فاکتور و ثبت خرید و فروش در سندهای حسابداری بسیار پرکاربرد می باشد و در سازمان های فعالیت اقتصادی کالا و خدمات مورد استفاده قرار می گیرد.
فاکتورهای دریافتی به دو بخش فاکتور هزینه برای ثبت هزینه های ایاب و ذهاب، پذیرایی، مصارف و ملزومات و فاکتور اقلامی برای فاکتور خرید می باشد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه ساده و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
فاکتورهایی که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی و تایید این سازمان باشد، فاکتور رسمی و فاکتورهایی که برای اطلاع مشتریان تهیه می شود و استاندارد وزارت دارایی در آن وجود ندارد، فاکتور غیر رسمی می گویند.
شرکت ها، تمام سازمان های بزرگ، بنگاه های کوچک و بزرگ مشمول مالیات بر ارزش افزوده می بایست که برای فروش کالا و خدمات فاکتور رسمی ارائه دهند.
فاکتور رسمی باید دارای شماره سریال قرمز رنگ و در قالب افست یا ملخی، به صورت برجسته باشد و به راحتی توان آن را شناسایی کرد. اطلاعات خریدار و فروشنده همراه با کد اقتصادی، تخفیفات، مالیات و عوارض و در نهایت امضاء و مهر نیز در فاکتور رسمی ارائه می گردد.
برای ثبت فاکتورهای رسمی باید اطلاعاتی مانند: کالا، فروشنده، شخص، نوع ارزش افزوده و نوع خرید نیز ثبت شود.
منبع:
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس انلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
بعد از همه اینها ، از بزرگترین مزایای نرم افزار مسیر بندی فروش مویرگی رخش ، می توان به قیمت آن اشاره کرد . به این صورت که به ازای هر بازاریاب ماهانه فقط مبلغ 25000 تومان میباشد و اگر کل هزینه یک سال را یکجا تسویه کنید هزینه 10 ماه و اگر هزینه شش ماه را بپردازید در واقع هزینه 5 ماه را پرداخت میکنید .
منبع»
در جدول زیر در کلیترین سطح ممکن و به شیوه اجمالی چهار مرحله یا فاز مربوط به دوران تکامل تدریجی دولت الکترونیک و سیاهه کلی خدمات قابل ارائه در سه بخش تعامل شامل سازمانهای دولتی با یکدیگر (G2G)، سازمانهای دولتی با شهروندان و بالعکس (G2C) و سازمانهای دولتی با بنگاههای اقتصادی و صاحبان کسبوکار (G2B) ارائه شده است:
| نوع تعامل/مراحل چهارگانه دولت/حاکمیت با شهروندان | دولت/حاکمیت با صاحبان کار | اجزاء دولت/حاکمیت با یکدیگر | |
| فاز 1: اطلاعات |
|
|
|
| فاز 2: تعامل |
|
|
|
| فاز 3: تراکنش |
|
|
|
| فاز 4: تغییر شکل و دگرگونی |
|
|
|
دولتها علیرغم تفاوتهای متعددی که از نظر نظامهای سیاسی و قانونی و همچنین شرایط اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی دارند ولی به لحاظ چالشهای طرحریزی و پیادهسازی دولت الکترونیک دارای برخی وجوه مشترک هستند. این وجوه اشتراک بیشتر در اصول پیادهسازی خود را نشان میدهند و به معنی امکان کپیبرداری نظیر به نظیر از تجربه پیادهسازی دولت الکترونیک یک کشور در کشور دیگر نیست. بنابراین برای دستیابی به این اصول پایه و وجوه اشتراک، علیالقاعده بایستی به تجارب برتر و درس آموختهها و یافتههای ناشی از تلاشهایی که کشورهای مختلف جهت طراحی و استقرار دولت الکترونیکی صرف کردهاند توجه نمود.
بر اساس پژوهشی که در تعداد قابلتوجهی از کشورها -که در مراحل مختلف طراحی تا پیادهسازی دولت الکترونیکی قرار دارند- انجام شده و در سایت www.ejeg.com انعکاس یافته (حدود 18 کشور)، تجارب برتر آنها در این زمینه استخراج شده است که براین اساس، چشمانداز عمومی اهداف استراتژیک، اولویتهای اجرایی و کاربردهای مربوطه شناسایی شدهاند. نهایتاً ساختار و محتوای استراتژیهای طرحریزی و استقرار دولت الکترونیک در قالب یک چارچوب که مدل پیشنهادی مشخصی را به همراه دارد، ارائه شده است
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس انلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
ترسیم چشمانداز استقرار دولت الکترونیک از دو جنبه اهمیت دارد. نخست مبنای وفاق گروههای دست اندر کار توسعه دولت الکترونیک و کلیه ذینفعان آن است و در وهله دوم مبنای تعیین سیاستها و خطمشیهای اجرایی جهت تحقق آن خواهد بود.
منبع:
ارائه خدمات متعارف دولتی به شهروندان، صاحبان کسبوکار و سایر طرفهای تعامل دولت با استفاده از امکانات فناوری ارتباطات و اطلاعات (فاوا) با هدف تسریع خدمترسانی، کاهش هزینه و افزایش بهرهوری مبین دولت الکترونیکی است. ارائه خدمات به صورت الکترونیکی مستلزم برقراری ارتباط دوسویه با استفاده از امکانات فاوا جهت تعامل با شهروندان، صاحبان کسبوکار، دیگر سازمانهای دولتی، کارکنان دولت و نهادهای غیردولتی است. چنانچه سایر قوای سهگانه و نهادهای غیردولتی حاکمیتی، ارائه خدمات به ذینفعان و طرفهای تعامل خود را به صورت الکترونیکی به انجام برسانند آنگاه دولت الکترونیکی به حکمرانی الکترونیکی ارتقاء مییابد.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
سازمان ملل متحد در سال 2002 میلادی بر اساس بررسی 190 کشور عضو پنج اصل زیر را به عنوان اصول پایه حکمرانی الکترونیک اعلام نمود:
در سال 2003 نیز اتحادیه اروپا اصول نهگانه زیر را به عنوان ارکان کلیدی حکمرانی الکترونیکی اعلام نمود (UNDP 2003):
اصول فوق متناسب با شرایط متفاوت کشورها با تفاوتهای معقول به عنوان چارچوب راهنمای محدوده کلی فعالیت دولت الکترونیکی و به طریق اولی حکمرانی الکترونیکی است و الزامات و جهتگیریهای اصلی در رویکرد حکمرانی الکترونیکی را مشخص میکند.
منبع:
اولین اصل بهینه سازی ITSM این است که فعالیت ها را برای کاربر در حد امکان ساده و آسان کند. از آنجا که اکثر کاربران در سناریوی دورکاری به دلیل شیوع ویروس کرونا کارمند هستند، این به معنای طراحی بستری مناسب برای ارائه آنچه کارمندان به شکل روزمره به آن نیاز دارند می باشد. این امکانات شامل خدمات سلف سرویس، اتوماسیون و دسترسی به امکانات چند رسانه ای است.
این اتفاق مسئولیت بهبود تجربه کاربر را بر عهده رهبری فناوری اطلاعات می گذارد. رهبران فناوری اطلاعات باید پلتفرمی تهیه کنند تا کاربران و کارمندان بتوانند به سهولت به آن وارد شده و فعالیتهای روزمره خود را انجام دهند. به این ترتیب حتی در صورت عدم حضور فیزیکی کارمندان در کنار هم کار جمعی و ارتباطات همچنان حفظ شده و با سهولت ادامه پیدا می کند.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، تقویم فارسی و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.
استفاده از یک نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات همچنین به مدیران اجازه می دهد تا داده های لازم را به صورت خودکار جمع آوری، طبقه بندی و تجزیه و تحلیل کنند. به این ترتیب مدیران برای اتخاذ تصمیم های مناسب داده های مورد نیاز را همیشه پیش رویشان خواهند داشت. هنگام دورکاری به علت شیوع ویروس کرونا این مطلب از اهمیت بیشتری برخوردار می شود. به این ترتیب مدیران از راه دور و با استفاده از این دادهها و با اتخاذ تصمیمات صحیح میتوانند منابع مورد نیاز را در اختیار کارمندان قرار داده و برای رسیدگی به موضوعات مرتبط افراد مناسب را با دسترسی های مختلف تخصیص دهند.
از لحاظ ارائه توصیه های بهداشتی و ایمنی، ITSM می تواند پروتکل ها و قوانین لازم و همچنین اخبار به روز مرتبط با انتشار ویروس کرونا را در اختیار کارمندان دور کار قرار دهد و بدون نیاز به تماس فیزیکی مدیران را از احوال تک تک کارمندان و شرایط آنها باخبر کند.
یکی دیگر از کارکردهای مهم پلتفرم ITSM خدمت رسانی به عنوان کتابخانه مجازی یا پایگاه دانش است که می تواند انواع موضوعات مربوط به شرکت را که کاربران باید به شکل ویژه به آن توجه داشته باشند و یا به استفاده از آنها نیاز دارند در بر بگیرد. به این ترتیب درخواست های اطلاعات را می توان در چند ثانیه مرتب کرد و به سمت افراد مناسب هدایت کرد، که قطعاً منجر به پاسخ تقریباً فوری و رضایت کاربران می شود.
نرم افزارهای پیشرفته تر در زمینه مدیریت خدمات فناوری اطلاعات امکانات دیگری را هم در اختیار کاربران قرار می دهند. با استفاده از از این گونه نرم افزارها کاربران می توانند قالب ها و موجودیتهای مورد نیاز خود را با انعطاف پذیری کامل ایجاد و ذخیره کنند. به این ترتیب برای ایجاد چنین تغییراتی نیاز به استفاده از کد نویسی نخواهد بود و در نتیجه بهرهوری افزایش یافته و در زمان صرفه جویی خواهد شد.
چنین نرم افزارهایی به سادگی مقیاس پذیر هستند و می توان با استفاده از آنها به راحتی صدها یا هزاران کاربر جدید را پوشش داده و یا فعالیت های آنها را از راه دور کنترل کرد.
یک مثال ساده در این مورد میتواند استفاده دانشجویان از نرمافزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات برای ادامه تحصیل خود در زمان شیوع ویروس کرونا باشد. به این ترتیب حجم زیادی از کاربران به راحتی می توانند بدون حضور فیزیکی در دانشگاه به مطالب و منابع اختصاصی خود دسترسی داشته باشند و همچنین تمام اطلاعات مورد نیاز در مورد فعالیت های آنها به طور طبقه بندی شده در دسترس مدیران دانشگاه باشد.
امنیت همیشه برای شبکه های IT اولویت دارد و این مطلب با شیوع ویروس کرونا و رواج دورکاری اهمیت بیشتری هم پیدا کرده است. همه کاربرانی که از نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات استفاده می کنند داخلی یا درون سازمانی نیستند و این امر بر لزوم امنیت شبکه تأکید بیشتری می کند.
هنگامیکه کسب و کارها دیگر به صورت فیزیکی به فعالیت خود ادامه نمیدهند می توان سه الگوی خاص امنیتی را مورد توجه قرار داد.