
- راحتی در مبادله
- انبارش راحت
- افزایش توانایی خلق پول
- خدمات حسابداری
معایب و مشکلات استفاده از حواله:
حواله یا برات مزیت ها و پتانسیل های زیادی در اختیار استفاده کنندگان می گذارد اما نمی توان بدون آگاهی و شناخت از آن استفاده نمود. با این حال نیز می توان از حواله یا برات برای معاملات خود به نحو احسن استفاده نمود.
حواله دارای معایب و نقاط ضعف زیر می باشند که باید به آنها توجه نمود.
- شفاف نبودن سیستم حواله ها
- امنیت کم در حواله
- به وجود آمدن حواله های تقلبی
- کاهش ارزش واقعی حواله ها در طول زمان
- انتشار حواله بدون پشتوانه
منبع: